Spendenquittung Vorlage
Spendenquittung als Vorlage für Vereine, Schulen und Initiativen: jede Spende mit Datum und Zweck, Gegenleistungen getrennt. Als PDF, Excel oder Word.
Vorlagen nach Branche
- Spende für die allgemeine Vereinsarbeit
- Spende mit Zweckbindung: Stipendienfonds
- Karte für den Benefizabend, Wert des Essens getrennt
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Spende für die allgemeine Vereinsarbeit“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Karte für den Benefizabend, Wert des Essens getrennt“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Eine Spendenquittung bestätigt dem Spender, dass seine Zuwendung angekommen ist und wofür sie verwendet wird. Spender heben sie für die eigenen Unterlagen auf, für einen Arbeitgeber, der Spenden aufstockt, und manchmal für die Steuererklärung. Deshalb zählen Datum, Betrag und Zweck mehr als schöne Worte. Die Vorlage trennt freie Spenden, zweckgebundene Spenden und Eintrittskarten mit Essen, denn genau dort beginnen die meisten Rückfragen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Spende für die allgemeine Vereinsarbeit, Spende mit Zweckbindung: Stipendienfonds, Karte für den Benefizabend, Wert des Essens getrennt: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Spende für die allgemeine Vereinsarbeit
- Tragen Sie den Tag ein, an dem das Geld einging, nicht den Tag der Zusage; Spender gleichen ihn mit ihren Kontoumsätzen ab.
- Spende mit Zweckbindung: Stipendienfonds
- Nennen Sie den Fonds so, wie er im Spendenaufruf hieß, damit sich später zeigen lässt, dass das Geld dorthin ging.
- Karte für den Benefizabend, Wert des Essens getrennt
- Geben Sie den Kartenpreis an und in den Anmerkungen einen angemessenen Wert für das Essen; beides braucht der Spender zur Abgrenzung.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie jede Spende mit Eingangsdatum und Verwendungszweck fest, nennen Sie Gegenleistungen an den Spender und versprechen Sie keinen Steuerabzug.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Spende für die allgemeine Vereinsarbeit“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Spende mit Zweckbindung: Stipendienfonds“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Karte für den Benefizabend, Wert des Essens getrennt“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
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- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: ein Spender, der auch Karten für den Benefizabend kauft
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Unterstützer spendet 250 € für die allgemeine Arbeit und 500 € für den Stipendienfonds und kauft zwei Karten für den Benefizabend zu je 120 €; der Verein bewertet das Essen mit 45 € pro Platz.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Spende für die allgemeine Vereinsarbeit | 1 × 250,00 € | 250,00 € |
| Spende mit Zweckbindung: Stipendienfonds | 1 × 500,00 € | 500,00 € |
| Karte für den Benefizabend, Wert des Essens getrennt | 2 × 120,00 € | 240,00 € |
| Rechnungssumme | 990,00 € | |
| Erhalten | 990,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Die Quittung bestätigt den Eingang von 990,00 €. Den Wert der beiden Essen tragen Sie in die Anmerkungen ein, statt ihn von der Kartenzeile abzuziehen; so kann der Spender oder seine Steuerberatung beurteilen, welcher Teil der Karten Spende ist.
Häufige Fehler bei Spendenquittungen
- Den vollen Kartenpreis als Spende ausweisen, obwohl der Spender ein Essen oder Sachen dafür bekam.
- Die Quittung auf den Tag der Zusage datieren statt auf den Tag des Geldeingangs.
- Eine zweckgebundene Spende mit freien Mitteln in einer Zeile zusammenfassen.
- Einen Steuervorteil versprechen, den Ihr Verein nicht zusichern kann.
- Sachspenden selbst bewerten, statt sie zu beschreiben.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Kann eine Quittung alle Spenden eines Jahres zusammenfassen?
Ja, eine Jahresübersicht ist üblich. Führen Sie jede Spende mit Datum in einer eigenen Zeile, damit der Spender sie mit seinen Kontoumsätzen abhaken kann, und nummerieren Sie die Übersicht wie jede Quittung.
Wie erfasse ich eine Sachspende statt Geld?
Beschreiben Sie Art, Menge und Zustand der Sachen und setzen Sie keinen eigenen Wert an, solange der Spender keinen nennt. Die Quittung bestätigt dann, was einging, ohne es für ihn zu bewerten.
Reicht diese Quittung für den Spendenabzug beim Finanzamt?
Für den Abzug verlangt das Finanzamt in der Regel eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster, die nur steuerbegünstigte Körperschaften ausstellen dürfen. Diese Vorlage bestätigt den Eingang; klären Sie den Rest mit Ihrem Finanzamt.
Was schreibe ich, wenn der Spender eine Gegenleistung bekam?
Beschreiben Sie die Gegenleistung, etwa ein Essen, und ihren angemessenen Wert in den Anmerkungen. Steuerlich zählt oft nur der Betrag darüber als Spende; fehlt die Angabe, rechnet der Spender womöglich falsch.
Wer unterschreibt die Spendenquittung?
Eine Person, die für Ihre Organisation Geld annehmen darf, meist Kassenwart oder Vorstand. Name und Funktion auf der Quittung zeigen dem Spender, an wen er sich bei Fragen wendet.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
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