Rechnung für Baumschulware
Rechnung für Baumschulware als Vorlage: Heckenpflanzen, Topfsträucher und Ballenbäume nach Größe und Form, Paletten getrennt, Ersatzpflanzen vermerkt.
Vorlagen nach Branche
- Heckenpflanzen, 60–80 cm, je Stück
- Sträucher im 3-Liter-Topf, je Topf
- Bäume mit Ballen, 2 m
- Lieferung auf Paletten, je Palette
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Heckenpflanzen, 60–80 cm, je Stück“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Lieferung auf Paletten, je Palette“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Versandangaben, den Ablieferungs- oder Lagernachweis und die vom Kunden bestätigten Mengen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Baumschulen schicken ihre Rechnungen meist an Garten- und Landschaftsbaubetriebe oder Gartencenter, und jede muss zu einer Pflanzliste passen, die oft jemand anderes geschrieben hat: Art und Sorte, Höhe oder Topfgröße, wurzelnackt, mit Ballen oder im Container. Ist eine Größe ausverkauft, wird ersetzt, und der Kunde muss das sehen. Die Vorlage führt Pflanzen nach Größe und Form mit Lieferung je Palette und lässt die Anmerkungen für Ersatz, Liefertermin und die Pflege nach der Ankunft.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Heckenpflanzen, 60–80 cm, je Stück, Sträucher im 3-Liter-Topf, je Topf, Bäume mit Ballen, 2 m, Lieferung auf Paletten, je Palette: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Heckenpflanzen, 60–80 cm, je Stück
- Nennen Sie Sorte und Höhenklasse und ob die Pflanzen wurzelnackt sind; die sind günstiger, werden aber meist nur in der Ruhezeit verkauft.
- Sträucher im 3-Liter-Topf, je Topf
- Nennen Sie die Topfgröße, denn derselbe Strauch im 3-Liter- und im 2-Liter-Topf unterscheidet sich in Preis und Größe.
- Bäume mit Ballen, 2 m
- Geben Sie Höhe, Stammumfang oder Ballengröße an, wie die Pflanzliste es verlangt, und vermerken Sie Pfähle oder Ballentuch.
- Lieferung auf Paletten, je Palette
- Berechnen Sie je Palette und halten Sie fest, ob Paletten zurückgenommen werden und wie das Pfand funktioniert.
- Ware und Volumen
- Halten Sie Artikelnummern, Stückzahl, Gewicht oder Volumen, Verpackungseinheiten und Handhabungsvorgaben fest.
- Strecke und Zeitraum
- Legen Sie Start und Ziel, Lager- oder Transportzeitraum, die Verantwortung für das Be- und Entladen und den Ablieferungsnachweis fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie für jede Pflanze Sorte, Größe und Topf- oder Ballenform, zählen Sie die tatsächlich verladene Menge und berechnen Sie Paletten und ihre Rückgabe gesondert.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Heckenpflanzen, 60–80 cm, je Stück“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Sträucher im 3-Liter-Topf, je Topf“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Bäume mit Ballen, 2 m“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Lieferung auf Paletten, je Palette“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Prüfen Sie die Bedingungen für Zuschläge bei Standzeit, erneuter Zustellung, Retouren und Sonderhandling.
- Gleichen Sie Versand-, Eingangs- und Empfangsmengen ab und begründen Sie Abweichungen.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Heckenpflanzen, 60–80 cm, je Stück | 120 × 3,80 € | 456,00 € |
| Sträucher im 3-Liter-Topf, je Topf | 40 × 7,50 € | 300,00 € |
| Bäume mit Ballen, 2 m | 6 × 85,00 € | 510,00 € |
| Lieferung auf Paletten, je Palette | 2 × 60,00 € | 120,00 € |
| Zwischensumme | 1.386,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 263,34 € | |
| Gesamt | 1.649,34 € | |
Nettobetrag 1.386,00 €, Umsatzsteuer 263,34 €, zu zahlender Gesamtbetrag 1.649,34 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie zeige ich eine Ersatzpflanze auf der Rechnung?
Berechnen Sie die tatsächlich gelieferte Pflanze unter ihrem eigenen Namen und ihrer Größe und vermerken Sie, was sie ersetzt. Weicht der Preis ab, sollte der Kunde vor dem Verladen zugestimmt haben.
Sollte die Rechnung etwas zu Pflanzengesundheit oder Gewähr sagen?
Nennen Sie, wofür Sie einstehen, etwa dass die Pflanzen beim Verladen gesund waren, und was der Kunde nach der Ankunft tun sollte, zum Beispiel wässern. Sagen Sie klar, ob Ausfälle nach der Pflanzung unter Ihre Bedingungen fallen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.386,00 € netto 263,34 €, zusammen 1.649,34 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Baumschulware“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.