Proformarechnung für Messeaussteller
Proformarechnung für Messeaussteller: Standfläche je Quadratmeter, Systemstand, Strom und Katalogeintrag, dazu die Zahlungsfrist, mit der die Buchung gilt.
Vorlagen nach Branche
- Standfläche 12 m², je m²
- Systemstand-Paket
- Stromanschluss mit 2 kW
- Katalogeintrag und Ausstellerausweise
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Ware und Lieferbedingungen festlegen
Beispiel: Legen Sie Menge und Einzelpreis für „Standfläche 12 m², je m²“ fest, dann Lieferbedingungen, Transport und Versicherung.
Gültigkeit eintragen und senden
Prüfen Sie jede Position bis „Katalogeintrag und Ausstellerausweise“, tragen Sie Gültigkeitsdatum und Konto für die Vorkasse ein und senden Sie die Proformarechnung.
Nach Zahlung oder Versand abrechnen
Sobald der Käufer zahlt oder die Ware versandt ist, erstellen Sie aus der Proformarechnung die Rechnung. Die Proformarechnung bleibt als angenommenes Angebot unverändert.
Ein Aussteller aus dem Ausland kann häufig erst zahlen, wenn die eigene Finanzabteilung oder ein Förderprogramm für Außenwirtschaft eine Proforma gesehen hat, und der Stand ist oft erst mit dem Zahlungseingang bestätigt. Das Dokument kommt deshalb Monate vor der Messe. Fläche je Quadratmeter, Standpaket und die Leistungen, die ein Aussteller buchen muss, erhalten jeweils einen Preis, und daneben steht die Frist, nach der die Fläche an den nächsten Interessenten auf der Warteliste geht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Standfläche 12 m², je m², Systemstand-Paket, Stromanschluss mit 2 kW, Katalogeintrag und Ausstellerausweise: die Waren oder Leistungen und Mengen, die Sie liefern wollen, zu den Preisen, die Sie berechnen werden.
- Standfläche 12 m², je m²
- Nennen Sie Quadratmeter und Standtyp wie Reihen-, Eck- oder Kopfstand, denn offene Seiten kosten mehr und dürfen den Aussteller nicht überraschen.
- Systemstand-Paket
- Zählen Sie auf, was das Paket enthält: Wände, Blende mit Firmenschild, Teppich, Theke, Strahler; was nicht dasteht, wird am Messetag extra berechnet.
- Stromanschluss mit 2 kW
- Geben Sie die gebuchten Kilowatt an, ob der Preis nur den Anschluss oder auch den Verbrauch deckt, und bis wann ein größerer Anschluss bestellt werden kann.
- Katalogeintrag und Ausstellerausweise
- Sagen Sie, wie viele Ausweise zum Stand gehören, was ein weiterer kostet und bis wann der Katalogtext bei Ihnen sein muss.
- Lieferbedingungen
- Geben Sie die Lieferbedingungen (etwa einen Incoterm mit benanntem Ort) an, den Transportweg und wer die Ware versichert.
- Gültigkeit und Vorkasse
- Nennen Sie, bis wann die Preise gelten, und bei Vorkasse das Konto, auf das der Käufer zahlt.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Standnummer und Größe, was der Systemstand enthält, getrennt gebuchte Leistungen wie Strom und WLAN, die Zahlungsfrist, die die Fläche bestätigt, und die Stornobedingungen.
Vor dem Versand prüfen
- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Standfläche 12 m², je m²“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Braucht „Systemstand-Paket“ für die Einfuhrgenehmigung Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung?
- Kann „Stromanschluss mit 2 kW“ nach Eingang der Vorkasse in der genannten Menge versandt werden?
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- Stimmen Menge, Einzelpreis und Währung von „Katalogeintrag und Ausstellerausweise“ mit der Bestellung des Käufers überein?
- Prüfen Sie, ob Mengen, Einzelpreise und Währung der Bestellung oder Anfrage des Käufers entsprechen.
- Ergänzen Sie Zolltarifnummer und Ursprungsland in der Beschreibung, wenn der Käufer sie für eine Einfuhrgenehmigung braucht.
- Prüfen Sie Gültigkeitsdatum, Lieferbedingungen und Konto für die Vorkasse sowie den Hinweis, dass es keine Rechnung ist.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Standfläche 12 m², je m² | 12 × 285,00 € | 3.420,00 € |
| Systemstand-Paket | 1 × 1.180,00 € | 1.180,00 € |
| Stromanschluss mit 2 kW | 1 × 420,00 € | 420,00 € |
| Katalogeintrag und Ausstellerausweise | 1 × 350,00 € | 350,00 € |
| Zwischensumme | 5.370,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.020,30 € | |
| Gesamt | 6.390,30 € | |
Nettobetrag 5.370,00 €, Umsatzsteuer 1.020,30 €, im Voraus zu zahlen 6.390,30 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Proformarechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer
Häufige Fragen
Kann ein ausländischer Aussteller mit dieser Proforma eine Förderung beantragen?
Manche Programme verlangen vor der Messe eine Proforma und danach den Zahlungsnachweis. Fragen Sie das Programm, was es braucht, und nennen Sie auf der Proforma Standnummer, Messetermin und die Angaben des Veranstalters.
Was geschieht mit der Gebühr, wenn der Aussteller absagt?
Legen Sie die Regel in den Bedingungen fest, etwa ein Anteil der Gebühr, der nach einem Stichtag nicht erstattet wird. So weiß der Aussteller, was Zögern kostet, und Sie können zeigen, dass es vor der Buchung vereinbart war.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 5.370,00 € netto 1.020,30 €, zusammen 6.390,30 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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Lesen Sie zu „Proformarechnung für Messeaussteller“ auch: Proformarechnung: Bedeutung, Vorkasse, Zoll und Vorsteuer und Rechnungsarten im Überblick: welches Dokument wann?. Für Angebote in einer anderen Währung: Währungsrechner.