Rechnungsvorlage für Freelancer
Rechnungsvorlage für Freelancer mit Dienstvertrag: monatliche Vergütung, Zusatzarbeit außerhalb des Umfangs und Auslagen, mit Vertrag und Abrechnungszeitraum.
Vorlagen nach Branche
- Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag
- Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs
- Auslagen zum Selbstkostenpreis
Rechnung für Freelancer mit Dienstvertrag schreiben
Beispielhafter Ablauf
Monat abrechnen
Beginnen Sie mit „Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag“: Vertrag, Monat und vereinbarte Vergütung.
Zusatzarbeit und Auslagen ergänzen
Ergänzen Sie freigegebene Zusatzarbeit und Auslagen bis „Auslagen zum Selbstkostenpreis“, jeweils mit Datum und Grundlage.
Senden und abgleichen
Schicken Sie die Rechnung zu dem im Vertrag genannten Termin und gleichen Sie den Zahlungseingang mit der Rechnungsnummer ab.
Da die Monatsvergütung eines Dienstvertrags feststeht, rechnen sich die meisten Monate von selbst ab; Sorgfalt brauchen die Ränder. Arbeiten außerhalb des Vertrags, für den Kunden verauslagte Kosten und Monate, die mittendrin beginnen oder enden, sorgen für Rückfragen, also bekommt jeder Fall eine eigene Zeile mit Datum oder Zeitraum. So kann der Kunde die Rechnung ohne Anruf mit dem Vertrag abgleichen, und die Zeile mit der Vergütung bleibt Monat für Monat gleich.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag, Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs, Auslagen zum Selbstkostenpreis: Rechnen Sie die vereinbarte Monatsvergütung auf einer Zeile ab, Zusatzarbeit außerhalb des Vertrags nach Stunden oder Aufgabe und Auslagen zum Selbstkostenpreis auf einer eigenen Zeile.
- Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag
- Nennen Sie Vertrag und Monat der Vergütung; der Betrag bleibt unabhängig von den Stunden gleich, sofern der Vertrag ihn nicht an Zeit bindet.
- Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs
- Berechnen Sie Zusatzarbeit zu dem Satz, den der Vertrag dafür vorsieht; er kann vom Monatshonorar geteilt durch Stunden abweichen.
- Auslagen zum Selbstkostenpreis
- Nennen Sie die Kosten und den Zeitraum, etwa einen Monat eines Software-Abos, damit der Kunde es bei Vertragsende übernehmen kann.
- Vertrag und Zeitraum
- Nennen Sie den Dienstvertrag (Titel, Nummer oder Datum) und den Monat oder Zeitraum der Rechnung, damit der Kunde sie dem Vertrag zuordnen kann.
- Umfang und Zusatzarbeit
- Sagen Sie, was die Monatsvergütung umfasst, und führen Sie jede Zusatzarbeit mit dem Datum der Anfrage oder Freigabe und den Stunden oder dem vereinbarten Preis auf.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie den Dienstvertrag und den abgerechneten Zeitraum, was die monatliche Vergütung abdeckt, und setzen Sie Arbeit außerhalb dieses Umfangs mit dem Datum der Freigabe in eine eigene Zeile.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Auslagen zum Selbstkostenpreis“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Prüfen Sie, ob Zusatzarbeit vor Beginn freigegeben wurde, und bewahren Sie die Nachricht oder E-Mail mit der Freigabe auf.
- Bewahren Sie die Belege für Auslagen auf und berechnen Sie sie ohne Aufschlag, wenn der Vertrag keinen vorsieht.
- Ordnen Sie die erbrachte Leistung dem Zeitraum zu und nennen Sie dann Zahlungsziel und bereits erhaltene Zahlungen.
Beispiel: ein Monat Dienstvertrag
Die Zahlen sind ein Beispiel, mit dem Steuersatz 19 %. Ein Freelancer rechnet die Monatsvergütung, fünf freigegebene Stunden Zusatzarbeit und ein für den Kunden bezahltes Software-Abo ab.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag | 1 × 3.000,00 € | 3.000,00 € |
| Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs | 5 × 50,00 € | 250,00 € |
| Auslagen zum Selbstkostenpreis | 1 × 24,00 € | 24,00 € |
| Zwischensumme | 3.274,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 622,06 € | |
| Gesamt | 3.896,06 € | |
Vergütung, Zusatzstunden und Auslage ergeben 3.274,00 € netto; die Steuer von 19 % beträgt 622,06 €; der Kunde zahlt 3.896,06 €. Gleichen Sie die Stunden vor dem Versand mit Ihrer Zeiterfassung ab.
Typische Fehler bei der Freelancer-Rechnung
- Zusatzarbeit abrechnen, ohne zu sagen, wann der Kunde sie freigegeben hat.
- Auslagen in die Monatsvergütung einrechnen, sodass der Kunde sie nicht sieht.
- Vertrag oder Zeitraum weglassen, sodass die Rechnung dem Vertrag nicht zuzuordnen ist.
- Auf Auslagen, die laut Vertrag zum Selbstkostenpreis gehen, einen Aufschlag berechnen.
- Dieselben Zusatzstunden in zwei Monaten abrechnen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Rechnungsvorlage für Freelancer: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Zeilen der Vorlage (Monatliche Vergütung laut Dienstvertrag, Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs, Auslagen zum Selbstkostenpreis) und ändern Sie sie in die Arbeit dieses Monats. Ergänzen Sie dann Ihre Angaben, den Kunden, den Vertrag, den Zeitraum und eine noch nicht vergebene Nummer.
Was ist Arbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs?
Alles, was der Vertrag nicht als enthalten nennt. Berechnen Sie es nur, wenn der Kunde darum gebeten hat, und nennen Sie die Anfrage auf der Zeile.
Tragen Auslagen Umsatzsteuer?
Berechnen Sie sie zum Selbstkostenpreis und behandeln Sie die Steuer so, wie die Regeln es für diese Art von Auslage vorsehen. QuoteBill wendet einen Steuersatz auf das ganze Dokument an; eine anders besteuerte Auslage gehört auf eine eigene Rechnung.
Ich berechne keine Umsatzsteuer. Was nun?
Setzen Sie den Steuersatz auf 0 %. Welcher Hinweis dann auf die Rechnung gehört, steht im verlinkten Leitfaden zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Kann ich einen Monat im Voraus abrechnen?
Wenn der Vertrag das vorsieht, ja. Nennen Sie den Monat, für den die Vergütung gilt, und rechnen Sie Zusatzarbeit des Vormonats ab, wenn sie erledigt ist.
Wie lange bewahre ich diese Rechnungen auf?
So lange, wie die steuerlichen Regeln für Geschäftsunterlagen es verlangen. Speichern Sie jede Rechnung als PDF und legen Sie sie zum Vertrag.
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Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für Freelancer“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.