Kontoauszug für Anschreibekunden Vorlage
Kontoauszug für Anschreibekunden als Vorlage: Einkäufe nach unterschriebenem Beleg, Zahlungen im Laden, Kreditrahmen und Fälligkeit für Stammkunden.
Vorlagen nach Branche
- Einkäufe, Belege 4410–4413
- Einkäufe, Belege 4420–4426
- Barzahlung im Laden
- Einkäufe, Belege 4431–4433
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Belege des Zeitraums sammeln
Beispiel: Führen Sie „Einkäufe, Belege 4410–4413“ und alle weiteren Rechnungen, Quittungen und Gutschriften des Kunden im Zeitraum auf, die älteste zuerst.
Laufenden Saldo prüfen
Prüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Zeile, auch nach „Einkäufe, Belege 4431–4433“, mit Ihrer Buchhaltung für diesen Kunden übereinstimmt.
Versenden und nachfassen
Senden Sie den Kontoauszug mit offenem Betrag und Zahlungsbedingungen und fassen Sie bei überfälligen Rechnungen nach.
Eisenwarenhändler, Hofläden, Apotheken oder der Dorfladen lassen vertraute Kunden manchmal noch anschreiben: Die Ware wird jetzt mitgenommen und am Monatsende bezahlt. Jeder Besuch hinterlässt einen unterschriebenen Beleg; der monatliche Kontoauszug macht aus dem Stapel einen Saldo. Nach Belegnummern gruppiert, kann der Haushalt oder Kleinbetrieb jeden Besuch prüfen, und die an der Kasse angenommenen Zahlungen halten in den Büchern des Ladens Bar- und Kontoverkäufe auseinander.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Einkäufe, Belege 4410–4413, Einkäufe, Belege 4420–4426, Barzahlung im Laden, Einkäufe, Belege 4431–4433: Führen Sie jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift nach Datum mit ihrer Belegnummer auf.
- Einkäufe, Belege 4410–4413
- Nennen Sie Belegnummern und die Tage der Besuche; der Kunde prüft die Belege, nicht die Summe.
- Einkäufe, Belege 4420–4426
- Fassen Sie je Woche oder Belegstapel eine Zeile zusammen statt je Artikel; die Einzelheiten stehen auf den Belegen.
- Barzahlung im Laden
- Eine Barzahlung an der Kasse steht wie erhalten im Auszug, mit der Quittungsnummer des Ladens.
- Einkäufe, Belege 4431–4433
- Einkäufe nach der letzten Zahlung eröffnen den Saldo des nächsten Monats; zeigen Sie sie, aber als noch nicht fällig.
- Zeitraum und Saldovortrag
- Nennen Sie Auszugsdatum und Zeitraum und übernehmen Sie den Saldo des vorigen Auszugs als Saldovortrag.
- Belastungen und Zahlungen
- Tragen Sie jede Rechnung unter Belastungen und jede Zahlung oder Gutschrift unter Zahlungen und Gutschriften ein, mit dem Betrag des Belegs selbst. „Aus meinen Dokumenten hinzufügen“ übernimmt diese Beträge aus Ihren gespeicherten Belegen für diesen Kunden.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Fassen Sie Einkäufe nach den unterschriebenen Belegen zusammen, führen Sie jede Zahlung im Laden auf und nennen Sie Kreditrahmen und Fälligkeit des Saldos.
Vor dem Versand prüfen
- Trägt „Einkäufe, Belege 4410–4413“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Sind alle Zahlungen zu „Einkäufe, Belege 4420–4426“ am Tag des Eingangs gebucht?
- Findet der Kunde „Barzahlung im Laden“ in seiner eigenen Buchhaltung mit demselben Betrag?
4 weitere anzeigen
- Trägt „Einkäufe, Belege 4431–4433“ Nummer und Betrag des Belegs, aus dem es stammt?
- Prüfen Sie den Zeitraum des Auszugs, den Saldovortrag und ob jede eingegangene Zahlung aufgeführt ist.
- Führen Sie jede Rechnung einmal mit ihrem Rechnungsbetrag auf und Gutschriften bei den Zahlungen.
- Nennen Sie, wie der offene Betrag zu zahlen ist, und die Nummern überfälliger Rechnungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Buchungen unten sind erfunden und zeigen, wie der Saldo läuft: 4 Buchungen in Euro über einen Zeitraum von 30 Tagen.
- 27 Tage vor dem Stichtag: Einkäufe, Belege 4410–4413, belastet 86,40 €; Saldo 86,40 €
- 20 Tage vor dem Stichtag: Einkäufe, Belege 4420–4426, belastet 112,90 €; Saldo 199,30 €
- 16 Tage vor dem Stichtag: Barzahlung im Laden, gezahlt 150,00 €; Saldo 49,30 €
- 9 Tage vor dem Stichtag: Einkäufe, Belege 4431–4433, belastet 64,25 €; Saldo 113,55 €
Offener Saldo am Ende des Zeitraums: 113,55 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich ein Kontoauszug leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Name des Kunden
- Auszugsdatum und Zeitraum
- Saldovortrag
- Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift mit Datum und Nummer
- Laufender Saldo und offener Betrag
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter.
Häufige Fragen
Wer darf auf das Konto einkaufen?
Vereinbaren Sie schriftlich, wer Belege unterschreiben darf, etwa Familienangehörige oder benannte Mitarbeitende, und drucken Sie die Namen auf den Auszug. Ein Beleg mit einer Unterschrift von außerhalb der Liste ist der häufigste Streitpunkt beim Anschreiben.
Was, wenn der Kunde den Kreditrahmen überschreitet?
Vermerken Sie es im Auszug und entscheiden Sie, ob neue Einkäufe bis zur nächsten Zahlung warten. Ein Rahmen, der nie durchgesetzt wird, ist keiner, und der Auszug ist der natürliche Ort, daran zu erinnern.
Wie wird der Saldo auf diesem Beleg berechnet?
Ein Kontoauszug berechnet keine eigene Steuer: Jede Zeile übernimmt eine Rechnung, Zahlung oder Gutschrift mit dem Betrag des Belegs, und der Saldo läuft ab dem Saldovortrag weiter. Im Rechenbeispiel oben enden die Buchungen bei einem Saldo von 113,55 €.
Was unterscheidet einen Kontoauszug von einer Rechnung?
Eine Rechnung fordert die Zahlung für einen einzelnen Verkauf. Ein Kontoauszug listet Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften über einen Zeitraum auf und zeigt, was noch offen ist; er ersetzt die Rechnungen nicht.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Kontoauszug für Anschreibekunden Vorlage“ auch: Offene Rechnung: Erinnerung, Teilzahlung, Kontoauszug und Zahlungserinnerung schreiben: Muster, Fristen und Mahnung. Wenn ein Konto überfällig ist, ist der nächste Schritt: Vorlage für Zahlungserinnerungen.