入荷検品書テンプレート
倉庫や店舗で入荷した品物を発注書と照合して記録する入荷検品書のテンプレート。発注数、実際の入荷数、不足や破損を書き、受入担当者が署名できます。
業種別テンプレート
- 段ボール箱（600×400×400mm）
- ストレッチフィルム（幅500mmロール）
- パレットラベル（1,000枚巻）
- 梱包用テープ（48mm）
作成ガイド
進め方の例
ピッキングと梱包
例：「段ボール箱（600×400×400mm）」とほかの明細を注文と照合して数え、後日出荷する品目を書き留めます。
納品書を添えて出荷
追跡番号と梱包数を記載した納品書を荷物に同梱または貼付し、「梱包用テープ（48mm）」が記載されているか確認します。
受領の署名
受取人に受領者欄への署名と日付をもらい、署名済みの控えを納品の証拠として保管します。
入荷検品書は、仕入先ではなく受け取る側が作る書類です。荷受け担当者がトラックから降ろした品物を数えて発注書と比べ、在庫に計上する前に差異を記録します。経理は後で仕入先の請求書をこの書類と照合するため、ここに書いた不足分は支払いの対象から外れます。このテンプレートは発注品目を行ごとに並べ、実際の入荷数、状態、受入担当者の署名を書けるようにしています。
記載する項目
- 納品物と作業項目
- 段ボール箱（600×400×400mm）, ストレッチフィルム（幅500mmロール）, パレットラベル（1,000枚巻）, 梱包用テープ（48mm）：各明細で実際に出荷した数量を記録し、価格は記載しません。
- 段ボール箱（600×400×400mm）
- 束で届いた段ボールは束のラベルの数量で数え、1束はほどいて表示どおりの枚数か確かめます。
- ストレッチフィルム（幅500mmロール）
- 芯のラベルでロール幅を確認します。500mmの注文に450mmが届いた場合は不足ではなく誤配送です。
- パレットラベル（1,000枚巻）
- ラベルはロール単位で数えるため、芯がつぶれたものや包装が濡れたものは正常な入荷として数えず別に書きます。
- 梱包用テープ（48mm）
- テープは36巻入りのケースで届くことが多いので、ケース数とばら数を分けて書き、発注単位と合わせます。
- 注文と納品
- この納品が対応する注文番号または請求書番号、納品日、納品先を記載します。
- 発送の情報
- 梱包数、運送会社または配送方法、追跡番号を記載します。
- 具体的に確認する範囲
- 荷受け場で数えた数量を発注書と品目ごとに照合して書き、不足や破損は署名の前に記録し、仕入先の納品書番号も併せて残します。
送付前の確認事項
- 「段ボール箱（600×400×400mm）」は梱包時に数え、その数は注文と合っていますか。
- 「ストレッチフィルム（幅500mmロール）」が不足して出荷される場合、残りをいつ何個送るか書きましたか。
- 受け取る側は到着時に「パレットラベル（1,000枚巻）」をこの書類と照合できますか。
あと4件を表示
- 「梱包用テープ（48mm）」は梱包時に数え、その数は注文と合っていますか。
- 納品先、梱包数、この納品が対応する注文番号または請求書番号を確認します。
- 明細ごとに注文と照合して数量を数え、後日出荷する品目は省かずに明記します。
- 取引先から求められない限り、価格は記載しません。価格は請求書に記載します。
記入例：数量が足りなかった梱包資材の入荷
数字は例です。繁忙期に備えて倉庫が梱包資材を発注したところ、段ボール箱だけが注文より100枚少なく、ほかの品目はすべて注文どおりに届きました。
| 品目 | 出荷 / 注文 | 残り |
|---|---|---|
| 段ボール箱（600×400×400mm） | 400 / 500 | 100 |
| ストレッチフィルム（幅500mmロール） | 24 / 24 | 0 |
| パレットラベル（1,000枚巻） | 10 / 10 | 0 |
| 梱包用テープ（48mm） | 72 / 72 | 0 |
| 合計 | 506 / 606 | 100 |
発注606点のうち506点が入荷し、100点は発注書に未入荷として残ります。受入担当者は署名の前に不足を書き、仕入先の請求書は606点ではなく506点分を支払います。
入荷検品書でよくある間違い
- トラックから降ろした品を数えず、発注書の数量をそのまま書き写す
- パレットのフィルムをほどく前に、運送会社の書類へ異常なしと署名する
- 代替品を注文品のコードで入庫し、変更を書き残さない
- 破損した箱をいったん入荷数に含め、後で整理しようとする
- 発注番号を書かずに保管し、請求書と照合できなくする
書類に記載が必要な項目
納品書に次の項目がそろっていると、取引先の承認も申告資料の整理もスムーズになります。
- 自社の名称と住所
- 顧客の名称と納品先
- 納品書番号と納品日
- 対応する注文または請求書
- 品目ごとの納品数量
- 梱包数と運送会社または追跡番号
- 受取人の署名と日付の欄
この書類は価格を載せずに数量だけを表示するため、明細の列を価格と合計に切り替えない限り税額は表示されません。
よくある質問
入荷検品書に署名するのはドライバーですか、こちらの受入担当者ですか？
受け入れた内容の記録なので、受入担当者が署名します。ドライバーが不足に同意しない場合は、その記載の横に署名をもらうか、署名を断られたと書いておきます。
数量が足りずに届いたら、記録だけしますか、返品しますか？
使える品であれば、届いた数だけを記録して受け取ります。足りない数は発注書に未入荷として残ります。返品するのは誤品や破損品だけで、受入拒否として書きます。
納品からどのくらいの間に書き終えるべきですか？
棚入れや在庫計上の前に書き終えます。箱が棚に混ざってしまうと、不足なのか数え間違いなのか区別できなくなります。
仕入先にも控えを送りますか？
不足、受入拒否、破損があったときは、写真と一緒に控えを送ります。後で求める返金や値引きの根拠になります。
同じトラックで届いた2件の発注を1枚にまとめてもよいですか？
おすすめしません。発注ごとに1枚にすると、仕入先の請求書を行を分けずに1枚の検品書と照合できます。
このテンプレートの税額はどのように計算しますか。
この書類は価格を載せずに数量だけを表示するため、明細の列を価格と合計に切り替えない限り税額は表示されません。
納品書に価格は記載しますか。
通常は記載しません。納品書は受け取る側が確認できるよう出荷した品物を一覧にしたもので、価格は請求書に記載します。QuoteBillも、明細の列を価格表示に切り替えない限り価格を表示しません。
関連記事
入荷検品書テンプレートの作成前に読んでおきたい記事は、インボイスは請求書・領収書・納品書のどれ？適格請求書になる書類と請求書の種類一覧と使い分け｜見積書・領収書・クレジットノートです。この納品が対応する注文は、発注書テンプレートに書かれています。