Angebot für Raumvermietung
Angebot für Raumvermietung: Saalmiete, Bestuhlung und Endreinigung der Location. Umfang und Gültigkeit eintragen – nach Zusage wird daraus eine Rechnung.
Vorlagen nach Branche
- Saalmiete
- Bestuhlung
- Endreinigung der Location
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Saalmiete“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Endreinigung der Location“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Bestätigen Sie die tatsächliche Nutzung, erbrachte Zusatzleistungen und den Rückgabe- oder Abschlussnachweis. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Säle, Veranstaltungsräume und Eventflächen schicken dieses Angebot an jemanden, der ein Treffen, eine Feier oder eine Aufführung plant. Die Raummiete wird für die gebuchten Stunden berechnet, das Stellen von Stühlen und Tischen ist eine eigene Leistung mit Personalzeit, und die Endreinigung bringt den Raum wieder in den Normalzustand. Nennen Sie neben der Veranstaltungszeit auch die Zugangszeit für die Dienstleister des Kunden, denn der Aufbau vor Einlass dauert oft länger als gedacht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Saalmiete, Bestuhlung, Endreinigung der Location: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Saalmiete
- Nennen Sie Saal oder Bereich und tragen Sie die gebuchten Stunden oder Zeitblöcke ein, einschließlich der Aufbauzeit, wenn Sie sie berechnen.
- Bestuhlung
- Nennen Sie die Anordnung, etwa Reihen- oder Bankettbestuhlung, und die Zahl der Plätze und Tische.
- Endreinigung der Location
- Beschreiben Sie den Umfang, etwa Abräumen und Fegen, und was der Kunde selbst mitnehmen muss, etwa Dekoration.
- Buchung und Zeitraum
- Benennen Sie Räumlichkeit, Gerät oder Leistung mit Kennzeichnung und Menge sowie Beginn und Ende der Nutzung.
- Enthaltene Leistungen und Zusatznutzung
- Vereinbaren Sie den enthaltenen Nutzungsumfang, Transport oder Personal sowie Einheiten und Preise für eine Mehrnutzung.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Legen Sie die gemieteten Bereiche und Zeiten, die Bestuhlung, die Auf- und Abbauzeit sowie den Umfang der Endreinigung fest.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Saalmiete“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Bestuhlung“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Endreinigung der Location“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
3 weitere anzeigen
- Prüfen Sie Umbuchungs- und Stornobedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen.
- Benennen Sie, wer Zeitpunkt und Zustand der Rückgabe oder des Abschlusses bestätigt.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Saalmiete | 5 × 300,00 € | 1.500,00 € |
| Bestuhlung | 3 × 300,00 € | 900,00 € |
| Endreinigung der Location | 20 × 450,00 € | 9.000,00 € |
| Zwischensumme | 11.400,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.166,00 € | |
| Gesamt | 13.566,00 € | |
Angebotener Nettobetrag 11.400,00 €, Umsatzsteuer 2.166,00 €, Angebotssumme 13.566,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben ein Angebot enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie zeige ich eine erstattbare Kaution für Schäden?
Schreiben Sie die Kaution in die Anmerkungen, nicht in die Positionen, denn sie ist kein Entgelt für eine Leistung. Nennen Sie, wann sie zurückgezahlt wird, was abgezogen werden kann und wie der Raum nach der Veranstaltung geprüft wird.
Was gilt, wenn die Veranstaltung über das gebuchte Ende hinausgeht?
Nennen Sie den Satz je weiterer angefangener Stunde und dass er nach der Veranstaltung berechnet wird. Die Schlussrechnung zeigt dann die tatsächlichen Stunden, und die Verantwortlichen kennen die Kosten, bevor sie verlängern.
Gehören Catering und Technik des Hauses ins selbe Angebot?
Wenn Sie sie stellen, führen Sie sie als Positionen unter der Miete, damit der Kunde die Raumkosten für sich sieht und mit anderen Häusern vergleichen kann, die nur den Raum anbieten.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 11.400,00 € netto 2.166,00 €, zusammen 13.566,00 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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