Rechnung für Konzernumlagen Vorlage
Rechnung für Konzernumlagen als Vorlage: Personal, Büroflächen oder Software an eine Schwestergesellschaft weiterberechnen, mit Schlüssel und Aufschlag.
Vorlagen nach Branche
- Personal- und Lohnservice, 3 Monate
- Büroflächenanteil 120 m² zu Selbstkosten
- Softwarelizenzen der Gruppe, 14 Nutzer
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Personal- und Lohnservice, 3 Monate“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Softwarelizenzen der Gruppe, 14 Nutzer“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie den Liefernachweis mit den freigegebenen Mengen ab und halten Sie fest, wer die Leistung abgenommen hat.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
In einer Unternehmensgruppe beschäftigt oft eine Gesellschaft das gemeinsame Personal, mietet das Büro oder kauft die Software, und die anderen nutzen es mit. Eine Rechnung für Konzernumlagen verlagert diese Kosten zu der Gesellschaft, die den Nutzen hat, damit jeder Abschluss zeigt, was dort wirklich verbraucht wurde. Weil die Parteien verbunden sind, muss die Rechnung sich selbst erklären: welche Vereinbarung gilt, wie jede Kostenart verteilt wurde und ob ein Aufschlag dazukommt.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Personal- und Lohnservice, 3 Monate, Büroflächenanteil 120 m² zu Selbstkosten, Softwarelizenzen der Gruppe, 14 Nutzer: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Personal- und Lohnservice, 3 Monate
- Berechnen Sie den gemeinsamen Service monatlich wie im Dienstleistungsvertrag und sagen Sie, ob der Monatsbetrag einen Aufschlag enthält.
- Büroflächenanteil 120 m² zu Selbstkosten
- Verteilen Sie die Miete nach Fläche oder Köpfen, nennen Sie Schlüssel und Zahlen und halten Sie die Mietvertragsnummer bereit.
- Softwarelizenzen der Gruppe, 14 Nutzer
- Lizenzen rechnen Sie je Nutzer nach der Nutzerliste zum Periodenende ab; eine nicht prüfbare Zahl führt in der Prüfung zu Fragen.
- Menge und Abrechnungseinheit
- Verwenden Sie die vereinbarte Einheit – Stunden, Stück oder Pauschale – und halten Sie Menge und Einzelpreis gemeinsam fest.
- Beleg- und Terminangaben
- Nennen Sie Bestellnummer, Leistungszeitraum und Lieferdatum, damit sich dieser Auftrag von anderen Aufträgen desselben Kunden unterscheidet.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie beide Gesellschaften und die Vereinbarung hinter der Umlage, zeigen Sie für jede Kostenart den Verteilungsschlüssel und sagen Sie, ob ein Aufschlag berechnet wird.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Personal- und Lohnservice, 3 Monate“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Büroflächenanteil 120 m² zu Selbstkosten“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Softwarelizenzen der Gruppe, 14 Nutzer“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Weisen Sie Zusatzarbeiten getrennt vom ursprünglichen Umfang aus und prüfen Sie deren Freigabe.
- Trennen Sie enthaltene von gesondert berechneten Auslagen und gleichen Sie sie mit den Belegen ab.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: ein Quartal gemeinsamer Kosten für eine Tochtergesellschaft
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Die Muttergesellschaft erledigt für ihre Tochter nach einem Dienstleistungsvertrag Lohn und Personal für 1.850 € im Monat, mietet ein Büro, von dem die Tochter 120 m² zu Quartalskosten von 21 € je m² nutzt, und hält die Softwarelizenzen für 14 Nutzer zu je 38 €.
- Gemeinsamer Service: 3 Monate zu 1.850 €, wie im Vertrag festgelegt.
- Fläche: 120 m² laut Grundriss zu den Quartalskosten je m².
- Lizenzen: 14 Nutzer laut Liste zum Quartalsende.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Personal- und Lohnservice, 3 Monate | 3 × 1.850,00 € | 5.550,00 € |
| Büroflächenanteil 120 m² zu Selbstkosten | 120 × 21,00 € | 2.520,00 € |
| Softwarelizenzen der Gruppe, 14 Nutzer | 14 × 38,00 € | 532,00 € |
| Zwischensumme | 8.602,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.634,38 € | |
| Gesamt | 10.236,38 € | |
Die Zeilen ergeben 8.602,00 €; mit 1.634,38 € Umsatzsteuer zu 19 % schuldet die Tochter 10.236,38 €. Die Anmerkungen nennen den Vertrag und halten fest, dass Fläche und Lizenzen zu Selbstkosten weitergegeben werden, die Servicegebühr aber den vereinbarten Aufschlag enthält.
Häufige Fehler bei Konzernumlagen
- Eine Umlage ohne schriftliche Vereinbarung berechnen.
- Einen Verteilungsschlüssel verwenden, den niemand aus den Zahlen nachrechnen kann.
- Auf durchgereichte Kosten einen Aufschlag setzen oder ihn bei Dienstleistungen vergessen.
- Zwischen Gesellschaften ohne Organschaft die Umsatzsteuer weglassen.
- Die Umlage nur bei einer Gesellschaft buchen und die Rechnung nie verschicken, sodass beide Abschlüsse auseinanderlaufen.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Brauche ich auf Konzernumlagen einen Aufschlag?
Viele Steuerbehörden erwarten, dass Preise zwischen verbundenen Unternehmen dem entsprechen, was unabhängige Parteien vereinbaren würden. Das kann einen Aufschlag auf Dienstleistungen und keinen auf durchgereichte Kosten bedeuten. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Kostenart; lassen Sie sich beraten und halten Sie die Methode im Vertrag fest.
Fällt auch zwischen den Gesellschaften einer Gruppe Umsatzsteuer an?
Häufig ja, weil jede Gesellschaft ein eigener Steuerpflichtiger ist, es sei denn, die Gesellschaften bilden eine umsatzsteuerliche Organschaft oder die Leistung ist steuerfrei. Prüfen Sie den Status Ihrer Gruppe und stellen Sie den Satz entsprechend ein.
Wie oft sollte die Umlage berechnet werden?
So oft, wie der Vertrag es vorsieht, meist monatlich oder quartalsweise. Regelmäßige Rechnungen halten die Ergebnisse jeder Gesellschaft schon unterjährig realistisch, statt alles mit einer großen Korrektur zum Jahresende nachzuholen.
Welche Unterlagen gehören zur Rechnung?
Der konzerninterne Vertrag, die Berechnung jedes Schlüssels und die zugrunde liegenden Kosten wie Lohnübersicht, Mietvertrag und Lizenzrechnung. Bewahren Sie sie zusammen mit der Rechnung auf; Prüfer verlangen sie meist gemeinsam.
Die andere Gesellschaft bestreitet die Verteilung. Was nun?
Vereinbaren Sie den korrigierten Schlüssel schriftlich und stellen Sie dann eine Gutschrift über die Differenz aus, statt die Rechnung zu ändern; so behalten beide Buchhaltungen dieselbe Historie.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Konzernumlagen Vorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.