Proformarechnung für Werkzeugmaschinen
Proformarechnung für Werkzeugmaschinen: Maschine mit Optionen, Werkzeuge, Werksabnahme, Aufstellung und Schulung, dazu die Zahlungsstufen.
Vorlagen nach Branche
- CNC-Drehzentrum, 8-Zoll-Futter
- Werkzeug- und Werkzeughalterpaket
- Werksabnahme (FAT) in unserem Werk
- Aufstellung, Inbetriebnahme und Bedienerschulung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „CNC-Drehzentrum, 8-Zoll-Futter“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Aufstellung, Inbetriebnahme und Bedienerschulung“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Eine Werkzeugmaschine wird meist in Stufen bezahlt: eine Anzahlung bei Bestellung, ein weiterer Teil nach der Werksabnahme, der Rest, wenn die Maschine beim Käufer läuft. Auf die Proformarechnung zahlt die Finanzabteilung die erste Stufe, und oft sieht sie auch eine Bank oder Leasinggesellschaft. Die Vorlage trennt Maschine, Werkzeugpaket, Abnahme und Aufstellung, damit jede Zahlungsstufe auf die Positionen zeigen kann, die sie abdeckt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- CNC-Drehzentrum, 8-Zoll-Futter, Werkzeug- und Werkzeughalterpaket, Werksabnahme (FAT) in unserem Werk, Aufstellung, Inbetriebnahme und Bedienerschulung: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- CNC-Drehzentrum, 8-Zoll-Futter
- Nennen Sie Modell, CNC-Steuerung und jede eingebaute Option wie Stangenlader oder angetriebene Werkzeuge; später ergänzte Optionen brauchen eine eigene Proforma.
- Werkzeug- und Werkzeughalterpaket
- Führen Sie das Werkzeugpaket nach Anzahl der Halter und Wendeplatten auf oder fügen Sie die Werkzeugliste mit ihrer Nummer bei.
- Werksabnahme (FAT) in unserem Werk
- Sagen Sie, was die Abnahme belegt, etwa ein nach Zeichnung des Käufers gefertigtes Prüfteil, und wer teilnimmt.
- Aufstellung, Inbetriebnahme und Bedienerschulung
- Geben Sie an, wie viele Tage Aufstellung und Schulung enthalten sind und was der Käufer vorher vorbereitet.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Modell, Steuerung und enthaltene Optionen, die an Abnahmen gebundenen Zahlungsstufen und was der Käufer zur Aufstellung bereitstellen muss: Fundament, Stromanschluss und Druckluft.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „CNC-Drehzentrum, 8-Zoll-Futter“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Werkzeug- und Werkzeughalterpaket“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Werksabnahme (FAT) in unserem Werk“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
4 weitere anzeigen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Aufstellung, Inbetriebnahme und Bedienerschulung“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel: eine Drehmaschine in drei Zahlungsstufen
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Händler bietet ein Drehzentrum mit Werkzeugen, Werksabnahme und drei Tagen Aufstellung und Schulung an; der Käufer zahlt 30 % mit der Bestellung.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| CNC-Drehzentrum, 8-Zoll-Futter | 1 × 68.000,00 € | 68.000,00 € |
| Werkzeug- und Werkzeughalterpaket | 1 × 5.400,00 € | 5.400,00 € |
| Werksabnahme (FAT) in unserem Werk | 1 × 1.800,00 € | 1.800,00 € |
| Aufstellung, Inbetriebnahme und Bedienerschulung | 1 × 3.600,00 € | 3.600,00 € |
| Zwischensumme | 78.800,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 14.972,00 € | |
| Gesamt | 93.772,00 € | |
Die vier Positionen ergeben 78.800,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 14.972,00 €, die Proforma also 93.772,00 €. Die Rechnung der ersten Stufe verlangt 30 % dieser Summe, und die Proforma bleibt die Grundlage der weiteren Stufen.
Häufige Fehler bei einer Proforma für Werkzeugmaschinen
- Das Maschinenmodell ohne Optionen aufführen, sodass gelieferte Maschine und Proforma voneinander abweichen.
- Die Zahlungsstufen nur in einer E-Mail nennen statt in den Bedingungen der Proforma.
- Weglassen, was der Käufer vorbereiten muss, und dann Aufstelltage wegen eines fehlenden Stromanschlusses verlieren.
- Die Proforma auf den Käufer ausstellen, obwohl eine Leasinggesellschaft die Maschine bezahlt.
- Lieferung bis in die Halle anbieten, ohne eine Position für das Einbringen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Proformarechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
- Nummer und Datum der Proformarechnung
- Jede Position mit Menge und Einzelpreis; bei Bedarf Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung
- Lieferbedingungen (etwa ein Incoterm), Transport und Versicherung
- Zahlungsbedingungen und Konto für die Vorkasse
- Gültigkeitsdatum
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt
- Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wie zeige ich Zahlungsstufen auf einer Proforma?
Lassen Sie die Positionen zum vollen Preis stehen und schreiben Sie die Stufen in die Bedingungen, etwa ein Anteil mit der Bestellung, einer nach der Abnahme und der Rest nach der Aufstellung. Für jede Stufe folgt später eine eigene Rechnung.
Was, wenn die Leasinggesellschaft des Käufers die Proforma auf ihren Namen braucht?
Klären Sie das vor der Ausstellung mit dem Käufer. Oft kauft der Leasinggeber die Maschine selbst, dann ist er Kunde auf Proforma und Rechnung, und der Käufer ist der Lieferort.
Gehören Transport und Einbringung auf die Maschinen-Proforma?
Wenn Sie bis in die Halle liefern, ja, als eigene Positionen, denn das Einbringen einer schweren Maschine wird gesondert kalkuliert. Organisiert der Käufer den Transport, nennen Sie die Incoterms-Klausel und wo Ihre Verantwortung endet.
Ist die Werksabnahme kostenlos?
Meist ist sie im Preis enthalten, Reise und Aufenthalt der Leute des Käufers oft nicht. Sagen Sie, was enthalten ist, damit die Abnahmeposition nicht als Aufpreis gelesen wird.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Proformarechnung für Werkzeugmaschinen“ auch: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer und Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann?. Für Angebote in einer anderen Währung: Währungsrechner.