Rechnungsvorlage für Auftragnehmer
Handwerkerrechnung für Lohn, Material und freigegebene Nachträge. Mengen und Preise anpassen, Steuersatz prüfen und als PDF exportieren.
Vorlagen nach Branche
- Lohnarbeiten auf der Baustelle
- Baumaterial
- Nachtragsleistung
Bauleistungen abrechnen: Lohn, Material und Nachträge
Beispielhafter Ablauf
Lohn berechnen
Beginnen Sie mit „Lohnarbeiten auf der Baustelle“: Daten, Stunden und Satz je Mitarbeiter oder Gewerk, mit der Vertragsnummer.
Material und Änderungen ergänzen
Fügen Sie das Material und dann die Nachträge bis „Nachtragsleistung“ hinzu, jeden mit seinem Freigabedatum.
Senden und abgleichen
Schicken Sie die Rechnung an die Person, die Baurechnungen freigibt, und gleichen Sie den Zahlungseingang mit der Rechnungsnummer ab.
Ob Sie als Nachunternehmer einem Generalunternehmer Rechnung stellen oder als kleiner Handwerksbetrieb einem Hausbesitzer: Die Rechnung wird gegen den Vertrag geprüft, der vor Arbeitsbeginn vereinbart wurde. Diese Vorlage ist für Arbeiten nach Aufwand mit Material gedacht und für die Schlussrechnung eines Pauschalauftrags, zu dem Nachträge hinzukamen. Für Teilzahlungen bei einem größeren Bauvertrag passt die Abschlagsrechnung besser, weil sie einen Anteil der Auftragssumme statt Stunden abrechnet.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Lohnarbeiten auf der Baustelle, Baumaterial, Nachtragsleistung: Rechnen Sie Lohn nach Stunden und Satz ab, Material zum Einkaufspreis oder mit dem vereinbarten Aufschlag und jeden Nachtrag auf einer Zeile, die seine Freigabe nennt.
- Lohnarbeiten auf der Baustelle
- Trennen Sie den Lohn nach Gewerk oder Kolonne, wenn die Sätze verschieden sind, etwa Elektriker- und Helferstunden, statt einen Mischsatz zu bilden.
- Baumaterial
- Fassen Sie Kleinmaterial je Anlieferung zusammen und geben Sie wichtigen Posten wie Holz, Schränken oder Armaturen eigene Zeilen.
- Nachtragsleistung
- Nennen Sie Nachtragsnummer und Kurzbeschreibung, etwa „NT 3 zusätzliche Steckdosen Küche“, damit die Zeile zum unterschriebenen Nachtrag passt.
- Vertrag und Baustelle
- Nennen Sie Vertrags- oder Auftragsnummer, Baustellenadresse und den Zeitraum der Rechnung, damit der Kunde sie dem Auftrag zuordnen kann.
- Lohn, Material und Änderungen
- Führen Sie Stunden und Satz für den Lohn, Mengen und Preise für Material und jede Änderung des ursprünglichen Umfangs auf einer eigenen Zeile mit dem Datum der Freigabe auf.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Verbinden Sie datierte Arbeitsstunden, verbautes Material und die Nummer jedes freigegebenen Nachtrags mit dem ursprünglichen Vertrag.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Lohnarbeiten auf der Baustelle“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Baumaterial“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Nachtragsleistung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Prüfen Sie die Stunden gegen Stundenzettel oder Bautagebuch, bevor Sie sie berechnen.
- Sagen Sie, ob das Material zum Einkaufspreis oder mit Aufschlag berechnet wird.
- Vergleichen Sie die erbrachte Leistung auf der Baustelle mit den berechneten Zeilen und prüfen Sie Zahlungsziel und bereits erhaltene Zahlungen.
Beispiel: Baustelle mit Nachtrag
Die Zahlen sind ein Beispiel, mit dem Steuersatz 19 %. Ein Betrieb rechnet 32 Stunden Lohn auf der Baustelle, eine Lieferung Baumaterial und einen freigegebenen Nachtrag ab.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Lohnarbeiten auf der Baustelle | 32 × 48,00 € | 1.536,00 € |
| Baumaterial | 1 × 2.150,00 € | 2.150,00 € |
| Nachtragsleistung | 1 × 860,00 € | 860,00 € |
| Zwischensumme | 4.546,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 863,74 € | |
| Gesamt | 5.409,74 € | |
Lohn, Material und Nachtrag ergeben 4.546,00 € netto; die Steuer von 19 % beträgt 863,74 €; der Gesamtbetrag ist 5.409,74 €. Der Nachtrag bleibt auf einer eigenen Zeile.
Typische Fehler bei der Bauabrechnung
- Zusatzarbeiten ohne Freigabe berechnen, was einen Streit über die ganze Rechnung auslöst.
- Einen Materialaufschlag im Einzelpreis verstecken.
- „Lohn, 1“ ohne Stunden schreiben, sodass niemand es mit den Stundenzetteln vergleichen kann.
- Die Vertragsnummer weglassen, sodass die Rechnung liegen bleibt, während der Kunde den Auftrag sucht.
- Nach einer Abschlagsrechnung den ganzen Vertrag erneut berechnen, ohne das früher Berechnete zu zeigen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Rechnungsvorlage für Auftragnehmer: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Zeilen der Vorlage – Lohnarbeiten auf der Baustelle, Baumaterial, Nachtragsleistung – und ersetzen Sie sie durch Ihren Lohn, Ihr Material und die freigegebenen Änderungen. Ergänzen Sie dann Vertragsnummer, Baustelle, Kunde und eine noch nicht vergebene Nummer.
Wie rechne ich einen Nachtrag ab?
Geben Sie jedem Nachtrag eine eigene Zeile, nennen Sie Freigabedatum oder -nummer und berechnen Sie nur, was freigegeben wurde. Arbeit ohne Freigabe gehört in eine Anfrage, nicht auf die Rechnung.
Darf ich auf Material einen Aufschlag nehmen?
Das hängt von Ihrem Vertrag ab. Weisen Sie das Material in jedem Fall auf einer eigenen Zeile aus, und wenn Sie einen Aufschlag nehmen, sagen Sie es, statt ihn im Einzelpreis zu verstecken.
Kann ich in Abschnitten abrechnen?
Ja, wenn der Vertrag es erlaubt. Rechnen Sie jeden Abschnitt auf einer eigenen Rechnung ab, die den Abschnitt und die geleistete Arbeit nennt, und zeigen Sie, was bisher berechnet wurde.
Was gehört in Baustellenadresse und Referenz?
Die Adresse, an der gearbeitet wurde, und die Vertrags- oder Auftragsnummer. Ein Kunde mit mehreren Baustellen braucht beides, um die Rechnung dem richtigen Budget zuzuordnen.
Was, wenn der Kunde eine Zeile bestreitet?
Fragen Sie, welche Zeile, und antworten Sie mit den Stunden, den Materialnachweisen oder der Freigabe dahinter. Eine klare Rechnung erlaubt es, eine Zeile zu klären, ohne die übrigen aufzuhalten.
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Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für Auftragnehmer“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.