Honorarrechnung für Dozenten und Referenten
Honorarrechnung für Dozenten und Referenten: Seminarhonorar, Erstellung der Kursunterlagen und Reisekosten auf eigenen Zeilen, mit Datum und Thema.
Vorlagen nach Branche
- Seminar, halbtags
- Erstellung der Kursunterlagen
- Reisekosten
Honorarrechnung für Dozenten und Referenten schreiben
Beispielhafter Ablauf
Veranstaltung abrechnen
Beginnen Sie mit „Seminar, halbtags“: Titel, Datum, Dauer und vereinbartes Honorar.
Unterlagen und Reise ergänzen
Ergänzen Sie Unterlagen und Auslagen bis „Reisekosten“, die Reise zum Selbstkostenpreis, und heben Sie die Fahrkarten für den Veranstalter auf.
Senden und abgleichen
Schicken Sie die Rechnung bald nach der Veranstaltung und gleichen Sie den Zahlungseingang mit der Rechnungsnummer ab.
Trainer, Gastdozenten und Referenten schicken diese Rechnung an den Veranstalter, der sie gebucht hat: die Weiterbildung eines Unternehmens, eine Hochschule, eine Behörde oder eine Tagung. Dort prüft die Buchhaltung die Rechnung gegen die Buchung, also sollten Titel, Datum und Buchungsnummer mit den Unterlagen des Veranstalters übereinstimmen. Wird der Vortrag aufgezeichnet und veröffentlicht oder braucht der Veranstalter persönliche Angaben für eigene Meldungen, regeln Sie das getrennt vom Honorar.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Seminar, halbtags, Erstellung der Kursunterlagen, Reisekosten: Rechnen Sie das Seminar zum vereinbarten Honorar ab, die Erstellung der Unterlagen auf einer eigenen Zeile und die Reisekosten zum Selbstkostenpreis auf einer weiteren.
- Seminar, halbtags
- Schreiben Sie Titel, Datum und Uhrzeit genau wie im Programm des Veranstalters; danach prüft dessen Buchhaltung.
- Erstellung der Kursunterlagen
- Berechnen Sie die Vorbereitung nur, wenn sie vereinbart war, und nennen Sie, was entstand, etwa 40 Folien und ein gedrucktes Handout.
- Reisekosten
- Tragen Sie den tatsächlichen Fahrpreis oder die Kilometer ein und legen Sie die Belege bei; Veranstalter erstatten oft nur die vereinbarte Wagenklasse.
- Veranstaltung, Datum und Teilnehmer
- Nennen Sie Titel des Seminars oder Vortrags, Datum und Dauer, Ort oder Plattform und die Teilnehmergruppe, wie in der Buchung des Veranstalters.
- Honorar, Unterlagen und Auslagen
- Führen Sie Honorar, die Erstellung von Handouts oder Folien und Reise- oder Übernachtungskosten auf getrennten Zeilen und sagen Sie, ob Auslagen zum Selbstkostenpreis berechnet werden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Datum, Dauer und Thema des Vortrags und das Publikum und führen Sie Unterlagen und Reisekosten getrennt vom Honorar.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Seminar, halbtags“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Erstellung der Kursunterlagen“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Reisekosten“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Nennen Sie die Buchungs- oder Bestellnummer des Veranstalters, die viele Buchhaltungen vor der Zahlung verlangen.
- Fragen Sie, ob der Veranstalter Steuern vom Honorar einbehält, und halten Sie Honorar und Steuerzeile getrennt, damit er es berechnen kann.
- Ordnen Sie die erbrachte Leistung dem Datum der Veranstaltung zu und nennen Sie dann Zahlungsziel und bereits erhaltene Zahlungen.
Beispiel: ein halbtägiges Seminar
Die Zahlen sind ein Beispiel, mit dem Steuersatz 19 %. Eine Trainerin rechnet ein halbtägiges Seminar, die Erstellung der Kursunterlagen und die Bahnfahrt zum Veranstaltungsort ab.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Seminar, halbtags | 1 × 500,00 € | 500,00 € |
| Erstellung der Kursunterlagen | 1 × 200,00 € | 200,00 € |
| Reisekosten | 1 × 36,00 € | 36,00 € |
| Zwischensumme | 736,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 139,84 € | |
| Gesamt | 875,84 € | |
Honorar, Unterlagen und Reise ergeben 736,00 € netto; die Steuer von 19 % beträgt 139,84 €; der Veranstalter zahlt 875,84 €. Fällt für Ihre Leistung keine Umsatzsteuer an, setzen Sie den Satz auf 0 %.
Typische Fehler bei der Honorarrechnung
- „Seminar, 1“ ohne Datum, Titel oder Teilnehmer abrechnen.
- Reisekosten ins Honorar einrechnen, sodass der Veranstalter sie nicht gegen Fahrkarten prüfen kann.
- Die Buchungsnummer des Veranstalters weglassen.
- Vorbereitung berechnen, die nicht vereinbart war.
- Die Rechnung Wochen nach der Veranstaltung schicken, wenn das Budget abgeschlossen ist.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Honorarrechnung für Dozenten und Referenten: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Zeilen der Vorlage (Seminar, halbtags, Erstellung der Kursunterlagen, Reisekosten) und ändern Sie sie in die Veranstaltung, die Sie gehalten haben. Ergänzen Sie dann Veranstalter, Buchungsnummer, Datum und eine noch nicht vergebene Nummer.
Gehören Reisekosten auf eine eigene Zeile?
Ja. Veranstalter behandeln Auslagen oft anders als Honorare, und eine eigene Zeile zum Selbstkostenpreis lässt sich gegen die Fahrkarten prüfen.
Der Veranstalter behält Steuern vom Honorar ein. Was steht auf der Rechnung?
Berechnen Sie Honorar und Steuerzeile wie vereinbart und überlassen Sie den Einbehalt dem Veranstalter, der die für ihn geltende Regel kennt. Den Betrag, den Sie erwarten, können Sie vermerken.
Wie rechne ich einen ganztägigen Workshop ab?
Mit einer Zeile für den Tag zum vereinbarten Satz oder mit zwei halben Tagen, wenn Sie so angeboten haben. Vorbereitung kommt nur hinzu, wenn sie vereinbart war.
Kann ich vor der Veranstaltung abrechnen?
Wenn der Veranstalter darum bittet, ja; nennen Sie aber das Datum der Veranstaltung. Die meisten zahlen danach gegen eine Rechnung, die sie nennt.
Und wenn die Veranstaltung abgesagt wird?
Berechnen Sie nur, was Ihre Buchungsbedingungen erlauben, etwa ein Ausfallhonorar oder schon entstandene Kosten, und benennen Sie es so auf der Rechnung.
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Lesen Sie zu „Honorarrechnung für Dozenten und Referenten“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.