Rechnung für Privatkoch
Rechnung für Privatkoch als Vorlage: Honorar je Gast, Lebensmittel zum Einkaufspreis mit Belegen, Service je Stunde, Leihgeräte und Anfahrt.
Vorlagen nach Branche
- Kochhonorar für Menüplanung und Zubereitung, je Gast
- Lebensmittel zum Einkaufspreis, Belege anbei
- Servicepersonal, je Stunde
- Leihgebühr für Küchengeräte
- Anfahrt zum Veranstaltungsort
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Kochhonorar für Menüplanung und Zubereitung, je Gast“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Anfahrt zum Veranstaltungsort“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
In der Rechnung eines Privatkochs stecken zwei Arten von Geld: Ihr Honorar für Planung und Kochen und die Lebensmittel, die Sie im Auftrag des Kunden eingekauft haben. Kunden akzeptieren das Zweite leichter, wenn es zum Einkaufspreis mit Belegen erscheint, und das Erste, wenn es an die Gästezahl geknüpft ist. Die Vorlage trennt Honorar, Zutaten, Servicepersonal, Leihgeräte und Anfahrt, damit sich ein Abendessen für zwölf Personen Zeile für Zeile mit der Menüabsprache vergleichen lässt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Kochhonorar für Menüplanung und Zubereitung, je Gast, Lebensmittel zum Einkaufspreis, Belege anbei, Servicepersonal, je Stunde, Leihgebühr für Küchengeräte, Anfahrt zum Veranstaltungsort: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Kochhonorar für Menüplanung und Zubereitung, je Gast
- Berechnen Sie das Honorar je Gast für die endgültig bestätigte Zahl und nennen Sie das Menü oder das Datum seiner Freigabe.
- Lebensmittel zum Einkaufspreis, Belege anbei
- Setzen Sie Lebensmittel zum bezahlten Preis an und legen Sie die Belege bei; eine Bearbeitungsgebühr steht in eigener Position.
- Servicepersonal, je Stunde
- Nennen Sie die Stunden der Servicekräfte von der Ankunft bis zum Ende des Aufräumens; das dauert länger als das Essen.
- Leihgebühr für Küchengeräte
- Nennen Sie geliehene Dinge wie zusätzliche Teller, Gläser oder einen Wärmeschrank und wer sie zurückbringt.
- Anfahrt zum Veranstaltungsort
- Berechnen Sie die Anfahrt wie vereinbart, pauschal oder je Kilometer, und Parkgebühren, falls der Ort welche verlangt.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Trennen Sie Ihr Honorar von den zum Einkaufspreis besorgten Lebensmitteln, legen Sie die Belege bei und führen Sie Servicekräfte und Leihgeräte in eigenen Positionen.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Kochhonorar für Menüplanung und Zubereitung, je Gast“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Lebensmittel zum Einkaufspreis, Belege anbei“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Servicepersonal, je Stunde“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Leihgebühr für Küchengeräte“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Anfahrt zum Veranstaltungsort“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: Abendessen für zwölf Gäste
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Koch berechnet das Honorar für zwölf Gäste, Lebensmittel zum Einkaufspreis, acht Servicestunden, Leihgeräte und die Anfahrt.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Kochhonorar für Menüplanung und Zubereitung, je Gast | 12 × 65,00 € | 780,00 € |
| Lebensmittel zum Einkaufspreis, Belege anbei | 1 × 540,00 € | 540,00 € |
| Servicepersonal, je Stunde | 8 × 32,00 € | 256,00 € |
| Leihgebühr für Küchengeräte | 1 × 120,00 € | 120,00 € |
| Anfahrt zum Veranstaltungsort | 1 × 60,00 € | 60,00 € |
| Zwischensumme | 1.756,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 333,64 € | |
| Gesamt | 2.089,64 € | |
Die fünf Positionen ergeben 1.756,00 €; mit 333,64 € Umsatzsteuer zu 19 % zahlt der Kunde 2.089,64 €. Ob auf weiterberechnete Lebensmittel Steuer anfällt, hängt von den örtlichen Regeln ab; prüfen Sie das vor dem Versand.
Fehler in der Rechnung eines Privatkochs
- Lebensmittel im Honorar verstecken, sodass der Kunde die Warenkosten nicht sieht.
- Lebensmittel ohne Belege oder mit unerklärtem Aufschlag berechnen.
- Servicestunden nur für das Essen zählen, nicht für Aufbau und Aufräumen.
- Die bei der Menüfreigabe erhaltene Anzahlung nicht ausweisen.
- Offenlassen, welche Allergien und Sondermenüs berücksichtigt wurden.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie rechne ich ab, wenn weniger Gäste kamen als gebucht?
Wie bei der Buchung vereinbart. Gab es eine Mindestzahl oder eine Frist für die endgültige Zahl, berechnen Sie die bestätigte Zahl und vermerken das; für fehlende Gäste schon gekaufte Lebensmittel werden zum Einkaufspreis berechnet.
Sollte ich vorab eine Anzahlung für Lebensmittel verlangen?
Bei teuren Zutaten ist das sinnvoll. Stellen Sie die Anzahlung bei Freigabe des Menüs in Rechnung und führen Sie sie in den Anmerkungen dieser Schlussrechnung als bezahlt auf, damit der Kunde den Restbetrag sieht.
Gehören Trinkgeld oder Servicezuschlag auf die Rechnung?
Nur wenn vorher vereinbart. Ein Trinkgeld der Gäste ist nicht Teil der Rechnung; ein fester Servicezuschlag steht in eigener Position, und wie er besteuert wird, prüfen Sie für Ihren Standort.
Wie halte ich Ernährungswünsche fest?
Nennen Sie in den Anmerkungen die Allergien und Sondermenüs, die Sie berücksichtigt haben. Das dokumentiert die Absprache und schützt beide Seiten, falls später Fragen aufkommen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Privatkoch“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.