Gutschrift für doppelt gestellte Rechnung Vorlage
Gutschrift für eine doppelt gestellte Rechnung als Vorlage: die zweite Rechnung zum selben Auftrag vollständig gutschreiben, beide Rechnungsnummern genannt.
Vorlagen nach Branche
- Kopierpapier A4, 40 Kartons (doppelt berechnet)
- Tonerkartuschen, 6 Stück (doppelt berechnet)
- Lieferung desselben Auftrags (doppelt berechnet)
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Rechnung und Grund bestimmen
Beispiel: Suchen Sie für „Kopierpapier A4, 40 Kartons (doppelt berechnet)“ die ursprüngliche Rechnung, notieren Sie Nummer und Datum und halten Sie den Grund fest: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
Betroffene Positionen mindern
Tragen Sie für jede betroffene Position bis „Lieferung desselben Auftrags (doppelt berechnet)“ die gutgeschriebene Menge oder den Betrag ein, damit die Steuer anteilig zurückgeht.
Senden und ausgleichen
Senden Sie die Korrektur an den Kunden, erstatten Sie den Betrag oder verrechnen Sie ihn mit der nächsten Rechnung, und bewahren Sie beide Dokumente zusammen auf.
Ein Systemfehler, zwei Personen am selben Auftrag oder eine Rechnung, die mit neuer Nummer statt als Kopie erneut verschickt wurde: Doppelte Rechnungen kommen vor, und eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht einfach löschen. Sauber ist eine Gutschrift, die die doppelte Rechnung vollständig und Zeile für Zeile aufhebt, sodass die Bücher des Kunden und Ihre dasselbe Ergebnis zeigen. Die Vorlage wiederholt die doppelten Zeilen genau und nennt beide Rechnungsnummern.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Kopierpapier A4, 40 Kartons (doppelt berechnet), Tonerkartuschen, 6 Stück (doppelt berechnet), Lieferung desselben Auftrags (doppelt berechnet): nur die geminderten oder stornierten Positionen, mit der gutgeschriebenen Menge oder dem Betrag.
- Kopierpapier A4, 40 Kartons (doppelt berechnet)
- Übernehmen Sie Menge und Preis genau aus der doppelten Rechnung; jede Abweichung ließe auf beiden Seiten einen kleinen Rest offen.
- Tonerkartuschen, 6 Stück (doppelt berechnet)
- Schreiben Sie jede Zeile der doppelten Rechnung gut, auch kleine wie Verbrauchsmaterial, sonst ist sie nur teilweise aufgehoben.
- Lieferung desselben Auftrags (doppelt berechnet)
- Wurde die Lieferung auf beiden Rechnungen berechnet, entfällt auch die zweite; es kam nur ein Lastwagen.
- Ursprüngliche Rechnung
- Nennen Sie Nummer und Datum der korrigierten Rechnung und den Grund: Rücksendung, Preisminderung oder Stornierung.
- Ausgleich
- Geben Sie an, ob der Betrag erstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie beide Rechnungen, die gültige und die doppelte, schreiben Sie die doppelte Zeile für Zeile gut und prüfen Sie, ob der Kunde sie bereits bezahlt hat.
Vor dem Versand prüfen
- Gehört „Kopierpapier A4, 40 Kartons (doppelt berechnet)“ zu den korrigierten Positionen, zum Preis der ursprünglichen Rechnung?
- Ist die gutgeschriebene Menge oder der Betrag für „Tonerkartuschen, 6 Stück (doppelt berechnet)“ nicht höher als berechnet?
- Weiß der Kunde, warum „Lieferung desselben Auftrags (doppelt berechnet)“ gutgeschrieben wird: Rücksendung, Preisänderung oder Stornierung?
3 weitere anzeigen
- Mindern Sie nur die betroffenen Positionen und korrigieren Sie die Umsatzsteuer darauf mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung.
- Vergeben Sie eine eigene Nummer, statt die Nummer der ursprünglichen Rechnung zu übernehmen oder zu ändern.
- Klären Sie vor dem Versand mit dem Kunden, ob erstattet oder verrechnet wird.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Kopierpapier A4, 40 Kartons (doppelt berechnet) | 40 × 24,00 € | 960,00 € |
| Tonerkartuschen, 6 Stück (doppelt berechnet) | 6 × 68,00 € | 408,00 € |
| Lieferung desselben Auftrags (doppelt berechnet) | 1 × 15,00 € | 15,00 € |
| Zwischensumme | 1.383,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 262,77 € | |
| Gesamt | 1.645,77 € | |
Gutschrift netto 1.383,00 €, zurückgerechnete Umsatzsteuer 262,77 €, Gutschrift gesamt 1.645,77 €.
- Korrigierte Rechnung: INV-2026-1188.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Gutschrift enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben
Häufige Fragen
Der Kunde hat beide Rechnungen bezahlt. Was nun?
Stellen Sie die Gutschrift aus und erstatten Sie dann die zweite Zahlung oder verrechnen Sie sie mit schriftlichem Einverständnis des Kunden mit der nächsten Rechnung. Nennen Sie die Gutschrift im Verwendungszweck.
Darf ich die Nummer der doppelten Rechnung später wiederverwenden?
Nein. Nummern müssen eindeutig und fortlaufend bleiben; die doppelte Rechnung behält ihre Nummer und wird durch diese Gutschrift aufgehoben, die eine eigene Nummer erhält.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 1.383,00 € netto 262,77 €, zusammen 1.645,77 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Gutschrift für doppelt gestellte Rechnung Vorlage“ auch: Gutschrift oder Rechnungskorrektur: richtig schreiben und Offene Rechnung: Erinnerung, Teilzahlung, Kontoauszug. Für die Steuer, die mit der Ware gutgeschrieben wird: MwSt.- und GST-Rechner.