Rechnung für Fuhrpark-Fahrzeugwäsche
Rechnung für Fuhrpark-Fahrzeugwäsche: ein Monat Wäschen nach Fahrzeugklasse, Innenreinigung und Zuschläge, belegt durch ein Protokoll der Kennzeichen.
Vorlagen nach Branche
- Außenwäsche, Kleintransporter
- Außenwäsche, Kastenwagen 3,5 t
- Innenreinigung, nur Fahrerhaus
- Zuschlag für Wäsche außerhalb der vereinbarten Zeiten
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Außenwäsche, Kleintransporter“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Zuschlag für Wäsche außerhalb der vereinbarten Zeiten“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Die Wäsche für den Fuhrpark eines Unternehmens ist ein laufendes Konto, keine Folge einzelner Verkäufe. Fahrer kommen über den Monat verteilt, und der Fuhrparkleiter erhält am Ende eine Rechnung. Diese Vorlage summiert die Wäschen nach Fahrzeugklasse, weil ein Kastenwagen mehr Aufwand macht als ein Kleinwagen, ergänzt Innenreinigungen und Zuschläge außerhalb der Zeiten und verweist auf ein Waschprotokoll mit Kennzeichen und Datum. Dieses Protokoll gleicht der Fuhrparkleiter mit seinen Unterlagen ab, bevor er zahlt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Außenwäsche, Kleintransporter, Außenwäsche, Kastenwagen 3,5 t, Innenreinigung, nur Fahrerhaus, Zuschlag für Wäsche außerhalb der vereinbarten Zeiten: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Außenwäsche, Kleintransporter
- Legen Sie die Fahrzeugklassen wie in Ihrer Preisliste fest und zählen Sie die Wäschen je Klasse aus dem Protokoll, nicht aus dem Gedächtnis.
- Außenwäsche, Kastenwagen 3,5 t
- Führen Sie größere Transporter in eigener Zeile; ein gemischter Fuhrpark zu einem Preis ist das Erste, wonach ein Fuhrparkleiter fragt.
- Innenreinigung, nur Fahrerhaus
- Sagen Sie, was die Innenreinigung umfasst, nur das Fahrerhaus oder auch den Laderaum, damit die Fahrer wissen, woran sie sind.
- Zuschlag für Wäsche außerhalb der vereinbarten Zeiten
- Nennen Sie die Zeiten, für die der Zuschlag galt, etwa vor 7 Uhr, und welche Wäschen es betraf.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Berechnen Sie jede Fahrzeugklasse gesondert, führen Sie ein Waschprotokoll mit Kennzeichen und Datum und nennen Sie Bestellnummer oder Kostenstelle des Fuhrparkkunden.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Außenwäsche, Kleintransporter“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Außenwäsche, Kastenwagen 3,5 t“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Innenreinigung, nur Fahrerhaus“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Zuschlag für Wäsche außerhalb der vereinbarten Zeiten“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Außenwäsche, Kleintransporter | 22 × 12,00 € | 264,00 € |
| Außenwäsche, Kastenwagen 3,5 t | 14 × 16,00 € | 224,00 € |
| Innenreinigung, nur Fahrerhaus | 6 × 18,00 € | 108,00 € |
| Zuschlag für Wäsche außerhalb der vereinbarten Zeiten | 3 × 5,00 € | 15,00 € |
| Zwischensumme | 611,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 116,09 € | |
| Gesamt | 727,09 € | |
Nettobetrag 611,00 €, Umsatzsteuer 116,09 €, zu zahlender Gesamtbetrag 727,09 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Führe ich jede Wäsche einzeln auf oder nur Summen je Fahrzeugklasse?
Summen je Klasse auf der Rechnung, das Waschprotokoll beigelegt oder benannt. Mit dem Protokoll ordnet der Fuhrparkleiter jede Wäsche einem Fahrzeug zu, ohne dass die Rechnung überladen wird.
Ein Transporter wurde an einem Tag zweimal gewaschen: Berechne ich beides?
Ja, wenn der Fahrer beides verlangt hat; das Protokoll zeigt dann zwei Uhrzeiten. War die zweite eine Nachbesserung, lassen Sie sie weg und schreiben das dazu.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 611,00 € netto 116,09 €, zusammen 727,09 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Fuhrpark-Fahrzeugwäsche“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.