Bestellung von Maschinen und Anlagen Vorlage
Bestellvorlage für Maschinen und Anlagen: Modell und Optionen, Aufstellung, Schulung und Ersatzteile getrennt, mit Zahlungsstufen und Beginn der Gewährleistung.
Vorlagen nach Branche
- CNC-Vertikalbearbeitungszentrum VM-850
- Rundtisch, 4. Achse, werkseitig montiert
- Aufstellung, Ausrichtung und Inbetriebnahme
- Bedienerschulung vor Ort, 3 Tage
- Erstausstattung Ersatzteile: Filter, Riemen, Dichtungen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „CNC-Vertikalbearbeitungszentrum VM-850“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Erstausstattung Ersatzteile: Filter, Riemen, Dichtungen“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Eine Maschine wird einmal gekauft und über Jahre genutzt, die Bestellung muss deshalb mehr regeln als den Preis auf dem Typenschild. Zur Zusage des Lieferanten gehören die werkseitig montierten Optionen, wer die Maschine aufstellt, wer die Bediener schult und welche Ersatzteile mitkommen. Die Vorlage trennt diese Positionen und lässt in den Anmerkungen Platz für das, was später entscheidet: Zahlungsstufen, Baureife des Standorts, Abnahmeprüfung und Beginn der Gewährleistung.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- CNC-Vertikalbearbeitungszentrum VM-850, Rundtisch, 4. Achse, werkseitig montiert, Aufstellung, Ausrichtung und Inbetriebnahme, Bedienerschulung vor Ort, 3 Tage, Erstausstattung Ersatzteile: Filter, Riemen, Dichtungen: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- CNC-Vertikalbearbeitungszentrum VM-850
- Übernehmen Sie Modell und Ausstattung wörtlich aus dem schriftlichen Angebot, samt Version der Steuerungssoftware sowie Spannung und Phasen, für die die Maschine gebaut wird.
- Rundtisch, 4. Achse, werkseitig montiert
- Führen Sie Optionen als eigene bepreiste Zeilen, samt Verdrahtung und Software, die sie brauchen, damit die Maschine nicht mit Tisch in der Kiste, aber ohne passende Steuerung ankommt.
- Aufstellung, Ausrichtung und Inbetriebnahme
- Sagen Sie, wer Kran oder Stapler zum Abladen stellt und wer für Transportschäden haftet; Preise für die Aufstellung setzen oft voraus, dass die Maschine schon in der Halle steht.
- Bedienerschulung vor Ort, 3 Tage
- Nennen Sie die Zahl der Teilnehmenden und die Sprache der Schulung und legen Sie die Tage nah an die Inbetriebnahme, damit das Gelernte frisch genutzt wird.
- Erstausstattung Ersatzteile: Filter, Riemen, Dichtungen
- Lassen Sie sich den Inhalt des Satzes als Liste mit Teilenummern geben und die Preisliste der Verschleißteile, die Sie nachbestellen; an denen steht die Maschine zuerst still.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie das genaue Modell samt Optionen, die an Lieferung und Abnahme gebundenen Zahlungsschritte, die von Ihnen vorzubereitenden Aufstellbedingungen und den Beginn der Gewährleistung.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „CNC-Vertikalbearbeitungszentrum VM-850“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Rundtisch, 4. Achse, werkseitig montiert“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Aufstellung, Ausrichtung und Inbetriebnahme“ freigegeben?
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- Entspricht „Bedienerschulung vor Ort, 3 Tage“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Erstausstattung Ersatzteile: Filter, Riemen, Dichtungen“ vereinbart?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel: ein Bearbeitungszentrum mit Aufstellung und Schulung
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eine Werkstatt bestellt ein Vertikalbearbeitungszentrum mit Rundtisch für die vierte Achse, Aufstellung und Inbetriebnahme, drei Tage Bedienerschulung und einen Ersatzteilsatz.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| CNC-Vertikalbearbeitungszentrum VM-850 | 1 × 61.500,00 € | 61.500,00 € |
| Rundtisch, 4. Achse, werkseitig montiert | 1 × 5.200,00 € | 5.200,00 € |
| Aufstellung, Ausrichtung und Inbetriebnahme | 1 × 2.400,00 € | 2.400,00 € |
| Bedienerschulung vor Ort, 3 Tage | 3 × 650,00 € | 1.950,00 € |
| Erstausstattung Ersatzteile: Filter, Riemen, Dichtungen | 1 × 980,00 € | 980,00 € |
| Gesamt | 72.030,00 € | |
Die fünf Positionen ergeben 72.030,00 €. Die Anmerkungen teilen die Zahlung auf: ein Anteil mit der Bestellung, einer bei Lieferung der Maschine und der Rest nach der Abnahmeprüfung, jeweils gegen eine Unterschrift. Steuer ist hier nicht ausgewiesen; fällt welche an, tragen Sie den für den Käufer geltenden Satz in das Steuerfeld ein.
Häufige Fehler bei einer Maschinenbestellung
- Nur die Maschinenfamilie nennen, nicht Modell und Optionen, sodass sich Angebot und gelieferte Ware nicht abgleichen lassen.
- Den vollen Preis vor der Abnahmeprüfung zahlen und damit das einzige Druckmittel des Käufers aus der Hand geben.
- Den Beginn der Gewährleistung nicht schreiben, sodass sie mit dem Versanddatum beginnt.
- Annehmen, der Lieferant besorge Kran und Fundament, und es am Liefertag erfahren.
- Keinen Liefertermin nennen oder einen, der die Fertigungszeit des Lieferanten ignoriert.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wird die Zahlung bei einer Maschinenbestellung in Stufen aufgeteilt?
Meist ja: ein Anteil mit der Bestellung, einer bei Lieferung und der Rest nach der Abnahmeprüfung. Schreiben Sie die Anteile in die Anmerkungen, dann wird jede Rate erst frei, wenn ihr Schritt unterschrieben ist.
Ab wann sollte die Gewährleistung laufen?
Schreiben Sie: ab unterschriebener Abnahme, nicht ab Versand. Sonst läuft die Frist, während die Maschine verpackt auf Strom wartet oder spät in Betrieb geht, und ein Teil der Deckung ist verbraucht, bevor das erste Teil gefertigt wurde.
Wer lädt die Maschine ab und setzt sie an ihren Platz?
Regeln Sie es in der Bestellung: wer den Kran stellt, wer das Risiko trägt, bis die Maschine auf ihrem Fundament steht, und wer den Transport versichert. Schweigt die Bestellung, wird eine beim Abladen beschädigte Maschine zum Streitfall.
Was sollte die Bestellung zur Baureife des Standorts sagen?
Führen Sie auf, was Sie vorbereiten: Bodentragfähigkeit, Stromanschluss, Druckluft, Platz für den Kran. Ergänzen Sie den Tag, an dem Sie die Bereitschaft bestätigen, damit ein verspätetes Fundament nicht dem pünktlich angereisten Lieferanten angelastet wird.
Sollen Optionen und Software eigene Zeilen bekommen?
Ja, jede mit eigenem Preis und Version oder Teilenummer. Getrennte Zeilen erlauben es, eine Option zu streichen, ohne den ganzen Preis neu zu verhandeln, und verhindern, dass ein vermeintlich enthaltenes Merkmal als Extra auftaucht.
Lohnt es sich, einen Ersatzteilsatz gleich mitzubestellen?
In der Regel ja. Ein Erstausstattungssatz bringt Filter, Riemen und Dichtungen ab dem ersten Tag ins Regal, und der Preis dafür steht fest, solange Sie noch Verhandlungsspielraum haben. Führen Sie den Satz als Zeile und lassen Sie sich den Inhalt auflisten.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist eine Bestellung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Mit der Bestellung fordert der Käufer Waren oder Leistungen zu vereinbarten Preisen an; mit der Rechnung fordert der Lieferant die Zahlung. Geben Sie die Bestellnummer auf der Rechnung an, damit sich beide abgleichen lassen.
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Lesen Sie zu „Bestellung von Maschinen und Anlagen Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Kostenvoranschlag oder Angebot: verbindlich? § 649 BGB. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.