社用車定期整備の作業指示書テンプレート
定期整備、消耗部品、点検を車両ごとに分け、管理番号、走行距離、承認の記録、次回整備時期まで書ける社用車定期整備の作業指示書テンプレートです。
業種別テンプレート
- Bメンテナンス（14号車バン、60,000km）
- フロントブレーキパッド（摩耗限度）
- 全輪のタイヤ溝と空気圧の点検
- ワイパーブレード（2本）
作成ガイド
進め方の例
作業の計画
例：「Bメンテナンス（14号車バン、60,000km）」から始め、作業予定日を決めて担当技術者を割り当て、現場への入り方を記載します。
作業の実施
「ワイパーブレード（2本）」を含め実際に使った時間と資材を記録し、別途見積が必要な事項が見つかれば書き留めます。
完了確認と請求
技術者とお客様に完了欄へ署名してもらい、作業指示書から請求書を作成して明細を引き継ぎます。
車両管理の担当者は、ブレーキパッド1枚ごとに報告を受けたいわけではありませんが、決めた金額を超える作業が承認なしに行われていないことは確かめたいものです。この作業指示書は車両1台に1枚を使い、管理番号、登録番号、走行距離で特定します。定期整備と限度に達した消耗部品は金額のある行にし、承認限度を超える作業は担当者が同意するまで保留し、最後に次回の整備時期を書きます。
記載する項目
- 納品物と作業項目
- Bメンテナンス（14号車バン、60,000km）, フロントブレーキパッド（摩耗限度）, 全輪のタイヤ溝と空気圧の点検, ワイパーブレード（2本）：各明細に予定する作業と資材を、見込みの時間または数量とともに記載します。
- Bメンテナンス（14号車バン、60,000km）
- メーカーまたは会社の整備計画に合わせた整備の名称と、到着時の走行距離を書きます。
- フロントブレーキパッド（摩耗限度）
- 測ったパッドの厚みを記録し、早すぎず必要な時期の交換だったことを示します。
- 全輪のタイヤ溝と空気圧の点検
- 車輪ごとに溝の深さと空気圧を書き、限度に近いタイヤは無断で替えず担当者に知らせます。
- ワイパーブレード（2本）
- ワイパーのような小さな品目はたいてい承認限度内ですが、会社の部品記録が欠けないよう記載しておきます。
- 作業場所と日程
- 作業場所の住所、作業予定日、担当者と、立ち入りや安全に関する注意事項を記載します。
- 時間と資材
- 明細ごとに実際の作業時間と使用した資材を、予定ではなく実績で記録します。
- 具体的に確認する範囲
- 車両ごとに管理番号、登録番号、走行距離を書いた作業指示書を1枚ずつ使い、追加作業は会社の承認限度に従い、次回の整備時期を記録します。
送付前の確認事項
- 「Bメンテナンス（14号車バン、60,000km）」を誰が、どこで、いつ行うか明確ですか。
- 「フロントブレーキパッド（摩耗限度）」に必要な資材は記載され、作業前に現場に届きますか。
- 「全輪のタイヤ溝と空気圧の点検」の確認サインをもらい、後でその時間を請求できますか。
あと4件を表示
- 「ワイパーブレード（2本）」を誰が、どこで、いつ行うか明確ですか。
- 作業場所の住所、作業予定日、担当者、立ち入りや安全に関する指示を確認します。
- 含まれる作業をお客様と合意し、現場で見つかった別見積りが必要な事項は分けて記載します。
- 請求書を作成する前に、お客様に作業の確認と署名をもらいます。
記入例：定期整備で入庫したバン
金額は例です。整備工場が14号車のBメンテナンスを行い、限度に達したフロントパッドを交換し、タイヤを点検し、ワイパーを新しくします。ところがバッテリーが試験に不合格となり、交換費用が会社の承認限度を超えます。
- 予定：計画内の4行。
- 追加：バッテリー交換を車両管理の担当者に見積として伝え、電話で承認を得ます。
| 品目 | 数量 × 単価 | 金額 |
|---|---|---|
| Bメンテナンス（14号車バン、60,000km） | 1 × 21,000円 | 21,000円 |
| フロントブレーキパッド（摩耗限度） | 1 × 12,000円 | 12,000円 |
| 全輪のタイヤ溝と空気圧の点検 | 1 × 1,500円 | 1,500円 |
| ワイパーブレード（2本） | 1 × 2,800円 | 2,800円 |
| 合計 | 37,300円 | |
予定した作業の金額は37,300円です。バッテリー1個を単価9,800円で加えると、承認済みの追加は9,800円、変更後の合計は47,100円になります。承認した人の名前と時刻はその行の横に書きます。
社用車の作業指示書で起きやすい誤り
- 複数の車両を1枚に書き、履歴が混ざる
- 承認限度を超える作業を確認せずに行う
- 限度に近いタイヤを知らせずに交換する
- 走行距離や次回の整備時期を書き忘れる
書類に記載が必要な項目
作業指示書に次の項目がそろっていると、取引先の承認も申告資料の整理もスムーズになります。
- 作業指示書番号と作成日
- 顧客の名称と作業場所の住所
- 作業予定日と担当者
- 作業ごとの内容と必要な資材
- 明細ごとの時間または数量（表示する場合は価格）
- 作業者とお客様の確認署名欄
この書類の消費税は10%で、税抜金額に適用し独立した行として表示します。
税率の公式出典: Japan NTA: consumption tax rates
よくある質問
車両ごとに作業指示書を分けるべきですか？
はい。1台に1枚にすれば車両ごとの履歴が混ざらず、会社は整備工場の書類を分けなくても管理番号ごとに保管できます。
運転手が報告した不具合はどう扱いますか？
運転手の説明を作業指示書に写し、確認した内容を書いたうえで、承認限度内なら直し、超えるなら先に確認します。
整備計画の外の作業は誰が承認しますか？
会社が指定した人、たいていは車両管理の担当者です。追加作業の横に、その人の名前、時刻、承認した金額を書きます。
次回の整備のために何を記録しますか？
会社の計画で先に来る走行距離か日付と、それまでに注意して見るよう勧めた点を書きます。
このテンプレートの税額はどのように計算しますか。
この書類の消費税は10%で、税抜金額に適用し独立した行として表示します。エディターが税抜金額、税額、合計を分けて保持し、数量や単価、国の設定を変更すると三つとも計算し直します。
書類番号はどのように付きますか。
QuoteBillが新しい書類ごとに重複しない番号を自動で付けます。会員は設定でWO-2026-0001のような連番に切り替えられ、連番は書類の種類ごとに続き、暦年ごとに最初から始まります。手で入力した番号はそのまま残ります。
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