Rechnung über Stornokosten Vorlage
Vorlage für die Rechnung über Stornokosten: kurzfristige Absage oder nicht wahrgenommenen Termin nach Ihren Bedingungen berechnen, mit Buchung und Absagezeit.
Vorlagen nach Branche
- Stornogebühr für den kurzfristig abgesagten Termin am 12.
- Ausfallgebühr für den nicht wahrgenommenen Termin am 19.
- Material, für die abgesagte Buchung bestellt
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Stornogebühr für den kurzfristig abgesagten Termin am 12.“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Material, für die abgesagte Buchung bestellt“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie erbrachte Leistungen und Mengen mit dem Kunden und bewahren Sie den Übergabenachweis auf.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Ein leerer Termin kostet eine Physiotherapeutin, einen Friseursalon oder einen Stadtführer genauso viel wie ein besetzter. Viele veröffentlichen deshalb Bedingungen, nach denen bei kurzfristiger Absage oder Nichterscheinen eine Gebühr fällig wird. Diese Rechnung fordert sie an. Sie nennt den Termin, den Zeitpunkt der Absage und die vom Kunden akzeptierte Bedingung und führt Kosten, die für die Buchung schon entstanden sind, in einer eigenen Zeile.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Stornogebühr für den kurzfristig abgesagten Termin am 12., Ausfallgebühr für den nicht wahrgenommenen Termin am 19., Material, für die abgesagte Buchung bestellt: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Stornogebühr für den kurzfristig abgesagten Termin am 12.
- Nennen Sie Termin und Eingang der Absage, etwa „abgesagt 3 Stunden vorher, Bedingungen verlangen 24 Stunden“.
- Ausfallgebühr für den nicht wahrgenommenen Termin am 19.
- Bei Nichterscheinen vermerken Sie, dass gar keine Nachricht kam; die festgehaltene Uhrzeit beschleunigt bei manchen Kunden die Zahlung.
- Material, für die abgesagte Buchung bestellt
- Für die Buchung gekauftes Material oder Eintrittskarten berechnen Sie zum Selbstkostenpreis mit Beleg, und nur wenn sie anderweitig nicht nutzbar sind.
- Annahme und Leistung
- Halten Sie die Auftragsnummer, das Leistungsdatum, die Menge und den vereinbarten Leistungsumfang fest.
- Zusatzleistungen und Übergabe
- Weisen Sie freigegebene Zusatzleistungen, verwendetes Material und den Zeitpunkt von Fertigstellung oder Übergabe getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie die Buchung, den Zeitpunkt der Absage und die Bedingung, die die Gebühr festlegt, und berechnen Sie nur, was Ihre veröffentlichten Bedingungen erlauben.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Stornogebühr für den kurzfristig abgesagten Termin am 12.“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Ausfallgebühr für den nicht wahrgenommenen Termin am 19.“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Material, für die abgesagte Buchung bestellt“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Gleichen Sie den gebuchten Umfang mit den tatsächlich erbrachten Zusatzleistungen ab.
- Prüfen Sie, ob im Paket enthaltene Leistungen nicht zusätzlich berechnet wurden.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Stornogebühr für den kurzfristig abgesagten Termin am 12. | 1 × 45,00 € | 45,00 € |
| Ausfallgebühr für den nicht wahrgenommenen Termin am 19. | 1 × 60,00 € | 60,00 € |
| Material, für die abgesagte Buchung bestellt | 1 × 38,00 € | 38,00 € |
| Zwischensumme | 143,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 27,17 € | |
| Gesamt | 170,17 € | |
Nettobetrag 143,00 €, Umsatzsteuer 27,17 €, zu zahlender Gesamtbetrag 170,17 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Darf ich eine Stornogebühr verlangen, wenn der Kunde meine Bedingungen nie gesehen hat?
Das ist riskant. Am besten lässt sich eine Gebühr vertreten, wenn der Kunde die Bedingungen bei der Buchung akzeptiert hat, etwa per Häkchen oder Unterschrift. In manchen Ländern begrenzen Verbraucherschutzregeln außerdem die Höhe; prüfen Sie das vor der Rechnung.
Fällt auf eine Stornogebühr Umsatzsteuer an?
Die Länder sehen das unterschiedlich: als Entgelt für die reservierte Leistung oder als Schadenersatz ohne Steuer. Fragen Sie Ihre Steuerberatung und stellen Sie den Satz auf der Rechnung entsprechend ein.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 143,00 € netto 27,17 €, zusammen 170,17 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
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