Probentransportschein Vorlage
Probentransportschein für Kuriere zu Prüflaboren: Probennummern, Entnahmezeiten, Temperaturen bei Abholung und Übergabe, Siegelnummern, Annahmeunterschrift.
Vorlagen nach Branche
- Trinkwasserproben, 500-ml-Sterilflaschen, gekühlt
- Bodenproben, Gläser à 250 g
- Oberflächenabstriche in Transportmedium, Röhrchen
- Kühlbox mit Kühlakkus, leer zurück
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Kommissionieren und verpacken
Beispiel: Zählen Sie „Trinkwasserproben, 500-ml-Sterilflaschen, gekühlt“ und die übrigen Positionen gegen die Bestellung und vermerken Sie, was später nachgeliefert wird.
Mit Lieferschein versenden
Legen Sie den Lieferschein mit Sendungsnummer und Packstückzahl der Sendung bei oder bringen Sie ihn außen an, und prüfen Sie, ob „Kühlbox mit Kühlakkus, leer zurück“ aufgeführt ist.
Empfang quittieren lassen
Lassen Sie den Empfänger die Empfangszeile mit Unterschrift und Datum ausfüllen und bewahren Sie das unterschriebene Exemplar als Liefernachweis auf.
Ein Labor kann nur prüfen, was so ankommt, wie es entnommen wurde. Viele Prüfungen haben eine Höchstzeit zwischen Entnahme und Analyse, und eine Probe, die sich im Transporter erwärmt hat, wird unter Umständen abgelehnt. Der Schein des Kuriers ist deshalb das Protokoll der Reise einer Probe: welche Gefäße, wann entnommen, bei welcher Temperatur gehalten und wem übergeben. Die Vorlage führt die Gefäße nach Art auf, mit Platz für Zeiten und Messwerte, die die Probenannahme zuerst prüft.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Trinkwasserproben, 500-ml-Sterilflaschen, gekühlt, Bodenproben, Gläser à 250 g, Oberflächenabstriche in Transportmedium, Röhrchen, Kühlbox mit Kühlakkus, leer zurück: Halten Sie für jede Position die tatsächlich versandte Menge fest; Preise stehen nicht auf dem Lieferschein.
- Trinkwasserproben, 500-ml-Sterilflaschen, gekühlt
- Notieren Sie je Flasche Entnahmezeit und Temperatur bei der Abholung; wie viele Stunden zwischen Probenahme und Analyse zulässig sind, sagt Ihnen das Labor.
- Bodenproben, Gläser à 250 g
- Bodengläser tragen Fundort und Tiefe; übernehmen Sie die Beschriftung genau, denn das Labor berichtet danach, und halten Sie die Gläser aufrecht und getrennt von den Wasserflaschen.
- Oberflächenabstriche in Transportmedium, Röhrchen
- Zählen Sie die Abstriche gegen den Probenahmeplan des Auftraggebers und vermerken Sie, ob ein Röhrchen geöffnet oder beschädigt war; ein Röhrchen mit lockerer Kappe ist eine verlorene Probe.
- Kühlbox mit Kühlakkus, leer zurück
- Schreiben Sie die Boxnummer auf und vermerken Sie die leere Rückgabe; Labore wollen die Box zurück, und die Zahl der Kühlakkus zeigt, ob die Ladung unterwegs kalt blieb.
- Auftrag und Lieferung
- Nennen Sie die Bestell- oder Rechnungsnummer, zu der die Lieferung gehört, das Lieferdatum und die Lieferanschrift.
- Versand
- Geben Sie die Zahl der Packstücke, den Versanddienstleister oder die Versandart und die Sendungsnummer an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie die Probennummern wie auf den Gefäßen fest, die Entnahmezeit, die Boxtemperatur bei Abholung und Übergabe sowie vorhandene Siegelnummern.
Vor dem Versand prüfen
- Wurde „Trinkwasserproben, 500-ml-Sterilflaschen, gekühlt“ beim Packen gezählt, und stimmt die Zahl mit der Bestellung?
- Falls „Bodenproben, Gläser à 250 g“ unvollständig geht: Steht auf dem Schein, wie viel wann folgt?
- Kann der Empfänger „Oberflächenabstriche in Transportmedium, Röhrchen“ bei Ankunft mit diesem Schein abgleichen?
4 weitere anzeigen
- Wurde „Kühlbox mit Kühlakkus, leer zurück“ beim Packen gezählt, und stimmt die Zahl mit der Bestellung?
- Prüfen Sie Lieferanschrift, Zahl der Packstücke und die Bestell- oder Rechnungsnummer, zu der die Lieferung gehört.
- Zählen Sie jede Position gegen die Bestellung und führen Sie Artikel, die später folgen, gesondert auf, statt sie wegzulassen.
- Lassen Sie Preise weg, sofern der Kunde sie nicht verlangt; sie gehören auf die Rechnung.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Mengen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage ausgefüllt wird: 4 Positionen, in Stück gezählt, ohne Preise.
| Position | Menge |
|---|---|
| Trinkwasserproben, 500-ml-Sterilflaschen, gekühlt | 12 |
| Bodenproben, Gläser à 250 g | 8 |
| Oberflächenabstriche in Transportmedium, Röhrchen | 20 |
| Kühlbox mit Kühlakkus, leer zurück | 2 |
| Gesamt | 42 |
42 Stück in 4 Positionen.
- Auftragsnummer: SO-LAB-7710.
- Packstücke: 2.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Lieferschein leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name und Lieferanschrift des Kunden
- Lieferscheinnummer und Lieferdatum
- Die zugehörige Bestellung oder Rechnung
- Jede Position mit der gelieferten Menge
- Packstücke und Versanddienstleister oder Sendungsnummer
- Eine Zeile für Unterschrift und Datum des Empfängers
Dieses Dokument zeigt nur Mengen ohne Preise; Steuer erscheint erst, wenn Sie die Spalten der Positionen auf Preise und Summen umstellen.
Häufige Fragen
Was tut der Kurier, wenn die Box bei der Abholung wärmer als zulässig ist?
Schreiben Sie den Messwert auf den Schein und sagen Sie es dem Absender vor der Abfahrt. Das Labor entscheidet über Annahme oder Ablehnung, und der Schein zeigt, dass die Temperatur vorher erfasst und nicht erst an der Annahme entdeckt wurde.
Wer unterschreibt im Labor für die Proben?
Die Person an der Probenannahme, die Gefäße und Temperatur prüft, mit Uhrzeit. Lassen Sie neben der Unterschrift den Namen in Druckbuchstaben setzen und behalten Sie eine Kopie, denn sie beendet die Verantwortung des Kuriers für die Ladung.
Zeigt dieser Beleg Preise oder Steuer?
Dieses Dokument zeigt nur Mengen ohne Preise; Steuer erscheint erst, wenn Sie die Spalten der Positionen auf Preise und Summen umstellen. Das Rechenbeispiel oben zählt nur 42 Stück.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Probentransportschein Vorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann?. Die Bestellung, auf die diese Lieferung antwortet: Vorlage für Bestellungen.