Gutschrift für ungenutzte Pauschalstunden Vorlage
Gutschrift für ungenutzte Pauschalstunden als Vorlage: vorab berechnete, nicht genutzte Stunden, Termine und Pauschalen zum vereinbarten Stundenwert erstatten.
Vorlagen nach Branche
- Stunden aus dem Quartalsretainer, nicht genutzt
- Workshoptag, vorausbezahlt, nicht durchgeführt
- Reisepauschale, vorab berechnet, nicht genutzt
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Rechnung und Grund bestimmen
Beispiel: Suchen Sie für „Stunden aus dem Quartalsretainer, nicht genutzt“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Betroffene Positionen mindern
Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Reisepauschale, vorab berechnet, nicht genutzt“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.
Senden und ausgleichen
Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.
Manche Retainer versprechen, zurückzugeben, was der Kunde nicht genutzt hat: am Quartalsende übrige Stunden, einen Workshoptag, der nie stattfand, eine vorab berechnete Reisepauschale für abgesagte Besuche. Wo der Vertrag das vorsieht, gleicht der Berater die Differenz mit einer Gutschrift auf die Retainer-Rechnung aus. Stehen berechnete und erfasste Stunden nebeneinander, lässt sich der Betrag leicht prüfen, und die Beziehung bleibt für den nächsten Zeitraum klar.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Stunden aus dem Quartalsretainer, nicht genutzt, Workshoptag, vorausbezahlt, nicht durchgeführt, Reisepauschale, vorab berechnet, nicht genutzt: nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
- Stunden aus dem Quartalsretainer, nicht genutzt
- Nennen Sie berechnete minus erfasste Stunden, etwa 60 berechnet und 51 erfasst, und schreiben Sie die 9 zum Stundenwert der Pauschale gut.
- Workshoptag, vorausbezahlt, nicht durchgeführt
- Ein vom Kunden kurzfristig abgesagter Workshop ist nach dem Vertrag vielleicht nicht erstattbar; schreiben Sie ihn nur gut, wenn die Bedingungen es erlauben.
- Reisepauschale, vorab berechnet, nicht genutzt
- Eine ungenutzte Reisepauschale schreiben Sie nur für abgesagte Besuche gut, nicht für Reisen, die einfach günstiger waren.
- Ursprüngliche Rechnung
- Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
- Ausgleich
- Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Zeigen Sie die für den Zeitraum berechneten Stunden, die dafür erfassten Stunden und die Differenz, die zum Stundenwert der Pauschale gutgeschrieben wird, soweit der Vertrag das vorsieht.
Vor dem Versand prüfen
- Gehört „Stunden aus dem Quartalsretainer, nicht genutzt“ zu den korrigierten Positionen, zum Preis der ursprünglichen Rechnung?
- Ist die gutgeschriebene Menge oder der Betrag für „Workshoptag, vorausbezahlt, nicht durchgeführt“ nicht höher als berechnet?
- Weiß der Kunde, warum „Reisepauschale, vorab berechnet, nicht genutzt“ gutgeschrieben wird: Rücksendung, Preisänderung oder Stornierung?
3 weitere anzeigen
- Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
- Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
- Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Stunden aus dem Quartalsretainer, nicht genutzt | 9 × 150,00 € | 1.350,00 € |
| Workshoptag, vorausbezahlt, nicht durchgeführt | 1 × 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Reisepauschale, vorab berechnet, nicht genutzt | 1 × 180,00 € | 180,00 € |
| Zwischensumme | 2.730,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 518,70 € | |
| Gesamt | 3.248,70 € | |
Gutschrift netto 2.730,00 €, zurückgerechnete Umsatzsteuer 518,70 €, Gutschrift gesamt 3.248,70 €.
- Korrigierte Rechnung: INV-2026-0710.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Gutschrift enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben
Häufige Fragen
Ungenutzte Stunden erstatten oder übertragen?
Das entscheidet der Vertrag. Für einen Übertrag braucht es keine Gutschrift, nur einen Hinweis auf den Stand; für eine Erstattung schon. Schweigt der Vertrag, vereinbaren Sie das Vorgehen schriftlich vor Ende des Zeitraums.
Wie berechnet sich der Stundenwert einer Pauschale?
Meist als Monats- oder Quartalspauschale geteilt durch die enthaltenen Stunden, sofern der Vertrag keinen Satz nennt. Schreiben Sie die Rechnung in die Anmerkungen, damit der Kunde sie nachvollziehen kann.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 2.730,00 € netto 518,70 €, zusammen 3.248,70 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Warum eine Rechnungskorrektur ausstellen, statt die Rechnung zu ändern?
Eine versendete Rechnung steht in den Büchern beider Seiten. Ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, der Nummer der ursprünglichen Rechnung und dem Grund mindert oder storniert sie, sodass beide Buchführungen nachvollziehbar bleiben.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Gutschrift für ungenutzte Pauschalstunden Vorlage“ auch: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben und Offene Rechnung: Erinnerung, Teilzahlung, Kontoauszug. Für die Steuer, die mit der Ware gutgeschrieben wird: MwSt.- und GST-Rechner.