Angebot für Eventplanung
Angebot für Eventplanung: Veranstaltungsplanung, Koordination der Dienstleister und Betreuung vor Ort. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Branche
- Veranstaltungsplanung
- Koordination der Dienstleister
- Betreuung vor Ort
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Veranstaltungsplanung“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Betreuung vor Ort“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Ein Angebot für Eventplanung bepreist die Zeit der Planerin, nicht das Fest selbst: Location, Catering und Programm bieten meist die Dienstleister selbst an. Die Vorlage deckt deshalb die Planung vom Briefing bis zum Ablaufplan, die Koordination aller Beteiligten am Tag und Ihre Anwesenheit vor Ort ab. Halten Sie Dienstleisterkosten heraus oder weisen Sie sie klar als durchlaufende Beträge aus, damit der Kunde Ihr Honorar nicht mit einer Summe samt Saalmiete vergleicht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Veranstaltungsplanung, Koordination der Dienstleister, Betreuung vor Ort: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Veranstaltungsplanung
- Nennen Sie, wie viele Planungstermine, Ortsbesichtigungen und Änderungen des Ablaufplans das Honorar umfasst und ab wann die Planung läuft.
- Koordination der Dienstleister
- Nennen Sie die zu koordinierenden Dienstleister und ob der Kunde oder Sie die Verträge schließen; zahlen Sie selbst, bieten Sie deren Kosten in eigenen Zeilen an.
- Betreuung vor Ort
- Geben Sie die Stunden vor Ort von Aufbau bis Abbau und die Zahl der Mitarbeitenden an, dazu einen Stundensatz für das Überziehen des vereinbarten Endes.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Legen Sie Termin und erwartete Teilnehmerzahl, die gegenüber den Dienstleistern vertragschließende Partei und die Ausweichlösung bei schlechtem Wetter fest.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Veranstaltungsplanung“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Koordination der Dienstleister“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Betreuung vor Ort“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
3 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Veranstaltungsplanung | 8 × 2.400,00 € | 19.200,00 € |
| Koordination der Dienstleister | 10 × 1.200,00 € | 12.000,00 € |
| Betreuung vor Ort | 12 × 95,00 € | 1.140,00 € |
| Zwischensumme | 32.340,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 6.144,60 € | |
| Gesamt | 38.484,60 € | |
Angebotener Nettobetrag 32.340,00 €, Umsatzsteuer 6.144,60 €, Angebotssumme 38.484,60 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben ein Angebot enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Nehme ich einen Prozentsatz der Dienstleisterkosten oder ein Pauschalhonorar?
Beides ist möglich, nur muss das Angebot es sagen. Eine Pauschale lässt sich leichter vergleichen; ein Prozentsatz braucht die Summe, auf die er sich bezieht, und eine Aussage, ob Provisionen von Dienstleistern weitergegeben oder einbehalten werden.
Was geschieht mit dem Honorar, wenn die Veranstaltung abgesagt wird?
Legen Sie in den Anmerkungen eine Staffel fest, etwa dass das bis dahin verdiente Planungshonorar bleibt und die Betreuung vor Ort erstattet wird, und knüpfen Sie die Anzahlung daran. Die Stornobedingungen der Dienstleister folgen deren eigenen Verträgen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 32.340,00 € netto 6.144,60 €, zusammen 38.484,60 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie wird aus einem angenommenen Angebot eine Rechnung?
Öffnen Sie das angenommene Angebot und wandeln Sie es um. Das Original bleibt unverändert, und die Rechnung übernimmt dieselben Positionen, sodass der Kunde beide Dokumente abgleichen kann.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
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