Rechnung für Apostille-Service
Rechnungsvorlage für Apostille-Dienste: Bearbeitung je Dokument, Behördengebühr zum Selbstkostenpreis, Kurierfahrten und Scans in getrennten Zeilen.
Vorlagen nach Branche
- Apostille-Beschaffung, je Dokument
- Behördengebühr, zum Selbstkostenpreis
- Kurier zur ausstellenden Stelle und zurück
- Scan der beglaubigten Unterlagen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Apostille-Beschaffung, je Dokument“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Scan der beglaubigten Unterlagen“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie die vom Kunden freigegebene Fassung mit der Dateiliste ab und halten Sie offene Punkte gesondert fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Ein Zeugnis, ein Handelsregisterauszug oder eine Vollmacht für das Ausland braucht oft zuerst eine Apostille oder eine Legalisation, und viele überlassen diesen Weg einem Dienstleister. Er bürgt nicht für den Inhalt der Papiere, sondern bringt sie zu den richtigen Stellen und zahlt unterwegs die Gebühren. Diese Vorlage trennt die eigene Gebühr je Dokument von der Behördengebühr, die zum Selbstkostenpreis weitergegeben wird, damit der Kunde sieht, was verdient und was ausgelegt wurde.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Apostille-Beschaffung, je Dokument, Behördengebühr, zum Selbstkostenpreis, Kurier zur ausstellenden Stelle und zurück, Scan der beglaubigten Unterlagen: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Apostille-Beschaffung, je Dokument
- Nennen Sie jedes Dokument und das Zielland; davon hängt ab, welche Stellen es durchlaufen muss.
- Behördengebühr, zum Selbstkostenpreis
- Tragen Sie die Gebühr genau wie auf dem Behördenbeleg ein und lassen Sie die Zeile weg, wenn keine erhoben wurde.
- Kurier zur ausstellenden Stelle und zurück
- Geben Sie Daten der Fahrten oder Sendungsnummern an, damit der Kunde verfolgen kann, wo die Originale waren.
- Scan der beglaubigten Unterlagen
- Vermerken Sie, dass der Scan nur eine Kopie zur Ansicht ist; der Kunde braucht weiterhin die gestempelten Originale.
- Bearbeitungszeitraum und Volumen
- Halten Sie den Abrechnungsmonat, die Zahl der Buchungen oder Beschäftigten, den Stichtag für Unterlagen und fehlende Zuarbeiten fest.
- Freigabe und Übergabe
- Benennen Sie die prüfende Person beim Kunden und legen Sie Dateiliste, Abgabetermin und enthaltene Korrekturläufe fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Berechnen Sie Ihre Bearbeitung je Dokument, geben Sie die Behördengebühr in Höhe des Belegs weiter und stellen Sie den Dienst nicht so dar, als bestätige er den Inhalt der Unterlagen.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Apostille-Beschaffung, je Dokument“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Behördengebühr, zum Selbstkostenpreis“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Kurier zur ausstellenden Stelle und zurück“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
4 weitere anzeigen
- Steht bei „Scan der beglaubigten Unterlagen“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Vereinbaren Sie die Vergütung für nachgereichte Unterlagen und Korrekturen nach dem Stichtag.
- Nennen Sie auf der Rechnung nur die erforderlichen Leistungsbezüge und keine personenbezogenen Einzeldaten.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Apostille-Beschaffung, je Dokument | 3 × 40,00 € | 120,00 € |
| Behördengebühr, zum Selbstkostenpreis | 3 × 12,00 € | 36,00 € |
| Kurier zur ausstellenden Stelle und zurück | 1 × 25,00 € | 25,00 € |
| Scan der beglaubigten Unterlagen | 1 × 8,00 € | 8,00 € |
| Zwischensumme | 189,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 35,91 € | |
| Gesamt | 224,91 € | |
Nettobetrag 189,00 €, Umsatzsteuer 35,91 €, zu zahlender Gesamtbetrag 224,91 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Die Behörde hat ein Dokument abgelehnt. Darf ich die Bearbeitung trotzdem berechnen?
Berechnen Sie die geleistete Arbeit, wenn Ihre Bedingungen das vorsehen, und nennen Sie den Ablehnungsgrund. Eine Gebühr, die erstattet wurde, geben Sie nicht weiter.
Fällt auf die Behördengebühr Umsatzsteuer an?
Wie verauslagte Gebühren steuerlich behandelt werden, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie die für Sie geltende Regel, setzen Sie den Steuersatz der Zeile danach und berechnen Sie Ihre eigene Gebühr als Ihre Leistung.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 189,00 € netto 35,91 €, zusammen 224,91 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Apostille-Service“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.