Rechnung für Röstkaffee im Großhandel
Rechnung für Röstkaffee im Großhandel: Espressomischung, Herkunftskaffee und Entkoffeinierter je Beutel mit Röstdatum, Mühlenmiete in eigener Position.
Vorlagen nach Branche
- Espresso-Hausmischung, 1-kg-Beutel
- Filterkaffee einer Herkunft, 1-kg-Beutel
- Kaffee ohne Koffein, 1-kg-Beutel
- Mühlenmiete, je Monat
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Espresso-Hausmischung, 1-kg-Beutel“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Mühlenmiete, je Monat“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie die gelieferten Mengen mit der freigegebenen Spezifikation ab und übergeben Sie Prüfprotokolle sowie Betriebs- oder Montageunterlagen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Röstereien, die Cafés beliefern, berechnen regelmäßige Bestellungen ganzer Bohnen, oft wöchentlich, und das Café prüft jeden Beutel gegen die Lieferung. Frische zählt, deshalb gehört das Röstdatum auf die Rechnung, ebenso der Name des Kaffees, denn Mischungen und Herkunftskaffees kosten Unterschiedliches. Die Vorlage führt jeden Kaffee je Beutel, die Mühlenmiete oder andere Geräte in eigener Position und lässt die Anmerkungen für Röst- und Liefertermine und eine im Liefervertrag enthaltene Baristaschulung.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Espresso-Hausmischung, 1-kg-Beutel, Filterkaffee einer Herkunft, 1-kg-Beutel, Kaffee ohne Koffein, 1-kg-Beutel, Mühlenmiete, je Monat: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Espresso-Hausmischung, 1-kg-Beutel
- Nennen Sie Mischung, Röstdatum und Zahl der Beutel; Cafés rotieren ihren Bestand oft nach dem Röstdatum.
- Filterkaffee einer Herkunft, 1-kg-Beutel
- Nennen Sie Herkunft und Aufbereitung und ob es sich um eine begrenzte Partie handelt, die im nächsten Monat wechseln kann.
- Kaffee ohne Koffein, 1-kg-Beutel
- Führen Sie entkoffeinierten Kaffee in eigener Position; Preis und Röstplan weichen meist von der Hausmischung ab.
- Mühlenmiete, je Monat
- Halten Sie fest, ob die Miete ab einer Monatsmenge entfällt und welche Wartung sie umfasst.
- Spezifikation und Revisionsstand
- Halten Sie den freigegebenen Zeichnungs- oder Dateistand, Werkstoff, Maße, Oberfläche und die vereinbarten Toleranzen fest.
- Rüstkosten und Stückzahl
- Trennen Sie einmalige Rüstkosten vom Stückpreis und legen Sie Prüfung, Verpackung und Transport fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie jeden Kaffee mit Röstdatum, berechnen Sie nach der tatsächlich gelieferten Beutelgröße und führen Sie Gerätemiete oder Wartung getrennt von den Bohnen.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Espresso-Hausmischung, 1-kg-Beutel“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Filterkaffee einer Herkunft, 1-kg-Beutel“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Kaffee ohne Koffein, 1-kg-Beutel“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Mühlenmiete, je Monat“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Legen Sie fest, welches Muster oder welcher Andruck vor der Serie freizugeben ist und bis wann.
- Unterscheiden Sie die Behandlung von Ausschuss und Nacharbeit von den Kosten einer Spezifikationsänderung durch den Kunden.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Espresso-Hausmischung, 1-kg-Beutel | 18 × 24,00 € | 432,00 € |
| Filterkaffee einer Herkunft, 1-kg-Beutel | 6 × 31,00 € | 186,00 € |
| Kaffee ohne Koffein, 1-kg-Beutel | 4 × 26,00 € | 104,00 € |
| Mühlenmiete, je Monat | 1 × 45,00 € | 45,00 € |
| Zwischensumme | 767,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 145,73 € | |
| Gesamt | 912,73 € | |
Nettobetrag 767,00 €, Umsatzsteuer 145,73 €, zu zahlender Gesamtbetrag 912,73 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie rechne ich mit einem Café ab, das jede Woche bestellt?
Entweder je Lieferung oder einmal im Monat mit allen Lieferterminen. Monatsrechnungen sind für das Café leichter zu prüfen; legen Sie Verfahren und Zahlungsziel fest, wenn das Kundenkonto eröffnet wird.
Was, wenn ein Beutel beschädigt oder nicht mehr frisch ankommt?
Ersetzen Sie ihn mit der nächsten Lieferung und weisen Sie den Ersatz dort kostenlos aus, oder stellen Sie eine Gutschrift zur ursprünglichen Rechnung aus. Ändern Sie nicht die Menge einer bereits verschickten Rechnung.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 767,00 € netto 145,73 €, zusammen 912,73 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Röstkaffee im Großhandel“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.