Rechnung für Softwarewartung
Rechnung für Softwarewartung: monatliche Fehlerbehebung, Einspielen von Sicherheitspatches und Störungsbehebung. Steuer und Summe werden automatisch berechnet.
Vorlagen nach Branche
- Monatliche Fehlerbehebung
- Einspielen von Sicherheitspatches
- Störungsbehebung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Monatliche Fehlerbehebung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Störungsbehebung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Wartungsrechnung folgt meist einem Supportvertrag: eine feste Monatspauschale dafür, dass die Software läuft, plus Zeit für Störungen, die über die Pauschale hinausgehen. Die Vorlage trennt laufende Fehlerbehebung, Sicherheitspatches und Störungsbehebung, weil Kunden sie unterschiedlich lesen: Die ersten beiden erwarten sie jeden Monat, die dritte zeigt, wie oft etwas schiefging. Sie passt zu Agenturen und freien Entwicklern, die nach dem Start die Website, App oder interne Software eines Kunden betreuen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Monatliche Fehlerbehebung, Einspielen von Sicherheitspatches, Störungsbehebung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Monatliche Fehlerbehebung
- Berechnen Sie den Monat in einer Zeile zur Vertragspauschale und nennen Sie die erledigten Ticketnummern, statt jede Korrektur einzeln zu bepreisen.
- Einspielen von Sicherheitspatches
- Nennen Sie die gepatchten Komponenten und das Datum des Einspielens, etwa „Sicherheitsupdate des Frameworks, eingespielt am 9. Mai“.
- Störungsbehebung
- Geben Sie Datum der Störung, Zeit bis zur Wiederherstellung und Aufwand an und ob ein höherer Satz außerhalb der Geschäftszeiten galt.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie den Abrechnungsmonat, die behobenen Fehler und Patches sowie die Störungsbearbeitungszeit fest und weisen Sie neue Funktionen gesondert aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Monatliche Fehlerbehebung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Einspielen von Sicherheitspatches“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Störungsbehebung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Monatliche Fehlerbehebung | 6 × 450,00 € | 2.700,00 € |
| Einspielen von Sicherheitspatches | 1 × 750,00 € | 750,00 € |
| Störungsbehebung | 20 × 300,00 € | 6.000,00 € |
| Zwischensumme | 9.450,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.795,50 € | |
| Gesamt | 11.245,50 € | |
Nettobetrag 9.450,00 €, Umsatzsteuer 1.795,50 €, zu zahlender Gesamtbetrag 11.245,50 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Der Kunde wollte diesen Monat eine neue Funktion. Gehört sie hierher?
Nicht unter die Wartung. Bieten Sie die Funktion getrennt an und berechnen Sie sie nach Freigabe in einer eigenen Zeile oder Rechnung, damit die Monatspauschale jeden Monat dasselbe bedeutet.
Was, wenn es diesen Monat keine Störungen gab?
Lassen Sie die Zeile weg, statt sie mit null auszuweisen. Eine Rechnung nur mit Pauschale und Patches ist normal und zeigt dem Kunden, dass der Monat ruhig war.
Wie zeige ich vertraglich enthaltene Supportstunden?
Enthält der Vertrag ein Stundenkontingent, nennen Sie in den Anmerkungen, wie viele Stunden verbraucht sind und wie viele nach den Vertragsbedingungen übertragen werden oder verfallen, damit beide Seiten den Stand gleich führen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 9.450,00 € netto 1.795,50 €, zusammen 11.245,50 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Softwarewartung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.