Bestellung Unterrichtsmaterial Vorlage
Bestellvorlage für Unterrichtsmaterial: Hefte, Marker, Tonkarton und Farben nach Packungsgröße, mit Haushaltstitel, Freigabe und Lieferung vor Schuljahrsbeginn.
Vorlagen nach Branche
- Schulhefte A4, 64 Seiten, Pakete à 50
- Whiteboard-Marker, sortiert, Schachteln à 12
- Tonkarton A3, farbig, Pakete à 100
- Wasserfarbkästen, Klassensatz für 30
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Mit dem Angebot abgleichen
Beispiel: Übernehmen Sie „Schulhefte A4, 64 Seiten, Pakete à 50“ aus dem Angebot des Lieferanten und übertragen Sie Menge, Einzelpreis und Spezifikation genau.
Freigeben und senden
Bestätigen Sie Liefertermin und Lieferanschrift für jede Position, auch für „Wasserfarbkästen, Klassensatz für 30“, unterschreiben Sie die Freigabezeile und senden Sie die Bestellung ab.
Wareneingang und Abgleich
Prüfen Sie die Ware bei Eingang gegen die Bestellung und gleichen Sie die Rechnung des Lieferanten vor der Zahlung mit der Bestellnummer ab.
Eine Schule kauft in zwei Rhythmen: eine große Bestellung vor Schuljahrsbeginn und kleine Nachbestellungen dazwischen. Das Geld kommt aus Budgets der Fachbereiche, die Bestellung muss also sagen, an welchem Topf sie hängt und wer sie freigegeben hat. Die Vorlage führt die üblichen Verbrauchsmaterialien nach Packungsgröße auf, hat Platz für den Haushaltstitel und verlangt Lieferung ins Klassenlager vor der ersten Stunde, nicht ins Sekretariat am letzten Ferientag.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Schulhefte A4, 64 Seiten, Pakete à 50, Whiteboard-Marker, sortiert, Schachteln à 12, Tonkarton A3, farbig, Pakete à 100, Wasserfarbkästen, Klassensatz für 30: Geben Sie für jede Position Menge, Einheit und vereinbarten Preis so an, wie der Lieferant sie angeboten hat.
- Schulhefte A4, 64 Seiten, Pakete à 50
- Geben Sie die Lineatur (kariert, liniert oder blanko) und die Umschlagfarbe je Klasse an; ein A4-Heft mit der falschen Lineatur ist für den Matheunterricht, für den es gekauft wurde, unbrauchbar.
- Whiteboard-Marker, sortiert, Schachteln à 12
- Bitten Sie um Schwarz, Blau, Rot und Grün im Verhältnis, das die Lehrkräfte nutzen; eine Zwölferschachtel, die zur Hälfte gelb ist, wird größtenteils weggeworfen.
- Tonkarton A3, farbig, Pakete à 100
- Nennen Sie das Gewicht in Gramm und die Farbmischung; dünner Karton wellt sich unter Kleber, und ein gemischtes 100er-Paket enthält mitunter nur zwei Farbtöne.
- Wasserfarbkästen, Klassensatz für 30
- Ein Klassensatz heißt ein Kasten je Kind oder je Tisch; schreiben Sie, welches, und prüfen Sie die Altersangabe selbst auf dem Etikett, statt sich auf den Produktnamen zu verlassen.
- Lieferant und Angebot
- Nennen Sie den Lieferanten und die Nummer des Angebots, das diese Bestellung annimmt, damit sich jeder Preis dem Angebot zuordnen lässt.
- Lieferung
- Geben Sie Liefertermin, Lieferanschrift, Versandart und den Empfänger der Ware an.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Fachbereich oder Klasse, den Haushaltstitel, die freigebende Person und den Tag, bis zu dem die Ware im Haus sein muss.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Schulhefte A4, 64 Seiten, Pakete à 50“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Sind Liefertermin und Empfänger für „Whiteboard-Marker, sortiert, Schachteln à 12“ vereinbart?
- Hat die budgetverantwortliche Person die Ausgabe für „Tonkarton A3, farbig, Pakete à 100“ freigegeben?
4 weitere anzeigen
- Entspricht „Wasserfarbkästen, Klassensatz für 30“ dem Angebot des Lieferanten in Ausführung, Menge und Preis?
- Prüfen Sie die Angebotsnummer des Lieferanten, Liefertermin und Lieferanschrift sowie, wer die Bestellung freigegeben hat.
- Prüfen Sie, ob Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position dem Angebot des Lieferanten entsprechen.
- Vergeben Sie eine eigene Bestellnummer, damit der Lieferant sie auf Lieferschein und Rechnung angeben kann.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Schulhefte A4, 64 Seiten, Pakete à 50 | 30 × 14,00 € | 420,00 € |
| Whiteboard-Marker, sortiert, Schachteln à 12 | 20 × 6,50 € | 130,00 € |
| Tonkarton A3, farbig, Pakete à 100 | 12 × 9,00 € | 108,00 € |
| Wasserfarbkästen, Klassensatz für 30 | 6 × 38,00 € | 228,00 € |
| Zwischensumme | 886,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 168,34 € | |
| Gesamt | 1.054,34 € | |
Bestellwert 886,00 €, Umsatzsteuer 168,34 €, Bestellsumme 1.054,34 €.
- Zugrunde liegendes Angebot: Q-SCH-0914.
- Liefertermin: 10 Tage nach dem Bestelldatum.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Bestellung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens als Besteller
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Bestellnummer und Bestelldatum
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Liefertermin, Lieferanschrift und Versandart
- Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag, Steuer getrennt ausgewiesen
- Wer die Bestellung freigegeben hat
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Darf ich dieselbe Bestellung an zwei Lieferanten schicken, um Preise zu vergleichen?
Vergleichen Sie beim Angebot und bestellen Sie nur bei einem. Dieselbe Bestellung an zwei Firmen bindet die Schule doppelt, und die zweite Lieferung kommt womöglich ohne Budget an.
Wie regle ich die Lieferung in den Schulferien?
Nennen Sie einen Tag und eine Person, die vor Ort ist, dazu den Eingang und die Öffnungszeiten des Lagers. Findet der Fahrer die Schule geschlossen, nimmt er die Ladung wieder mit, und die zweite Anfahrt belastet Ihr Budget.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 886,00 € netto 168,34 €, zusammen 1.054,34 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist eine Bestellung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Mit der Bestellung fordert der Käufer Waren oder Leistungen zu vereinbarten Preisen an; mit der Rechnung fordert der Lieferant die Zahlung. Geben Sie die Bestellnummer auf der Rechnung an, damit sich beide abgleichen lassen.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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Lesen Sie zu „Bestellung Unterrichtsmaterial Vorlage“ auch: Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann? und Angebot schreiben: Aufbau, Beispiel Webdesign und Checkliste. Wenn die Ware ankommt, gleichen Sie sie hiermit ab: Lieferscheinvorlage.