Rechnung für IT-Systembetreuung
Rechnungsvorlage für IT-Systembetreuung: Monatspauschale je Arbeitsplatz und Server, Backup-Speicher und Einsätze außerhalb des Vertrags getrennt.
Vorlagen nach Branche
- Arbeitsplatzbetreuung, je Gerät und Monat
- Serverüberwachung und Updates, je Server
- Cloud-Backup-Speicher, je 100 GB
- Vor-Ort-Einsatz außerhalb des Vertrags
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Arbeitsplatzbetreuung, je Gerät und Monat“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Vor-Ort-Einsatz außerhalb des Vertrags“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Ein kleines Büro, das seine Rechner einem externen Dienstleister überlässt, zahlt einen Monatsbetrag, der mit der Zahl der Geräte steigt und fällt. Bekommt eine neue Kollegin einen Laptop oder geht ein alter Server vom Netz, sollte die Rechnung das zeigen. Diese Vorlage berechnet die Pauschale je Arbeitsplatz und Server, den Backup-Speicher in Blöcken und führt alles, was der Vertrag nicht abdeckt, etwa einen dringenden Einsatz vor Ort, mit Ticketnummer gesondert.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Arbeitsplatzbetreuung, je Gerät und Monat, Serverüberwachung und Updates, je Server, Cloud-Backup-Speicher, je 100 GB, Vor-Ort-Einsatz außerhalb des Vertrags: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Arbeitsplatzbetreuung, je Gerät und Monat
- Zählen Sie die zum Abrechnungstag erfassten Geräte und sagen Sie, wie ein im Monat hinzugekommenes Gerät berechnet wird.
- Serverüberwachung und Updates, je Server
- Nennen Sie je Server den Namen und die eingespielten Updates, damit der Kunde sie dem Wartungsfenster zuordnen kann.
- Cloud-Backup-Speicher, je 100 GB
- Berechnen Sie Speicher in den Blöcken des Vertrags und nennen Sie die tatsächlich belegte Menge des Monats.
- Vor-Ort-Einsatz außerhalb des Vertrags
- Geben Sie Ticketnummer, Datum und Dauer des Einsatzes an und warum Fernwartung nicht ausreichte.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Berechnen Sie die Pauschale nach Geräte- oder Nutzerzahl des Monats, führen Sie Arbeiten außerhalb des Vertrags gesondert und nennen Sie jeweils Ticket oder Einsatzbericht.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Arbeitsplatzbetreuung, je Gerät und Monat“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Serverüberwachung und Updates, je Server“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Cloud-Backup-Speicher, je 100 GB“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
4 weitere anzeigen
- Steht bei „Vor-Ort-Einsatz außerhalb des Vertrags“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Arbeitsplatzbetreuung, je Gerät und Monat | 18 × 35,00 € | 630,00 € |
| Serverüberwachung und Updates, je Server | 2 × 90,00 € | 180,00 € |
| Cloud-Backup-Speicher, je 100 GB | 4 × 12,00 € | 48,00 € |
| Vor-Ort-Einsatz außerhalb des Vertrags | 1 × 140,00 € | 140,00 € |
| Zwischensumme | 998,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 189,62 € | |
| Gesamt | 1.187,62 € | |
Nettobetrag 998,00 €, Umsatzsteuer 189,62 €, zu zahlender Gesamtbetrag 1.187,62 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Ein Mitarbeiter ist mitten im Monat ausgeschieden. Berechne ich seinen Laptop noch?
Richten Sie sich nach dem Vertrag; meist zählen die Geräte an einem festen Stichtag. Nehmen Sie das Gerät ab dem nächsten Monat heraus und vermerken Sie es, damit der Kunde die Änderung kommen sieht.
Wohin gehört gekaufte Hardware?
In eigene Positionen mit Modell und Seriennummer oder eine eigene Rechnung, nicht in die Pauschale. Hardware ist Warenverkauf, die Betreuung eine Dienstleistung, und der Kunde bucht beides unterschiedlich.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 998,00 € netto 189,62 €, zusammen 1.187,62 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für IT-Systembetreuung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.