Quittungsvorlage für Unterrichtsgebühren
Quittungsvorlage für Unterrichtsgebühren in Musik-, Sport- oder Nachhilfeunterricht: Monatsgebühr, Materialgeld und Vorspiel, mit Schüler und Monat.
Vorlagen nach Branche
- Monatliche Unterrichtsgebühr
- Materialgeld
- Gebühr für das Vorspiel
Quittung für Unterrichtsgebühren schreiben
Beispielhafter Ablauf
Monat eintragen
Beginnen Sie mit „Monatliche Unterrichtsgebühr“: Monat, Zahl der Stunden und Monatsgebühr.
Extras ergänzen
Ergänzen Sie Material und andere einmalige Kosten bis „Gebühr für das Vorspiel“, nur in dem Monat, in dem die Eltern sie zahlen.
Übergeben
Geben Sie den Eltern die Quittung, wenn die Gebühr bezahlt ist, und legen Sie die Kopie zu den Unterlagen des Schülers.
Musiklehrer, Sporttrainer und kleine Nachhilfeschulen stellen diese Quittung jeden Monat aus, meist für Eltern, die für ihr Kind zahlen. Neben Monat und Zahl der Stunden wollen Eltern sehen, dass die regelmäßige Gebühr gleich bleibt und Einmalkosten wie Bücher oder ein Vorspiel daneben stehen. Diese Gleichmäßigkeit lässt Eltern auf einen Blick erkennen, ob sich etwas geändert hat, und erspart Ihnen Fragen beim Abholen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Monatliche Unterrichtsgebühr, Materialgeld, Gebühr für das Vorspiel: Führen Sie die Stunden des Monats auf einer Zeile mit ihrer Zahl, Material und eine Gebühr für ein Vorspiel oder eine Prüfung auf eigenen Zeilen.
- Monatliche Unterrichtsgebühr
- Schreiben Sie die Zahl der Stunden im Monat neben die Gebühr, etwa vier wöchentliche Stunden, denn Monate mit fünf Unterrichtstagen werfen Fragen auf.
- Materialgeld
- Nennen Sie Buch oder Set, damit Eltern, die es schon anderswo gekauft haben, das vor der Berechnung sagen können.
- Gebühr für das Vorspiel
- Schreiben Sie, wofür die Gebühr ist, etwa Saalmiete und Begleitung, und das Datum des Vorspiels.
- Schüler und Zahler
- Nennen Sie den Namen des Schülers und den des Elternteils, der gezahlt hat, wie auf der Anmeldung, und die Gruppe oder Stufe.
- Monat und Stunden
- Schreiben Sie den Monat, für den die Gebühr gilt, und wie viele Stunden er umfasst, und vermerken Sie eine Nachholstunde für eine ausgefallene.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie den Namen des Schülers, den Monat und die Zahl der Stunden und wie eine ausgefallene Stunde nachgeholt wird; Material und Vorspiel stehen getrennt von den Stunden.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Monatliche Unterrichtsgebühr“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Materialgeld“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Gebühr für das Vorspiel“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
3 weitere anzeigen
- Nummerieren Sie die Quittungen für die Schule oder das Studio in einer Reihe und behalten Sie für jeden Schüler eine Kopie.
- Führen Sie einmalige Kosten (Material, Vorspiel, Prüfung) auf eigenen Zeilen, damit die Monatsgebühr von Monat zu Monat gleich bleibt.
- Zeigen Sie einen Geschwisterrabatt oder einen Monat mit weniger Stunden als eigene Zeile oder Vermerk, nicht versteckt in einer niedrigeren Gebühr.
Beispiel: ein Monat Unterricht
Die Zahlen sind ein Beispiel. Eltern zahlen einen Monat wöchentlichen Unterricht, das neue Heft für das Halbjahr und einen Anteil am Frühjahrsvorspiel.
- Zeilen: Monatsgebühr, Materialgeld und Gebühr für das Vorspiel, je eine Zeile.
- Zahlung: Die Eltern haben in der ersten Stunde des Monats 145,00 € gezahlt.
- Rest: Für den Monat ist nichts offen, der Restbetrag ist 0,00 €.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Monatliche Unterrichtsgebühr | 1 × 80,00 € | 80,00 € |
| Materialgeld | 1 × 15,00 € | 15,00 € |
| Gebühr für das Vorspiel | 1 × 50,00 € | 50,00 € |
| Rechnungssumme | 145,00 € | |
| Erhalten | 145,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Die Zeilen ergeben 145,00 €. Gezahlt wurden 145,00 €, offen bleibt 0,00 €. Die Quittung des nächsten Monats zeigt nur die Monatsgebühr, wenn kein weiteres Extra anfällt.
- Schreiben Sie den Monat aus („Mai 2026“), nicht nur das Zahlungsdatum: Manche Eltern zahlen schon Ende des Vormonats.
- Unterrichten Sie bei der Familie zu Hause, setzen Sie die Anfahrt auf eine eigene Zeile, statt die Gebühr zu erhöhen.
- Legen Sie die Quittungen jedes Schülers nach Datum ab, damit sich Fragen zu früheren Monaten aus den Kopien beantworten lassen.
Typische Fehler bei der Quittung für Unterrichtsgebühren
- Das Zahlungsdatum schreiben, aber nicht den Monat, für den die Stunden sind.
- Material oder Vorspiel in die Monatsgebühr einrechnen.
- Die Quittung auf das Kind ausstellen, obwohl die Eltern gezahlt haben.
- Eine Nachholstunde nicht vermerken, sodass die Stundenzahl des nächsten Monats strittig wird.
- Zwei Geschwister mit einer Summe und ohne eigene Zeilen quittieren.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Quittungsvorlage für Unterrichtsgebühren: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Zeilen der Vorlage (Monatliche Unterrichtsgebühr, Materialgeld, Gebühr für das Vorspiel) und ändern Sie sie in das, was dieser Schüler diesen Monat gezahlt hat. Ergänzen Sie dann den Namen der Schule, Schüler und Zahler, den Monat und eine noch nicht vergebene Quittungsnummer.
Auf wen stelle ich die Quittung aus?
Auf die Person, die gezahlt hat, meist ein Elternteil, mit dem Namen des Schülers auf einer eigenen Zeile. Verwenden Sie die Namen von der Anmeldung.
Ein Schüler hat eine Stunde verpasst. Ändert sich die Gebühr?
Das hängt von Ihren Bedingungen ab. Wird die Stunde nachgeholt, bleibt die Gebühr, und Sie vermerken den Nachholtermin; wird erstattet, steht die Erstattung auf einer eigenen Zeile.
Kann ich eine Quittung für Geschwister ausstellen?
Ja, mit einer Zeile je Kind, damit Gebühr und Geschwisterrabatt jedes Kindes sichtbar sind.
Gehört die Gebühr für das Vorspiel auf dieselbe Quittung?
Sie kann, auf einer eigenen Zeile in dem Monat, in dem sie gezahlt wird. Getrennt von der Monatsgebühr sehen die Eltern, was regelmäßig ist und was nicht.
Kann ich Quittungen per E-Mail schicken?
Ja. Speichern Sie die Quittung über den Druckdialog als PDF und schicken Sie sie den Eltern; benennen Sie die Datei nach Schüler und Monat.
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Lesen Sie zu „Quittungsvorlage für Unterrichtsgebühren“ auch: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung und Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann?. Zum Prüfen von Summe und Steuer: MwSt.- und GST-Rechner.