Rechnung für Protokollführung
Rechnungsvorlage für Protokollführung nach Stunden: Teilnahme an der Sitzung, Protokoll mit Aufgabenliste und Änderungen nach Durchsicht der Leitung.
Vorlagen nach Branche
- Teilnahme an der Vorstandssitzung mit Mitschrift
- Ausarbeitung des Protokolls mit Aufgabenliste
- Änderungen nach Durchsicht der Sitzungsleitung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Teilnahme an der Vorstandssitzung mit Mitschrift“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Änderungen nach Durchsicht der Sitzungsleitung“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie die vom Kunden freigegebene Fassung mit der Dateiliste ab und halten Sie offene Punkte gesondert fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Vorstände, Ausschüsse und Eigentümergemeinschaften holen oft eine professionelle Protokollführung dazu, damit sich die Mitglieder auf die Diskussion konzentrieren können. Die Arbeit endet nicht mit der Sitzung: Aus Notizen wird ein förmliches Protokoll mit Beschlüssen und Aufgabenliste, und meist liest die Sitzungsleitung den Entwurf vor dem Versand. Diese Vorlage berechnet die drei Teile als getrennte Stunden, nennt Sitzung und Datum und lässt die Inhalte dort, wo sie hingehören, im Protokoll.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Teilnahme an der Vorstandssitzung mit Mitschrift, Ausarbeitung des Protokolls mit Aufgabenliste, Änderungen nach Durchsicht der Sitzungsleitung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Teilnahme an der Vorstandssitzung mit Mitschrift
- Zählen Sie vom vereinbarten Beginn bis zum Schluss der Sitzung, Fahrzeit nur, wenn Ihre Bedingungen sie vorsehen.
- Ausarbeitung des Protokolls mit Aufgabenliste
- Nennen Sie Seitenzahl des Protokolls und Versanddatum des Entwurfs, damit die Bearbeitungszeit nachvollziehbar ist.
- Änderungen nach Durchsicht der Sitzungsleitung
- Berechnen Sie nur Änderungen, die die Sitzungsleitung verlangt hat; eigene Fehler korrigieren Sie kostenlos.
- Bearbeitungszeitraum und Volumen
- Halten Sie den Abrechnungsmonat, die Zahl der Buchungen oder Beschäftigten, den Stichtag für Unterlagen und fehlende Zuarbeiten fest.
- Freigabe und Übergabe
- Benennen Sie die prüfende Person beim Kunden und legen Sie Dateiliste, Abgabetermin und enthaltene Korrekturläufe fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Berechnen Sie Teilnahme, Ausarbeitung und Änderungen als getrennte Stunden, nennen Sie Sitzung und Datum und lassen Sie vertrauliche Inhalte aus den Positionstexten heraus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Teilnahme an der Vorstandssitzung mit Mitschrift“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Ausarbeitung des Protokolls mit Aufgabenliste“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Änderungen nach Durchsicht der Sitzungsleitung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Vereinbaren Sie die Vergütung für nachgereichte Unterlagen und Korrekturen nach dem Stichtag.
- Nennen Sie auf der Rechnung nur die erforderlichen Leistungsbezüge und keine personenbezogenen Einzeldaten.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Stunden × Satz | Betrag |
|---|---|---|
| Teilnahme an der Vorstandssitzung mit Mitschrift | 3 × 45,00 € | 135,00 € |
| Ausarbeitung des Protokolls mit Aufgabenliste | 4 × 45,00 € | 180,00 € |
| Änderungen nach Durchsicht der Sitzungsleitung | 1 × 45,00 € | 45,00 € |
| Zwischensumme | 360,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 68,40 € | |
| Gesamt | 428,40 € | |
Nettobetrag 360,00 €, Umsatzsteuer 68,40 €, zu zahlender Gesamtbetrag 428,40 €.
- Stunden insgesamt: 8.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Die Sitzung dauerte eine Stunde länger. Berechne ich die Mehrzeit?
Ja, die Teilnahme wird nach der tatsächlichen Anwesenheit berechnet. Tragen Sie Beginn und Ende in die Zeile ein, damit der Kunde sieht, warum die Stunden von der Buchung abweichen.
Darf ich Tagesordnungspunkte auf der Rechnung nennen?
Bleiben Sie allgemein: Gremium, Sitzung und Datum genügen. Tagesordnungspunkte können vertraulich sein, und die Rechnung geht oft durch Hände, die nicht dabei waren.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 360,00 € netto 68,40 €, zusammen 428,40 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Protokollführung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.