Rechnung für Hofladen-Lieferungen
Rechnung für Hofladen-Lieferungen an Gastronomie: Eier je Lage, Gemüse und Käse nach gewogenem Kilo, Lieferung je Fahrt und die Liefertermine.
Vorlagen nach Branche
- Freilandeier, je Lage mit 30 Stück
- Saisongemüse, je kg
- Hofkäse, je kg
- Lieferung einmal pro Woche
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Freilandeier, je Lage mit 30 Stück“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Lieferung einmal pro Woche“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Versandangaben, den Ablieferungs- oder Lagernachweis und die vom Kunden bestätigten Mengen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Ein Hofladen, der auch Restaurants, Cafés und andere Läden beliefert, kommt meist mehrmals im Monat und rechnet am Monatsende über das Kundenkonto ab. Gewichte schwanken mit der Ernte, Preise mit der Saison, und manches wie Eier wird nach Lagen verkauft. Die Vorlage führt die Ware nach Stück oder Gewicht und die Lieferung in eigener Position und lässt die Anmerkungen für Liefertermine, die Belegnummer je Fahrt und zurückgenommene Ware.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Freilandeier, je Lage mit 30 Stück, Saisongemüse, je kg, Hofkäse, je kg, Lieferung einmal pro Woche: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Freilandeier, je Lage mit 30 Stück
- Zählen Sie die im Zeitraum gelieferten Lagen und nennen Sie die Größenklasse, wenn der Kunde danach bestellt.
- Saisongemüse, je kg
- Berechnen Sie die bei jeder Fahrt abgewogene Menge, nicht die bestellte, denn die Ernte schwankt.
- Hofkäse, je kg
- Nennen Sie die Käsesorte und das je Lieferung geschnittene Gewicht; der Kilopreis unterscheidet sich je Sorte.
- Lieferung einmal pro Woche
- Berechnen Sie die Lieferung wie vereinbart je Fahrt und vermerken Sie, ob ein Mindestauftrag sie entfallen lässt.
- Ware und Volumen
- Halten Sie Artikelnummern, Stückzahl, Gewicht oder Volumen, Verpackungseinheiten und Handhabungsvorgaben fest.
- Strecke und Zeitraum
- Legen Sie Start und Ziel, Lager- oder Transportzeitraum, die Verantwortung für das Be- und Entladen und den Ablieferungsnachweis fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Rechnen Sie die Lieferungen eines Zeitraums mit Datum ab, berechnen Sie nach Gewicht verkaufte Ware zur gewogenen Menge und führen Sie Liefergebühren getrennt.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Freilandeier, je Lage mit 30 Stück“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Saisongemüse, je kg“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Hofkäse, je kg“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Lieferung einmal pro Woche“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Prüfen Sie die Bedingungen für Zuschläge bei Standzeit, erneuter Zustellung, Retouren und Sonderhandling.
- Gleichen Sie Versand-, Eingangs- und Empfangsmengen ab und begründen Sie Abweichungen.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Freilandeier, je Lage mit 30 Stück | 12 × 7,00 € | 84,00 € |
| Saisongemüse, je kg | 46 × 3,20 € | 147,20 € |
| Hofkäse, je kg | 8 × 22,00 € | 176,00 € |
| Lieferung einmal pro Woche | 4 × 15,00 € | 60,00 € |
| Zwischensumme | 467,20 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 88,77 € | |
| Gesamt | 555,97 € | |
Nettobetrag 467,20 €, Umsatzsteuer 88,77 €, zu zahlender Gesamtbetrag 555,97 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie gehe ich mit Ware um, die der Kunde zurückgegeben hat?
Lassen Sie sie nicht einfach weg. Verringern Sie die Menge in der Position und nennen Sie Datum und Grund, oder stellen Sie eine Gutschrift aus, wenn die Rechnung schon verschickt ist.
Gilt für Eier, Gemüse und Käse derselbe Steuersatz?
Nicht unbedingt; Lebensmittel sind oft ermäßigt besteuert oder befreit, und die Regeln hängen von Ware und Land ab. Prüfen Sie den Satz je Artikel und teilen Sie die Rechnung, wenn Ihre Belege nur einen Satz je Dokument tragen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 467,20 € netto 88,77 €, zusammen 555,97 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Hofladen-Lieferungen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.