Hotelquittung zum Check-out
Hotelquittung zum Check-out: Nächte, Frühstück, Minibar und Übernachtungsabgabe nach Datum, Anzahlung und Kartenzahlung getrennt. Für Reisekosten geeignet.
Vorlagen nach Branche
- Zimmer, Superior-Doppel, pro Nacht
- Frühstück für zwei, pro Morgen
- Minibar und Zimmerservice
- Übernachtungsabgabe, je Person und Nacht
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Zimmer, Superior-Doppel, pro Nacht“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Übernachtungsabgabe, je Person und Nacht“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Das Gästekonto eines Hotels sammelt alles, was während des Aufenthalts anfällt, Nacht für Nacht, und wird beim Check-out zur Quittung. Geschäftsreisende reichen es beim Arbeitgeber ein; es muss also Daten, Zimmerpreis, jede Zusatzleistung und die Zahlungsart zeigen, ohne alles in einer Zeile „Leistungen“ zu bündeln. Die Vorlage trennt Zimmer, Frühstück, Minibar und Übernachtungsabgabe und lässt Platz für die Anzahlung bei der Buchung.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Zimmer, Superior-Doppel, pro Nacht, Frühstück für zwei, pro Morgen, Minibar und Zimmerservice, Übernachtungsabgabe, je Person und Nacht: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Zimmer, Superior-Doppel, pro Nacht
- Nennen Sie An- und Abreisetag und den Preis pro Nacht; änderte sich der Preis während des Aufenthalts, gibt es je Preis eine Zeile.
- Frühstück für zwei, pro Morgen
- Viele Arbeitgeber erstatten Verpflegung getrennt vom Zimmer; führen Sie das Frühstück deshalb auch bei Paketpreisen gesondert.
- Minibar und Zimmerservice
- Listen Sie Minibar und Zimmerservice mit dem Tag der Buchung auf, damit sich eine Beanstandung schnell prüfen lässt.
- Übernachtungsabgabe, je Person und Nacht
- Berechnen Sie die Übernachtungsabgabe (City-Tax, Kurtaxe oder ähnlich genannt) nur, wo die Gemeinde sie erhebt; prüfen Sie die örtliche Regelung und zählen Sie Personen und Nächte.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Führen Sie jede Nacht und jede Leistung mit Datum auf, trennen Sie Zahlungen bei Buchung und beim Check-out und stellen Sie die Quittung für Geschäftsreisende auf die Firma aus.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Zimmer, Superior-Doppel, pro Nacht“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Frühstück für zwei, pro Morgen“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Minibar und Zimmerservice“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
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- Entspricht „Übernachtungsabgabe, je Person und Nacht“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: drei Nächte für zwei Gäste
Die Zahlen sind ein Beispiel. Zwei Gäste wohnen drei Nächte im Superior-Doppelzimmer zu 145 € pro Nacht, frühstücken jeden Morgen, nutzen einmal die Minibar und zahlen 3 € Übernachtungsabgabe pro Person und Nacht. Bei der Buchung haben sie 150 € angezahlt.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Zimmer, Superior-Doppel, pro Nacht | 3 × 145,00 € | 435,00 € |
| Frühstück für zwei, pro Morgen | 3 × 32,00 € | 96,00 € |
| Minibar und Zimmerservice | 1 × 46,00 € | 46,00 € |
| Übernachtungsabgabe, je Person und Nacht | 6 × 3,00 € | 18,00 € |
| Rechnungssumme | 595,00 € | |
| Erhalten | 595,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Das Gästekonto ergibt 595,00 €. Die Anzahlung von 150 € und die Kartenzahlung beim Check-out stehen als Zahlungen darunter und gleichen den Aufenthalt zusammen aus; offen bleiben 0,00 €.
Häufige Fehler beim Gästekonto
- Das Frühstück in den Zimmerpreis packen, obwohl der Arbeitgeber Verpflegung getrennt erstattet.
- Die Anzahlung bei der Buchung als Rabatt statt als Zahlung zeigen.
- Die Übernachtungsabgabe für Nächte oder Gäste berechnen, für die sie nicht gilt.
- Die Firmendaten weglassen, um die ein Geschäftsreisender beim Check-in gebeten hat.
- Eine bestrittene Position von Hand korrigieren, statt die Quittung neu auszustellen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Ein Gast möchte die Quittung auf seine Firma. Geht das?
Ja, wenn die Firma den Aufenthalt bezahlt oder erstattet. Ergänzen Sie Firmenname, Anschrift und Steuernummer, die der Gast nennt; sein eigener Name bleibt als Name des Übernachtungsgasts stehen.
Wie zeige ich eine Anzahlung bei der Buchung?
Führen Sie die Leistungen wie gewohnt auf und erfassen Sie die Anzahlung mit Datum und Zahlungsart als erhaltene Zahlung neben der Kartenzahlung beim Check-out. Zusammen decken beide den Gesamtbetrag.
Gilt für Zimmer und Frühstück derselbe Steuersatz?
Nicht überall; in Deutschland etwa werden Übernachtung und Frühstück unterschiedlich besteuert. Führen Sie beides in eigenen Zeilen mit eigenem Satz und klären Sie die Sätze mit Ihrer Steuerberatung.
Ersetzt die Quittung eine Rechnung für Geschäftsreisende?
Das hängt von den Angaben ab: Für den Vorsteuerabzug braucht die Firma eine Rechnung mit allen Pflichtangaben. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihre Quittung sie enthält, und stellen Sie sonst eine Rechnung aus.
Was tun, wenn ein Gast eine Minibar-Position bestreitet?
Prüfen Sie Datum und Uhrzeit der Position anhand Ihrer Aufzeichnungen. Können Sie die Entnahme nicht belegen, streichen Sie sie vor der Zahlung und stellen die Quittung neu aus, statt sie zu überschreiben.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Hotelquittung zum Check-out“ auch: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung und Rechnung drucken oder als PDF speichern: Anleitung. Zum Prüfen von Summe und Steuer: MwSt.- und GST-Rechner.