Gutschriftvorlage für Rechnungskorrekturen

Mindern oder stornieren Sie eine bereits ausgestellte Rechnung mit deren Nummer und dem Grund, statt das Original zu ändern.

Vorlagen nach Branche

  • Irrtümlich berechnete Stunden
  • Doppelt berechnete Auslagen
  • Korrektur des Stundensatzes

Leitfaden zur Erstellung

Eine Rechnungskorrektur (kaufmännische Gutschrift) mindert oder storniert eine bereits versendete Rechnung. Sie verweist auf diese Rechnung und nennt den Grund, sodass beide Buchführungen die Änderung zeigen, ohne dass das Original bearbeitet wird.

Leistungen und Positionen
Irrtümlich berechnete Stunden, Doppelt berechnete Auslagen, Korrektur des Stundensatzes: nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
Ursprüngliche Rechnung
Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Ausgleich
Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
Konkret abzustimmender Umfang
Nennen Sie die korrigierte Rechnungsposition, die irrtümlich berechneten Stunden oder Beträge und den Stundenzettel oder Auslagenbeleg, der den richtigen Wert zeigt.
  • Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
  • Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
  • Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.

  1. Rechnung und Grund bestimmen

    Beispiel: Suchen Sie für „Irrtümlich berechnete Stunden“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.

  2. Betroffene Positionen mindern

    Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Korrektur des Stundensatzes“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.

  3. Senden und ausgleichen

    Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.

Was auf dem Dokument stehen muss

Mit diesen Angaben lässt sich eine Gutschrift leichter freigeben und ablegen.

  • Eine eigene Nummer und das Ausstellungsdatum
  • Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung
  • Der Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung
  • Die korrigierten Positionen mit Menge und Betrag
  • Die zurückgenommene Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag der Korrektur
  • Der Ausgleich: Erstattung oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung
  • Eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung) nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und den Korrekturbetrag samt Umsatzsteuer. Die Bezeichnung „Gutschrift“ meint umsatzsteuerlich die Abrechnung durch den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.

Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates

Häufige Fragen

Gutschriftvorlage für Rechnungskorrekturen: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Positionen, die die Vorlage mitbringt – Irrtümlich berechnete Stunden, Doppelt berechnete Auslagen, Korrektur des Stundensatzes – und ersetzen Sie sie durch das tatsächlich Gelieferte. Prüfen Sie danach die Pflichtangaben oben, besonders die Dokumentnummer und die getrennt ausgewiesene Steuer.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Warum eine Rechnungskorrektur ausstellen, statt die Rechnung zu ändern?
Eine versendete Rechnung steht in den Büchern beider Seiten. Ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, der Nummer der ursprünglichen Rechnung und dem Grund mindert oder storniert sie, sodass beide Buchführungen nachvollziehbar bleiben.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Bearbeiten und PDF-Export sind mit einem Konto kostenlos, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Für PDF öffnen Sie die Vorlage und speichern über Drucken / PDF.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.