Rechnung für Lohnabrechnung
Rechnung für Lohnabrechnung: Erfassung der Lohndaten, Erstellung der Lohnabrechnungen und Erzeugung der Zahlungsdatei. Auch als Excel- und Word-Datei.
Vorlagen nach Branche
- Erfassung der Lohndaten
- Erstellung der Lohnabrechnungen
- Erzeugung der Zahlungsdatei
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Erfassung der Lohndaten“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Erzeugung der Zahlungsdatei“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie die vom Kunden freigegebene Fassung mit der Dateiliste ab und halten Sie offene Punkte gesondert fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Lohnbüros und Steuerkanzleien stellen diese Rechnung für die Lohnabrechnung eines Kunden je Abrechnungszeitraum. Sie berechnet nur die Leistung: das Erfassen von Stunden und Änderungen, das Erstellen der Abrechnungen und das Erzeugen der Bankdatei, mit der die Beschäftigten bezahlt werden. Löhne, Steuern und Abgaben selbst stehen nicht auf dieser Rechnung. Das Honorar richtet sich meist nach der Zahl der abgerechneten Beschäftigten; nennen Sie Zahl und Zeitraum und lassen Sie Namen und Gehälter weg.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Erfassung der Lohndaten, Erstellung der Lohnabrechnungen, Erzeugung der Zahlungsdatei: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Erfassung der Lohndaten
- Nennen Sie den Abrechnungszeitraum und den Stichtag für die erfassten Änderungen, etwa Eintritte und Überstunden.
- Erstellung der Lohnabrechnungen
- Tragen Sie die Zahl der erstellten Abrechnungen als Menge ein; zusätzliche Läufe für Korrekturen stehen in einer eigenen Position.
- Erzeugung der Zahlungsdatei
- Nennen Sie den Zahltag, für den die Datei erstellt wurde, und das Datum der Freigabe durch den Kunden.
- Bearbeitungszeitraum und Volumen
- Halten Sie den Abrechnungsmonat, die Zahl der Buchungen oder Beschäftigten, den Stichtag für Unterlagen und fehlende Zuarbeiten fest.
- Freigabe und Übergabe
- Benennen Sie die prüfende Person beim Kunden und legen Sie Dateiliste, Abgabetermin und enthaltene Korrekturläufe fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Abrechnungsmonat und Beschäftigtenzahl, die Zahl der Abrechnungen, den Umfang der Zahlungsdatei und das Freigabedatum des Kunden fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Erfassung der Lohndaten“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Erstellung der Lohnabrechnungen“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Erzeugung der Zahlungsdatei“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Vereinbaren Sie die Vergütung für nachgereichte Unterlagen und Korrekturen nach dem Stichtag.
- Nennen Sie auf der Rechnung nur die erforderlichen Leistungsbezüge und keine personenbezogenen Einzeldaten.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Erfassung der Lohndaten | 6 × 80,00 € | 480,00 € |
| Erstellung der Lohnabrechnungen | 12 × 120,00 € | 1.440,00 € |
| Erzeugung der Zahlungsdatei | 20 × 1.200,00 € | 24.000,00 € |
| Zwischensumme | 25.920,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 4.924,80 € | |
| Gesamt | 30.844,80 € | |
Nettobetrag 25.920,00 €, Umsatzsteuer 4.924,80 €, zu zahlender Gesamtbetrag 30.844,80 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie berechne ich einen Abrechnungslauf außerhalb des Turnus?
Als eigene Position mit Datum und Zahl der abgerechneten Beschäftigten, zu Ihrem Satz für Zusatzläufe. Typische Gründe sind eine Sonderzahlung außerhalb des Turnus oder eine Korrektur nach dem Hauptlauf; der genannte Grund erleichtert dem Kunden die Freigabe.
Gehört die Jahresendarbeit auf die Monatsrechnung?
Berechnen Sie jährliche Aufgaben, etwa die Jahresbescheinigungen für Beschäftigte, in eigenen Positionen im Monat der Erledigung. So bleibt die monatliche Pauschale von Monat zu Monat vergleichbar, und der Kunde erkennt die Jahresarbeit als einmalig.
Wie berechne ich das Anlegen neuer Beschäftigter?
Mit einer einmaligen Einrichtungsgebühr je Eintritt, sofern vereinbart, mit der Zahl der Eintritte als Menge und ohne Namen auf der Rechnung. Der Kunde kann die Zahl mit seinen eigenen Einstellungsunterlagen abgleichen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 25.920,00 € netto 4.924,80 €, zusammen 30.844,80 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Lohnabrechnung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.