Wareneingangsschein Vorlage
Wareneingangsschein als Vorlage: jede Lieferung gegen die Bestellung prüfen, Fehlmengen und Schäden festhalten und vor der Einbuchung unterschreiben.
Vorlagen nach Branche
- Wellpappkartons, 600 × 400 × 400 mm
- Stretchfolie, Rollen 500 mm
- Palettenetiketten, Rollen à 1.000
- Packband, 48 mm
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Kommissionieren und verpacken
Beispiel: Zählen Sie „Wellpappkartons, 600 × 400 × 400 mm“ und die übrigen Positionen gegen die Bestellung und vermerken Sie, was später nachgeliefert wird.
Mit Lieferschein versenden
Legen Sie den Lieferschein mit Sendungsnummer und Packstückzahl der Sendung bei oder bringen Sie ihn außen an, und prüfen Sie, ob „Packband, 48 mm“ aufgeführt ist.
Empfang quittieren lassen
Lassen Sie den Empfänger die Empfangszeile mit Unterschrift und Datum ausfüllen und bewahren Sie das unterschriebene Exemplar als Liefernachweis auf.
Einen Wareneingangsschein schreibt der Empfänger, nicht der Lieferant: Wer an der Rampe annimmt, zählt die abgeladene Ware, vergleicht sie mit der Bestellung und hält Abweichungen fest, bevor der Bestand gebucht wird. Die Buchhaltung gleicht später die Lieferantenrechnung damit ab, sodass eine hier notierte Fehlmenge auch nicht bezahlt wird. Die Vorlage führt die bestellten Positionen einzeln auf und lässt Platz für die gezählte Menge, den Zustand und die Unterschrift der annehmenden Person.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Wellpappkartons, 600 × 400 × 400 mm, Stretchfolie, Rollen 500 mm, Palettenetiketten, Rollen à 1.000, Packband, 48 mm: Halten Sie für jede Position die tatsächlich versandte Menge fest; Preise stehen nicht auf dem Lieferschein.
- Wellpappkartons, 600 × 400 × 400 mm
- Gebündelte Kartons zählen Sie nach dem Bündeletikett und öffnen ein Bündel, um die aufgedruckte Stückzahl zu prüfen.
- Stretchfolie, Rollen 500 mm
- Prüfen Sie die Rollenbreite auf dem Kernetikett; 450 mm statt bestellter 500 mm sind eine Falschlieferung, keine Fehlmenge.
- Palettenetiketten, Rollen à 1.000
- Etiketten werden in Rollen gezählt; eine Rolle mit gequetschtem Kern oder feuchter Verpackung notieren Sie gesondert statt als vollständig erhalten.
- Packband, 48 mm
- Packband kommt oft in Kartons zu 36 Rollen; tragen Sie Kartons und lose Rollen getrennt ein, damit die Menge zur Bestelleinheit passt.
- Auftrag und Lieferung
- Nennen Sie die Bestell- oder Rechnungsnummer, zu der die Lieferung gehört, das Lieferdatum und die Lieferanschrift.
- Versand
- Geben Sie die Zahl der Packstücke, den Versanddienstleister oder die Versandart und die Sendungsnummer an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie fest, was an der Rampe gezählt wurde, Position für Position gegen die Bestellung, vermerken Sie Fehlmengen und Schäden vor der Unterschrift und notieren Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten.
Vor dem Versand prüfen
- Wurde „Wellpappkartons, 600 × 400 × 400 mm“ beim Packen gezählt, und stimmt die Zahl mit der Bestellung?
- Falls „Stretchfolie, Rollen 500 mm“ unvollständig geht: Steht auf dem Schein, wie viel wann folgt?
- Kann der Empfänger „Palettenetiketten, Rollen à 1.000“ bei Ankunft mit diesem Schein abgleichen?
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- Wurde „Packband, 48 mm“ beim Packen gezählt, und stimmt die Zahl mit der Bestellung?
- Prüfen Sie Lieferanschrift, Zahl der Packstücke und die Bestell- oder Rechnungsnummer, zu der die Lieferung gehört.
- Zählen Sie jede Position gegen die Bestellung und führen Sie Artikel, die später folgen, gesondert auf, statt sie wegzulassen.
- Lassen Sie Preise weg, sofern der Kunde sie nicht verlangt; sie gehören auf die Rechnung.
Rechenbeispiel: eine Verpackungslieferung mit Fehlmenge
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Lager hat Verpackungsmaterial für die Saison bestellt; alles kam vollständig, nur bei den Kartons fehlten 100 Stück.
| Position | Geliefert / bestellt | Rest |
|---|---|---|
| Wellpappkartons, 600 × 400 × 400 mm | 400 / 500 | 100 |
| Stretchfolie, Rollen 500 mm | 24 / 24 | 0 |
| Palettenetiketten, Rollen à 1.000 | 10 / 10 | 0 |
| Packband, 48 mm | 72 / 72 | 0 |
| Gesamt | 506 / 606 | 100 |
Von 606 bestellten Einheiten sind 506 eingegangen, 100 bleiben in der Bestellung offen. Die Annahme vermerkt die Fehlmenge vor der Unterschrift, und die Lieferantenrechnung wird über 506 bezahlt, nicht über 606.
Häufige Fehler beim Wareneingangsschein
- Die Mengen aus der Bestellung abschreiben, statt zu zählen, was vom Lkw kam.
- Die Papiere des Spediteurs als einwandfrei erhalten unterschreiben, bevor die Paletten ausgepackt sind.
- Ersatzware unter der Artikelnummer der bestellten Ware einbuchen, ohne die Änderung zu vermerken.
- Beschädigte Kartons erst einmal mitzählen und später klären wollen.
- Den Schein ohne Bestellnummer ablegen, sodass die Rechnung nicht zuzuordnen ist.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Lieferschein leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name und Lieferanschrift des Kunden
- Lieferscheinnummer und Lieferdatum
- Die zugehörige Bestellung oder Rechnung
- Jede Position mit der gelieferten Menge
- Packstücke und Versanddienstleister oder Sendungsnummer
- Eine Zeile für Unterschrift und Datum des Empfängers
Dieses Dokument zeigt nur Mengen ohne Preise; Steuer erscheint erst, wenn Sie die Spalten der Positionen auf Preise und Summen umstellen.
Häufige Fragen
Wer unterschreibt den Wareneingangsschein, der Fahrer oder unsere Annahme?
Ihre Warenannahme, denn der Schein hält fest, was angenommen wurde. Bestreitet der Fahrer eine Fehlmenge, lassen Sie ihn den Vermerk gegenzeichnen oder notieren, dass er es abgelehnt hat.
Halte ich eine Teillieferung nur fest oder schicke ich sie zurück?
Ist die Ware brauchbar, nehmen Sie an, was kam, und tragen es ein; die fehlende Menge bleibt in der Bestellung offen. Zurück geht nur falsche oder beschädigte Ware, eingetragen als zurückgewiesen.
Wie bald nach der Lieferung muss der Schein ausgefüllt sein?
Bevor die Ware eingelagert und gebucht wird. Stehen die Kartons erst im Regal, lässt sich eine Fehlmenge nicht mehr von einem Zählfehler unterscheiden.
Bekommt der Lieferant eine Kopie?
Bei Fehlmengen, Rückweisungen oder Schäden ja, zusammen mit Fotos. Sie belegt den Abzug oder die Erstattung, die Sie anfordern werden.
Darf ein Schein zwei Bestellungen auf demselben Lkw abdecken?
Besser nicht. Schreiben Sie je Bestellung einen Schein, dann lässt sich jede Lieferantenrechnung ohne geteilte Positionen einem Schein zuordnen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Dieses Dokument zeigt nur Mengen ohne Preise; Steuer erscheint erst, wenn Sie die Spalten der Positionen auf Preise und Summen umstellen.
Stehen auf einem Lieferschein Preise?
In der Regel nicht. Er listet auf, was versandt wurde, damit der Empfänger es prüfen kann; die Preise stehen auf der Rechnung. QuoteBill lässt sie weg, solange Sie die Spalten der Positionen nicht auf Preise umstellen.
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