Rechnung für Foodtruck-Catering
Rechnung für Foodtruck-Catering: Paket je Gast, Anfahrt und Stromaggregat, Verlängerung und Einweggeschirr, mit bestätigter Gästezahl und Servicezeit.
Vorlagen nach Branche
- Cateringpaket, je Gast
- Anfahrt und Stromaggregat, pauschal
- Verlängerung, je Servicestunde
- Einweggeschirr und Besteck, je Gast
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Cateringpaket, je Gast“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Einweggeschirr und Besteck, je Gast“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Wenn ein Foodtruck eine Hochzeit, eine Firmenfeier oder ein privates Fest bewirtet, wird der Gastgeber auf eine von zwei Arten abgerechnet: mit einem Paket je Gast oder mit einem garantierten Mindestumsatz, auf den die eigenen Käufe der Gäste angerechnet werden. In beiden Fällen braucht die Rechnung Gästezahl, Servicezeit, Anfahrt und die Stromversorgung. Die Vorlage ist auf das Paketmodell ausgelegt und führt Anfahrt, Verlängerung und Einweggeschirr getrennt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Cateringpaket, je Gast, Anfahrt und Stromaggregat, pauschal, Verlängerung, je Servicestunde, Einweggeschirr und Besteck, je Gast: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Cateringpaket, je Gast
- Berechnen Sie die bis zur Frist bestätigte Gästezahl und nennen Sie die enthaltene Menüauswahl.
- Anfahrt und Stromaggregat, pauschal
- Halten Sie fest, ob der Truck mit eigenem Aggregat oder am Strom des Veranstaltungsorts lief, denn das ändert den Betrag.
- Verlängerung, je Servicestunde
- Notieren Sie, wann und von wem die Verlängerung gewünscht wurde, zum bei der Buchung vereinbarten Satz.
- Einweggeschirr und Besteck, je Gast
- Zählen Sie das Einweggeschirr je Gast und vermerken Sie, ob es kompostierbar ist, wenn der Ort das verlangt hat.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Berechnen Sie das Paket für die bestätigte Gästezahl, führen Sie Anfahrt und Strom in eigener Position und halten Sie die mit dem Gastgeber vereinbarte Servicezeit fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Cateringpaket, je Gast“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Anfahrt und Stromaggregat, pauschal“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Verlängerung, je Servicestunde“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Einweggeschirr und Besteck, je Gast“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Cateringpaket, je Gast | 120 × 14,00 € | 1.680,00 € |
| Anfahrt und Stromaggregat, pauschal | 1 × 180,00 € | 180,00 € |
| Verlängerung, je Servicestunde | 1 × 95,00 € | 95,00 € |
| Einweggeschirr und Besteck, je Gast | 120 × 0,60 € | 72,00 € |
| Zwischensumme | 2.027,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 385,13 € | |
| Gesamt | 2.412,13 € | |
Nettobetrag 2.027,00 €, Umsatzsteuer 385,13 €, zu zahlender Gesamtbetrag 2.412,13 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie rechne ich einen Mindestumsatz statt eines Pakets ab?
Erfassen Sie die Käufe der Gäste während des Services und berechnen Sie dem Gastgeber nur die Differenz bis zum vereinbarten Minimum, mit der Umsatzsumme in den Anmerkungen. Lag der Umsatz darüber, ist kein Ausgleich fällig.
Wer zahlt eine Standgebühr oder Platzmiete auf einem Fest?
Das hängt von der Absprache ab. Eine Standgebühr, die ein Veranstalter von Ihnen verlangt, sind Ihre eigenen Kosten; bittet ein privater Gastgeber Sie, eine Platzmiete für ihn zu zahlen, berechnen Sie sie zum Selbstkostenpreis in eigener Position.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 2.027,00 € netto 385,13 €, zusammen 2.412,13 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
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