Rechnungsvorlage für Einzelunternehmer (UK)
Rechnungsvorlage für britische Einzelunternehmer: Name und Geschäftsname, Nummer, Leistungsdatum, Gesamtbetrag, ohne VAT-Zeile. Beispielzeilen für Designarbeit.
Vorlagen nach Land
- Entwurf der Markenidentität
- Korrekturschleife
- Stockbilder zum Selbstkostenpreis
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Entwurf der Markenidentität“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Stockbilder zum Selbstkostenpreis“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie den Liefernachweis mit den freigegebenen Mengen ab und halten Sie fest, wer die Leistung abgenommen hat.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Diese Fassung ist für Einzelunternehmer im Vereinigten Königreich ohne VAT-Registrierung, mit Musterzeilen eines freien Designers: ein festes Designhonorar, zusätzliche Korrekturrunden und Stockbilder zum Einkaufspreis. Welche Angaben GOV.UK auf einer Rechnung verlangt, erklärt diese Seite bereits. Hier geht es um das Praktische: welche Bankdaten ein britischer Kunde braucht, wie Sie verauslagte Kosten weitergeben und was Sie prüfen, bevor Sie für verspätete Zahlung etwas berechnen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Entwurf der Markenidentität, Korrekturschleife, Stockbilder zum Selbstkostenpreis: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Entwurf der Markenidentität
- Beschreiben Sie, was das Honorar umfasst, etwa Logodateien, Farbpalette und ein kurzes PDF mit Gestaltungsregeln, damit der Kunde weiß, wofür er zahlt.
- Korrekturschleife
- Berechnen Sie nur Runden über die im Honorar enthaltenen hinaus und nennen Sie jeweils das Datum der Anfrage.
- Stockbilder zum Selbstkostenpreis
- Geben Sie Stockbilder zum Lizenzpreis weiter, bewahren Sie den Beleg auf und nennen Sie, auf wessen Namen die Lizenz läuft.
- Menge und Abrechnungseinheit
- Verwenden Sie die vereinbarte Einheit – Stunden, Stück oder Pauschale – und halten Sie Menge und Einzelpreis gemeinsam fest.
- Beleg- und Terminangaben
- Nennen Sie Bestellnummer, Leistungszeitraum und Lieferdatum, damit sich dieser Auftrag von anderen Aufträgen desselben Kunden unterscheidet.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Ihren eigenen Namen und einen etwaigen Geschäftsnamen, bei einem Geschäftsnamen eine Anschrift für rechtliche Dokumente, eine eindeutige Rechnungsnummer und das Leistungsdatum; ohne VAT-Registrierung bleiben VAT-Nummer und VAT-Zeile weg.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Entwurf der Markenidentität“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Korrekturschleife“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Stockbilder zum Selbstkostenpreis“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Weisen Sie Zusatzarbeiten getrennt vom ursprünglichen Umfang aus und prüfen Sie deren Freigabe.
- Trennen Sie enthaltene von gesondert berechneten Auslagen und gleichen Sie sie mit den Belegen ab.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
- Prüfen Sie Dokumentsprache (en) und Ländereinstellung (GB) sowie die vom Kunden gewünschte Währungs- und Datumsdarstellung.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Britisches Pfund, ohne aufgeschlagene Steuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Entwurf der Markenidentität | 1 × 1.200,00 £ | 1.200,00 £ |
| Korrekturschleife | 2 × 90,00 £ | 180,00 £ |
| Stockbilder zum Selbstkostenpreis | 1 × 45,00 £ | 45,00 £ |
| Gesamt | 1.425,00 £ | |
Nettobetrag 1.425,00 £, Mehrwertsteuer 0,00 £, zu zahlender Gesamtbetrag 1.425,00 £.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
Der Mehrwertsteuersatz beträgt hier 20 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: HMRC: VAT rates
Häufige Fragen
Welche Bankdaten braucht ein britischer Kunde?
Kontoinhaber, Sort Code und Kontonummer, das Fälligkeitsdatum und die Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Ein Kunde, der aus dem Ausland zahlt, braucht zusätzlich IBAN und BIC.
Darf ich Zinsen verlangen, wenn ein Geschäftskunde zu spät zahlt?
Lesen Sie vorher die Hinweise von GOV.UK zu verspäteten Zahlungen zwischen Unternehmen, und nennen Sie Ihre Zahlungsbedingungen von Anfang an auf der Rechnung, damit der Kunde sie vor der Fälligkeit kennt.
Wie wird die Mehrwertsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Der Mehrwertsteuersatz beträgt hier 20 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Da nichts aufgeschlagen wird, bleibt der Gesamtbetrag im Rechenbeispiel oben beim Nettobetrag von 1.425,00 £.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für Einzelunternehmer (UK)“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.