Rechnung für IT-Support
Rechnung für IT-Support: Einrichtung der Büro-PCs, Wiederherstellung von Zugängen und Fernwartung. Online ausfüllen oder als Excel- und Word-Datei laden.
Vorlagen nach Branche
- Einrichtung der Büro-PCs
- Wiederherstellung von Zugängen
- Fernwartung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Einrichtung der Büro-PCs“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Fernwartung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie die vereinbarten Testergebnisse und die Konfigurationsdokumentation und benennen Sie Verantwortliche für offene Punkte.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Kleine Büros ohne eigene IT rufen einen Dienstleister, wenn jemand neu anfängt, ein Passwort verloren geht oder der Drucker streikt. Diese Rechnung sammelt solche Einsätze für einen Zeitraum, meist einen Monat, mit Einrichtungen, Kontowiederherstellungen und Fernwartungszeit in getrennten Zeilen. Wer im Büro freigibt, sieht so, welche Anfrage was gekostet hat, und kann jede Zeile einer Anfrage zuordnen, an die er sich erinnert.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Einrichtung der Büro-PCs, Wiederherstellung von Zugängen, Fernwartung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Einrichtung der Büro-PCs
- Rechnen Sie je eingerichtetem Rechner ab und nennen Sie Benutzer oder Inventarnummer sowie die installierte Software, etwa Office-Paket und E-Mail.
- Wiederherstellung von Zugängen
- Nennen Sie Ticketnummer und Art des wiederhergestellten Kontos, schreiben Sie aber niemals Passwörter oder Sicherheitsantworten auf die Rechnung.
- Fernwartung
- Rechnen Sie Fernwartung in vereinbarten Takten ab, zum Beispiel 15 Minuten, und nennen Sie Datum und Anliegen jeder Sitzung.
- Zielumgebung und Abhängigkeiten
- Halten Sie Zielsysteme, die Zahl der Schnittstellen, das Datenvolumen und die Zuständigkeit für Testzugänge fest.
- Abnahme und Support
- Legen Sie die Abnahmeszenarien, den Prüfzeitraum, die Supportdauer nach der Übergabe und die ausgeschlossenen Arbeiten fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie je Vorgang die Zahl der eingerichteten Rechner, die Ticketnummern der Kontowiederherstellung und die Fernwartungsstunden fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Einrichtung der Büro-PCs“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Wiederherstellung von Zugängen“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Fernwartung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Weisen Sie Gebühren für Fremdsysteme getrennt von den Umsetzungskosten aus.
- Vereinbaren Sie, wer den Wechsel in den Produktivbetrieb verantwortet und welche Wiederherstellung bei einem Fehlschlag enthalten ist.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Einrichtung der Büro-PCs | 1 × 300,00 € | 300,00 € |
| Wiederherstellung von Zugängen | 6 × 450,00 € | 2.700,00 € |
| Fernwartung | 6 × 95,00 € | 570,00 € |
| Zwischensumme | 3.570,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 678,30 € | |
| Gesamt | 4.248,30 € | |
Nettobetrag 3.570,00 €, Umsatzsteuer 678,30 €, zu zahlender Gesamtbetrag 4.248,30 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wohin gehört Hardware, die ich für den Kunden gekauft habe?
In eigene Zeilen mit Modell und Seriennummer, damit sich ein späterer Garantiefall bis zu dieser Rechnung zurückverfolgen lässt. Die Arbeit für die Installation steht in einer eigenen Zeile, getrennt vom Gerätepreis.
Wie berechne ich einen Einsatz im Büro statt Fernwartung?
Mit einer eigenen Zeile für den Vor-Ort-Einsatz mit Datum und Fahrzeit, getrennt von der Fernwartung. Berechnen Sie je Einsatz einen Mindestbetrag, gehört das in Ihre Bedingungen, bevor es auf einer Rechnung erscheint.
Ein Problem brauchte mehrere Sitzungen. Wie sieht das aus?
Entweder eine Zeile für das Problem mit Gesamtzeit und den Sitzungsdaten im Text, oder eine Zeile je Sitzung, wenn der Kunde jede einzeln freigibt. In beiden Fällen nennen Sie das Problem nur einmal, damit es nicht wie mehrere wirkt.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 3.570,00 € netto 678,30 €, zusammen 4.248,30 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für IT-Support“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.