Rechnung für Hotelübernachtungen
Rechnung für Hotelübernachtungen: Übernachtungen, Frühstück und Nutzung der Hoteleinrichtungen. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Übernachtungen
- Frühstück
- Nutzung der Hoteleinrichtungen
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Übernachtungen“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Nutzung der Hoteleinrichtungen“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächliche Nutzung, erbrachte Zusatzleistungen und den Rückgabe- oder Abschlussnachweis.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Hotels drucken beim Check-out meist eine Gästerechnung, doch Gruppenbuchungen, Tagungsgäste und Langzeitaufenthalte brauchen oft eine eigene Rechnung an eine Firma. Diese Vorlage teilt den Aufenthalt in Übernachtungen, Frühstück und die Nutzung von Einrichtungen wie Spa, Tagungsraum oder Parkplatz. Das Frühstück steht bewusst in einer eigenen Zeile: In manchen Ländern wird es anders besteuert als das Zimmer, und Firmen erstatten es häufig nach anderen Regeln.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Übernachtungen, Frühstück, Nutzung der Hoteleinrichtungen: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Übernachtungen
- Nennen Sie An- und Abreisetag, Zimmerzahl und Nächte sowie Zimmerkategorie und Preis je Nacht; ändert sich der Preis während des Aufenthalts, braucht es zwei Zeilen.
- Frühstück
- Zählen Sie das Frühstück je Gast und Morgen statt je Zimmer und lassen Sie die Zeile weg, wenn es im Zimmerpreis enthalten war; vermerken Sie das dann.
- Nutzung der Hoteleinrichtungen
- Führen Sie jede Einrichtung mit Datum auf, etwa Tagungsraum für einen halben Tag oder Parkplatz für drei Nächte, damit die Firma private Extras von dienstlichen Kosten trennen kann.
- Buchung und Zeitraum
- Benennen Sie Räumlichkeit, Gerät oder Leistung mit Kennzeichnung und Menge sowie Beginn und Ende der Nutzung.
- Enthaltene Leistungen und Zusatznutzung
- Vereinbaren Sie den enthaltenen Nutzungsumfang, Transport oder Personal sowie Einheiten und Preise für eine Mehrnutzung.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Aufenthaltszeitraum und Zimmerzahl, ob die Beherbergungssteuer enthalten ist und welche Posten die Firma statt des Gastes begleicht.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Übernachtungen“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Frühstück“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Nutzung der Hoteleinrichtungen“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Prüfen Sie Umbuchungs- und Stornobedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen.
- Benennen Sie, wer Zeitpunkt und Zustand der Rückgabe oder des Abschlusses bestätigt.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Übernachtungen | 4 × 750,00 € | 3.000,00 € |
| Frühstück | 12 × 750,00 € | 9.000,00 € |
| Nutzung der Hoteleinrichtungen | 8 × 120,00 € | 960,00 € |
| Zwischensumme | 12.960,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.462,40 € | |
| Gesamt | 15.422,40 € | |
Nettobetrag 12.960,00 €, Umsatzsteuer 2.462,40 €, zu zahlender Gesamtbetrag 15.422,40 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie stelle ich einer Firma die Zimmer mehrerer Gäste in Rechnung?
Adressieren Sie die Rechnung an die Firma, nennen Sie in den Zimmerzeilen Namen und Daten jedes Gastes und geben Sie Buchungs- oder Bestellnummer an. Private Posten wie Minibar oder Zimmerservice begleicht in der Regel jeder Gast beim Check-out; sie gehören nicht auf diese Rechnung.
Wohin gehört eine Beherbergungs- oder Kurtaxe?
Wird sie an Ihrem Ort erhoben, zeigen Sie sie in einer eigenen Zeile oder in den Anmerkungen mit ihrer Grundlage, etwa je Person und Nacht, statt sie im Zimmerpreis zu verstecken. Ob Umsatzsteuer darauf anfällt und wer sie abführt, regeln die örtlichen Vorschriften; prüfen Sie diese.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 12.960,00 € netto 2.462,40 €, zusammen 15.422,40 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Hotelübernachtungen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.