Rechnung für Fahrstunden
Rechnung für Fahrstunden als Vorlage: Stunden mit Datum, Sonderfahrten, Probeprüfung, Fahrzeug am Prüfungstag und Ausfälle nach Ihrer Absageregel.
Vorlagen nach Branche
- Fahrstunde, je 60 Minuten
- Sonderfahrt Autobahn, 2 Stunden
- Probeprüfung mit schriftlicher Rückmeldung
- Fahrzeug am Prüfungstag mit Aufwärmfahrt
- Ausfall ohne Absage 24 Stunden vorher
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Fahrstunde, je 60 Minuten“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Ausfall ohne Absage 24 Stunden vorher“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie durchgeführte Einheiten und Anwesenheit und übergeben Sie die vereinbarten Unterlagen und Rückmeldungen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Die Rechnung eines Fahrlehrers geht oft an die Eltern statt an den Fahrschüler und muss zeigen, was genommen und was vorher vereinbart wurde. Stunden werden einzeln oder als vorausbezahltes Paket gebucht, Sonderfahrten auf der Autobahn kosten mehr, und am Prüfungstag wird das Fahrzeug selbst gebraucht. Die Vorlage führt das in getrennten Positionen und lässt die Anmerkungen für Termine, Reststunden eines Pakets und die Absageregel.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Fahrstunde, je 60 Minuten, Sonderfahrt Autobahn, 2 Stunden, Probeprüfung mit schriftlicher Rückmeldung, Fahrzeug am Prüfungstag mit Aufwärmfahrt, Ausfall ohne Absage 24 Stunden vorher: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Fahrstunde, je 60 Minuten
- Nennen Sie Datum und Dauer der berechneten Stunden, damit Fahrschüler oder Eltern sie mit dem Kalender abgleichen können.
- Sonderfahrt Autobahn, 2 Stunden
- Führen Sie längere oder Sonderfahrten in eigener Position statt als Mehrstunden, denn der Satz ist oft ein anderer.
- Probeprüfung mit schriftlicher Rückmeldung
- Beschreiben Sie, was die Probeprüfung geprüft hat und wann die schriftliche Rückmeldung verschickt wurde.
- Fahrzeug am Prüfungstag mit Aufwärmfahrt
- Halten Sie fest, was der Betrag für den Prüfungstag umfasst, etwa die Aufwärmfahrt und das Fahrzeug während der Prüfung.
- Ausfall ohne Absage 24 Stunden vorher
- Berechnen Sie einen Ausfall nur nach der Absageregel, der der Fahrschüler zugestimmt hat, und nennen Sie das Datum.
- Teilnehmende und Einheiten
- Halten Sie Zielgruppe, Teilnehmerzahl, Dauer je Einheit und den Schulungszeitraum fest.
- Unterlagen und Bewertung
- Legen Sie Unterlagen, Übungs- und Prüfungsumfang, die Form der Rückmeldung und die Abgabefristen fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Datum und Dauer jeder Stunde, berechnen Sie Sonderfahrten zu ihrem eigenen Satz und einen Ausfall nur nach der vorher vereinbarten Absageregel.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Fahrstunde, je 60 Minuten“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Sonderfahrt Autobahn, 2 Stunden“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Probeprüfung mit schriftlicher Rückmeldung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Fahrzeug am Prüfungstag mit Aufwärmfahrt“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Ausfall ohne Absage 24 Stunden vorher“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Vereinbaren Sie den Umgang mit Fehlzeiten, Terminverschiebungen und Nachholeinheiten.
- Klären Sie, ob Lernmaterial, Technik, Räume und Aufzeichnungen enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: der letzte Monat vor der Prüfung
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Fahrlehrer berechnet sechs Fahrstunden, eine Autobahnfahrt, eine Probeprüfung, das Fahrzeug mit Aufwärmfahrt am Prüfungstag und einen unentschuldigten Ausfall.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Fahrstunde, je 60 Minuten | 6 × 42,00 € | 252,00 € |
| Sonderfahrt Autobahn, 2 Stunden | 1 × 95,00 € | 95,00 € |
| Probeprüfung mit schriftlicher Rückmeldung | 1 × 60,00 € | 60,00 € |
| Fahrzeug am Prüfungstag mit Aufwärmfahrt | 1 × 120,00 € | 120,00 € |
| Ausfall ohne Absage 24 Stunden vorher | 1 × 42,00 € | 42,00 € |
| Zwischensumme | 569,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 108,11 € | |
| Gesamt | 677,11 € | |
Die Positionen ergeben 569,00 €; mit 108,11 € Umsatzsteuer zu 19 % beträgt die Rechnung 677,11 €. Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, setzen Sie den Satz auf null, dann entspricht die Summe den Positionen.
Fehler in Rechnungen für Fahrstunden
- Termine weglassen, sodass die Eltern die Rechnung nicht mit dem Kalender abgleichen können.
- Paketstunden und Einzelstunden in denselben Positionen mischen.
- Einen Ausfall ohne vorher vereinbarte Absageregel berechnen.
- Eine Autobahnfahrt als Mehrstunden zum normalen Satz abrechnen und die Differenz später erklären.
- Nicht angeben, wie viele vorausbezahlte Stunden noch übrig sind.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie berechne ich eine Stunde, die ohne Absage ausgefallen ist?
Nur wenn Ihre Bedingungen das vor der Buchung vorsahen. Nennen Sie in der Position Datum, die Absagezeit des Fahrschülers und die angewandte Regel, damit der Betrag nicht wie eine nie gefahrene Stunde aussieht.
An wen richte ich die Rechnung, wenn die Eltern zahlen?
An die Person, die die Zahlung zugesagt hat, meist ein Elternteil, und nennen Sie den Fahrschüler in jeder Position oder in den Anmerkungen. So bleibt alles klar, wenn mehrere Kinder einer Familie Stunden nehmen.
Wie behalte ich die Reststunden eines Pakets im Blick?
Vermerken Sie, wie viele Stunden das Paket hatte, wie viele bisher gefahren wurden und wie viele bleiben. Ist das Paket aufgebraucht, beginnt die nächste Rechnung wieder mit Einzelstunden.
Gehört die amtliche Prüfungsgebühr auf meine Rechnung?
Nur wenn Sie sie für den Fahrschüler ausgelegt haben. Dann steht sie zum Selbstkostenpreis in eigener Position als durchlaufender Posten; wie solche Beträge steuerlich behandelt werden, prüfen Sie für Ihren Standort.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Fahrstunden“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.