Rechnungsvorlage für die VAE
Rechnungsvorlage für die VAE: Messestandaufbau, Logistik vor Ort und Miete von Messetechnik. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Land
- Messestandaufbau
- Logistik vor Ort
- Miete von Messetechnik
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Messestandaufbau“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Miete von Messetechnik“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Messebauer in den VAE arbeiten mit festen Messeterminen: Aufbau vor der Eröffnung, Logistik während der Laufzeit und Abbau direkt nach Messeschluss. Diese Vorlage rechnet diesen Auftrag als Tax Invoice ab, mit Standbau, Logistik vor Ort und Mietgeräten in eigenen Zeilen. Aussteller sind oft Unternehmen aus dem Ausland, die von der Zentrale aus zahlen; die Rechnung muss deshalb so vollständig sein, dass jemand sie freigeben kann, der den Stand nie gesehen hat.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Messestandaufbau, Logistik vor Ort, Miete von Messetechnik: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Messestandaufbau
- Nennen Sie Messe, Halle und Standnummer, geben Sie die Standfläche in Quadratmetern an sowie die Auf- und Abbautermine.
- Logistik vor Ort
- Führen Sie die berechneten Vorgänge auf, etwa Entladen, Leergutlagerung und Rückverladung, mit Zahl der Paletten oder Staplerstunden.
- Miete von Messetechnik
- Listen Sie die Mietgeräte mit Menge und Miettagen auf und nennen Sie den erwarteten Rückgabezustand, damit Schäden später gesondert berechnet werden können.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Standmaße, Auf- und Abbauzeiten, die Wege der Messelogistik sowie Mietgeräte und deren Rückgabetermin fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Messestandaufbau“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Logistik vor Ort“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Miete von Messetechnik“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
4 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
- Prüfen Sie Dokumentsprache (en) und Ländereinstellung (AE) sowie die vom Kunden gewünschte Währungs- und Datumsdarstellung.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in VAE-Dirham, mit 5 % Mehrwertsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Messestandaufbau | 8 × 480,00 AED | 3.840,00 AED |
| Logistik vor Ort | 3 × 480,00 AED | 1.440,00 AED |
| Miete von Messetechnik | 3 × 480,00 AED | 1.440,00 AED |
| Zwischensumme | 6.720,00 AED | |
| Mehrwertsteuer (5 %) | 336,00 AED | |
| Gesamt | 7.056,00 AED | |
Nettobetrag 6.720,00 AED, Mehrwertsteuer 336,00 AED, zu zahlender Gesamtbetrag 7.056,00 AED.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- Eine Tax Invoice in den VAE enthält die Worte „Tax invoice“, Name, Anschrift und TRN des Leistenden, Name und Anschrift des Empfängers (bei Registrierung mit TRN), eine laufende Nummer, das Datum sowie je Position Beschreibung, Einzelpreis, Menge, VAT-Satz und VAT-Betrag in AED und den Bruttobetrag.
- Vereinigte Arabische Emirate: Rechnungen müssen dort möglicherweise als E-Rechnung (ein akkreditierter Peppol-basierter Dienstleister) ausgestellt werden. Ein mit QuoteBill erstelltes Dokument ist eine druckbare Kopie, keine registrierte E-Rechnung. Prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln.
Der Mehrwertsteuersatz beträgt hier 5 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Pflichtangaben in den Vereinigten Arabischen Emiraten
Der Leitfaden der Federal Tax Authority zur Tax Invoice nennt, was eine vollständige Rechnung enthalten muss, und verlangt die Ausstellung binnen 14 Kalendertagen nach der Leistung. Für die meisten Angaben hat QuoteBill ein eigenes Feld; die übrigen tragen Sie in die Notizen oder in das Kundenfeld ein.
- Die Worte „Tax invoice“
- Diese Vorlage druckt „Tax invoice“ als Dokumenttitel.
- Name, Anschrift und TRN des Leistenden
- Ihre Tax Registration Number, zusammen mit Name und Anschrift. Tragen Sie sie in den Firmenangaben als Registrierungsnummer ein.
- Name, Anschrift und TRN des Empfängers
- Die TRN wird angegeben, wenn der Kunde registriert ist. Tragen Sie sie beim Kunden als Registrierungsnummer ein.
- Rechnungsnummer und Daten
- Eine laufende oder eindeutige Nummer und das Ausstellungsdatum; weicht das Leistungsdatum ab, auch dieses. QuoteBill hat kein Feld für das Leistungsdatum: Schreiben Sie es in die Notizen.
- Beschreibung, Einzelpreis, Menge, VAT-Satz und -Betrag
- Je Position in Dirham der VAE. Stellen Sie das Land auf die Vereinigten Arabischen Emirate, dann folgen Währung und VAT-Satz.
- Summen und Rabatt
- Der Bruttobetrag, die VAT-Summe und ein gewährter Rabatt. Wird in einer anderen Währung abgerechnet, ist die VAT zusätzlich in Dirham mit dem verwendeten Wechselkurs anzugeben: Schreiben Sie das in die Notizen.
- Reverse Charge
- Muss der Kunde die VAT abführen, gehört eine entsprechende Erklärung mit Verweis auf die einschlägige Vorschrift des föderalen VAT-Gesetzes auf die Rechnung. QuoteBill hat dafür kein Feld: Schreiben Sie es in die Notizen.
Offizielle Quelle: Federal Tax Authority, Tax invoices (2026-10-06)
Offizielle Quelle zum Steuersatz: UAE Ministry of Finance: Value Added Tax (VAT)
Häufige Fragen
Der Aussteller sitzt außerhalb der VAE. Berechne ich trotzdem VAT?
Das hängt davon ab, wo Ihre Leistung als erbracht gilt; für Leistungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen kann eine eigene Leistungsortregel greifen. Prüfen Sie die Hinweise der Federal Tax Authority zu Messe- und Veranstaltungsleistungen, bevor Sie den Satz auf dieser Rechnung festlegen.
Kann ich Schäden an Mietgeräten nach der Messe berechnen?
Ja, mit einer eigenen Rechnung nach der Rückgabeprüfung. Verweisen Sie auf die ursprüngliche Rechnung, beschreiben Sie den Schaden und bewahren Sie die Fotos von der Rückgabe auf. Einen Schadensbetrag vorsorglich in die erste Rechnung einzubauen, wird selten akzeptiert.
Sollte ich vor der Eröffnung Zahlung verlangen?
Viele Messebauer verlangen den Großteil vor dem Aufbau, weil ein Kunde im Ausland nach Messeschluss schwer zu erreichen ist. Stellen Sie für diese Vorauszahlung eine Tax Invoice aus und nach dem Abbau eine Schlussrechnung über den Rest und vor Ort bestellte Extras.
Wie wird die Mehrwertsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 5 % Mehrwertsteuer auf 6.720,00 AED netto 336,00 AED, zusammen 7.056,00 AED. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
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