Rechnung für Softwarewartung

Erfassen Sie Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuern, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum lassen sich direkt ergänzen.

Vorlagen nach Branche

  • Monatliche Fehlerbehebung
  • Einspielen von Sicherheitspatches
  • Störungsbehebung

Leitfaden zur Erstellung

Dokumentieren Sie Umsetzungsumfang, die vom Kunden bereitgestellten Zugänge und die Abnahmeszenarien, um abgeschlossene Entwicklung von der Übergabe in den Betrieb zu trennen.

Leistungen und Positionen
Monatliche Fehlerbehebung, Einspielen von Sicherheitspatches, Störungsbehebung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
Zielumgebung und Abhängigkeiten
Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
Abnahme und Support
Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
Konkret abzustimmender Umfang
Halten Sie den Abrechnungsmonat, die behobenen Fehler und Patches sowie die Störungsbearbeitungszeit fest und weisen Sie neue Funktionen gesondert aus.
  • Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
  • Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
  • Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.

  1. Umfang und Mengen klären

    Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Monatliche Fehlerbehebung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.

  2. Lieferung und Abnahme dokumentieren

    Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Störungsbehebung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte.

  3. Abrechnung übermitteln

    Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.

Was auf dem Dokument stehen muss

Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.

  • Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
  • Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
  • Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
  • Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
  • § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.

Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.

Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates

Häufige Fragen

Rechnung für Softwarewartung: Was gehört hinein?
Beginnen Sie mit den Positionen, die die Vorlage mitbringt – Monatliche Fehlerbehebung, Einspielen von Sicherheitspatches, Störungsbehebung – und ersetzen Sie sie durch das tatsächlich Gelieferte. Prüfen Sie danach die Pflichtangaben oben, besonders die Dokumentnummer und die getrennt ausgewiesene Steuer.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Bearbeiten und PDF-Export sind mit einem Konto kostenlos, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet. Für PDF öffnen Sie die Vorlage und speichern über Drucken / PDF.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.

  • Angebot für KI-Chatbots

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.

  • Angebot für Cloud-Migration

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.

  • Angebot für IT-Sicherheitsaudits

    Erfassen Sie Leistungsumfang, Mengen, Einzelpreise und Gültigkeitsdauer, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das Dokument als PDF. Nach der Freigabe wird daraus mit einem Klick eine Rechnung.