Rechnung für Hochzeitsfotografie
Rechnung für Hochzeitsfotografie als Vorlage: Stunden, Zweitfotograf, Bearbeitung und Galerie, Album und Anfahrt, die Anzahlung bei Buchung im Vermerk.
Vorlagen nach Branche
- Begleitung am Hochzeitstag, je Stunde
- Zweitfotograf, je Stunde
- Bildbearbeitung und Online-Galerie
- Fotoalbum, 30 Seiten
- Anfahrt über die inklusive Strecke hinaus, je km
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Begleitung am Hochzeitstag, je Stunde“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Anfahrt über die inklusive Strecke hinaus, je km“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die freigegebenen Fassungen und eine Dateiliste und bestätigen Sie Nutzungsumfang und abgeschlossene Korrekturen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Hochzeitsfotografen stellen meist zwei Rechnungen: eine Anzahlung, wenn der Termin gebucht wird, und den Restbetrag vor oder kurz nach der Hochzeit. Diese Vorlage ist für die Schlussrechnung gedacht. Das Paar möchte darin die gebuchte Begleitung sehen, am Tag hinzugekommene Stunden, den Zweitfotografen, das Album, die Anfahrt und die bereits gezahlte Anzahlung. Steht alles in eigenen Positionen, ist die Frage beantwortet, die nach dem Fest am häufigsten kommt: wofür genau der Endbetrag ist.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Begleitung am Hochzeitstag, je Stunde, Zweitfotograf, je Stunde, Bildbearbeitung und Online-Galerie, Fotoalbum, 30 Seiten, Anfahrt über die inklusive Strecke hinaus, je km: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Begleitung am Hochzeitstag, je Stunde
- Berechnen Sie die vertraglichen Stunden plus am Tag vereinbarte Mehrzeit und nennen Sie Beginn und Ende.
- Zweitfotograf, je Stunde
- Führen Sie die Stunden des Zweitfotografen gesondert; begleitete er nur Vorbereitung oder Trauung, sind es weniger.
- Bildbearbeitung und Online-Galerie
- Nennen Sie die Zahl der bearbeiteten Bilder in der Galerie und wie lange sie online bleibt.
- Fotoalbum, 30 Seiten
- Geben Sie Format, Seitenzahl und Einband des Albums an und das Datum, an dem das Paar das Layout freigegeben hat.
- Anfahrt über die inklusive Strecke hinaus, je km
- Nennen Sie die im Paket enthaltene Strecke und berechnen Sie nur die Kilometer darüber hinaus zum Kilometersatz.
- Menge und Ausgabeformat
- Halten Sie Seiten, Motive, Wortzahl oder Laufzeit fest sowie die Endformate und ob offene Quelldateien enthalten sind.
- Abstimmung und Nutzungsumfang
- Legen Sie fest, wer den Entwurf freigibt, wie viele Korrekturschleifen vorgesehen sind, für welche Medien und wie lange genutzt wird und wer Fremdmaterial beschafft.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Rechnen Sie die tatsächlich begleiteten Stunden gegen das Paket ab, nennen Sie die bei Buchung gezahlte Anzahlung in den Anmerkungen und führen Sie Album und Mehrkilometer in eigenen Positionen.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Begleitung am Hochzeitstag, je Stunde“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Zweitfotograf, je Stunde“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Bildbearbeitung und Online-Galerie“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
5 weitere anzeigen
- Steht bei „Fotoalbum, 30 Seiten“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Anfahrt über die inklusive Strecke hinaus, je km“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Vereinbaren Sie, ab wann ein Richtungswechsel nach der Entwurfsfreigabe als Zusatzarbeit gilt.
- Prüfen Sie getrennt, ob offene Quelldateien und finale Lieferdateien enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: ganztägige Hochzeit mit Album
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Eine Fotografin berechnet acht Stunden Begleitung, sechs Stunden Zweitfotograf, die bearbeitete Galerie, ein Album mit 30 Seiten und 60 Mehrkilometer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Begleitung am Hochzeitstag, je Stunde | 8 × 220,00 € | 1.760,00 € |
| Zweitfotograf, je Stunde | 6 × 90,00 € | 540,00 € |
| Bildbearbeitung und Online-Galerie | 1 × 650,00 € | 650,00 € |
| Fotoalbum, 30 Seiten | 1 × 480,00 € | 480,00 € |
| Anfahrt über die inklusive Strecke hinaus, je km | 60 × 0,60 € | 36,00 € |
| Zwischensumme | 3.466,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 658,54 € | |
| Gesamt | 4.124,54 € | |
Die Positionen ergeben 3.466,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 658,54 €, die Rechnung also 4.124,54 €. Die Anmerkungen zeigen die Anzahlung bei Buchung und den Betrag, der noch offen ist.
Fehler in Rechnungen für Hochzeitsfotografie
- Das volle Paket berechnen, ohne die bereits gezahlte Anzahlung zu zeigen.
- Mehrstunden berechnen, die am Tag niemand bestätigt hat.
- Offenlassen, wie viele bearbeitete Bilder bis wann geliefert werden.
- Die gesamte Anfahrt statt nur der Strecke über das Paket hinaus berechnen.
- Das Album berechnen, bevor das Paar das Layout freigegeben hat.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie zeige ich die Anzahlung, die das Paar bei der Buchung geleistet hat?
Lassen Sie die Positionen beim vollen Preis und nennen Sie in den Anmerkungen die erhaltene Anzahlung mit Datum und den jetzt fälligen Restbetrag. So stimmt die Summe mit dem Vertrag überein, und das Paar sieht sofort, was noch offen ist.
Wann sollte die Schlussrechnung verschickt werden?
Wie im Vertrag vereinbart. Viele Fotografen verlangen den Rest einige Wochen vor der Hochzeit und berechnen Mehrstunden danach in einer kleinen eigenen Rechnung, damit das Paar nie für Stunden zahlt, die noch nicht stattgefunden haben.
Was, wenn das Paar am Tag mehr Stunden möchte?
Notieren Sie, wer die Verlängerung wann vereinbart hat, und berechnen Sie sie zum Stundensatz aus dem Vertrag. Eine kurze Bestätigung per Nachricht am selben Tag erspart Streit, wenn die Rechnung kommt.
Gehören Bildrechte auf die Rechnung?
Ein kurzer Hinweis hilft: Das Paar darf die Bilder privat nutzen und teilen, die Urheberrechte bleiben bei Ihnen, und ausgewählte Fotos dürfen ins Portfolio, wenn der Vertrag es erlaubt.
Wie berechne ich ein Album, das Monate nach der Hochzeit bestellt wird?
Stellen Sie nach Freigabe des Layouts eine eigene Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Buchung. Die Hochzeitsrechnung bleibt bezahlt und abgeschlossen, das Album bekommt sein eigenes Zahlungsziel.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Hochzeitsfotografie“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.