Rechnung für Kinderbetreuung
Rechnung für Kinderbetreuung: monatliche Betreuungsgebühr, Verpflegung und erweiterte Betreuungszeiten. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Branche
- Monatliche Betreuungsgebühr
- Verpflegung
- Erweiterte Betreuungszeiten
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Monatliche Betreuungsgebühr“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Erweiterte Betreuungszeiten“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie durchgeführte Einheiten und Anwesenheit und übergeben Sie die vereinbarten Unterlagen und Rückmeldungen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eltern zahlen die Betreuung oft im Voraus für den Monat, während Essen und Randzeiten erst feststehen, wenn der Monat vorbei ist. Diese Rechnung trennt beides: die feste Monatsgebühr, das Essen nach tatsächlich anwesenden Tagen und die verlängerte Betreuung, wie sie genutzt wurde. Übernimmt ein Zuschuss oder der Arbeitgeber einen Teil, zeigen Sie das, damit Eltern den Restbetrag sehen, und stellen Sie auch bei Geschwistern je Kind eine eigene Rechnung aus.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Monatliche Betreuungsgebühr, Verpflegung, Erweiterte Betreuungszeiten: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Monatliche Betreuungsgebühr
- Nennen Sie Kind, Monat und vereinbarten Umfang, etwa fünf Ganztage pro Woche, und behalten Sie die Gebühr in kurzen Monaten bei, sofern Ihre Bedingungen nichts anderes sagen.
- Verpflegung
- Multiplizieren Sie den Tagessatz für Essen mit den tatsächlichen Anwesenheitstagen oder geben Sie an, dass Verpflegung pauschal je Monat berechnet wird.
- Erweiterte Betreuungszeiten
- Führen Sie frühe Bringzeiten und späte Abholungen mit Datum und Uhrzeit aus der Anwesenheitsliste auf, gerundet wie in Ihren Bedingungen festgelegt.
- Teilnehmende und Einheiten
- Halten Sie Zielgruppe, Teilnehmerzahl, Dauer je Einheit und den Schulungszeitraum fest.
- Unterlagen und Bewertung
- Legen Sie Unterlagen, Übungs- und Prüfungsumfang, die Form der Rückmeldung und die Abgabefristen fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Weisen Sie Abrechnungsmonat und Betreuungstage, die genutzten Randzeiten und den nach Abzug der Förderung zu zahlenden Betrag getrennt aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Monatliche Betreuungsgebühr“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Verpflegung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Erweiterte Betreuungszeiten“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Vereinbaren Sie den Umgang mit Fehlzeiten, Terminverschiebungen und Nachholeinheiten.
- Klären Sie, ob Lernmaterial, Technik, Räume und Aufzeichnungen enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Monatliche Betreuungsgebühr | 3 × 450,00 € | 1.350,00 € |
| Verpflegung | 2 × 120,00 € | 240,00 € |
| Erweiterte Betreuungszeiten | 4 × 180,00 € | 720,00 € |
| Zwischensumme | 2.310,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 438,90 € | |
| Gesamt | 2.748,90 € | |
Nettobetrag 2.310,00 €, Umsatzsteuer 438,90 €, zu zahlender Gesamtbetrag 2.748,90 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
§ 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie zeige ich einen Zuschuss oder Gutschein auf der Rechnung?
Lassen Sie die volle Gebühr in ihrer Zeile und nennen Sie in den Anmerkungen den Betrag, den das Förderprogramm für diesen Monat übernimmt, sowie den Rest, den die Eltern zahlen. Mit Programmname und Monat sehen Eltern Gesamtbetrag, Zuschuss und Eigenanteil auf einen Blick.
Brauchen Eltern eine Jahresübersicht für Steuer oder Arbeitgeber?
Manche ja. Nummerieren Sie jede Monatsrechnung, adressieren Sie sie an den zahlenden Elternteil und fassen Sie am Jahresende Rechnungsnummern und gezahlte Beträge in einer Übersicht zusammen. Ob die Kosten absetzbar sind, prüfen die Eltern selbst.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 2.310,00 € netto 438,90 €, zusammen 2.748,90 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Kinderbetreuung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.