Angebot für Eventproduktion
Angebot für Eventproduktion: Bühnenaufbau, Tontechnik und Veranstaltungsbeleuchtung. Umfang und Gültigkeit eintragen – nach Zusage wird daraus eine Rechnung.
Vorlagen nach Branche
- Bühnenaufbau
- Tontechnik
- Veranstaltungsbeleuchtung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Beginnen Sie mit „Bühnenaufbau“, klären Sie die benötigte Menge und die Zuarbeiten des Kunden und vereinbaren Sie für jede Position ein Abnahmekriterium.
Angebot prüfen und freigeben
Stimmen Sie den Abnahmenachweis für „Veranstaltungsbeleuchtung“, alle Positionsmengen, die Ausschlüsse und die Bindefrist mit dem Kunden ab und archivieren Sie die freigegebene Fassung.
Liefern und Abrechnung vorbereiten
Bestätigen Sie die tatsächlichen Betriebszeiten und gelieferten Mengen mit der Ansprechperson vor Ort und halten Sie freigegebene Zusatzleistungen fest. Sobald die vereinbarte Stufe erreicht ist, erstellen Sie die Rechnung mit den tatsächlichen Mengen und den freigegebenen Änderungen.
Bühnen- und Veranstaltungstechnikfirmen bieten mit dieser Vorlage Konferenzen, Konzerte und Produktvorstellungen an. Bühnenaufbau, Tontechnik mit Techniker und Licht stehen in eigenen Positionen, jeweils mit Technik und Personal für die genannten Stunden. Der Ablauf bestimmt den Preis ebenso wie das Material: Aufbau, Probe, Veranstaltung und Abbau gehören ins Angebot, denn Überstunden der Crew wachsen, wenn ein Abend länger dauert. Verweisen Sie auf die technische Anforderung, auf der der Preis beruht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Bühnenaufbau, Tontechnik, Veranstaltungsbeleuchtung: Geben Sie für jede Position die geplante Menge und den Leistungsumfang an.
- Bühnenaufbau
- Nennen Sie Bühnengröße und -höhe, Auf- und Abbauzeit und ob Treppen, Bühnenblende und Rampe enthalten sind.
- Tontechnik
- Nennen Sie das System mit Zahl der Mikrofone und Lautsprecher und die Stunden des Technikers vom Soundcheck bis zum Ende.
- Veranstaltungsbeleuchtung
- Beschreiben Sie die Lichttechnik verständlich, etwa Flächen- und Spotlicht, und ob ein Lichttechniker die ganze Zeit anwesend ist.
- Veranstaltungsdaten und Zeiten
- Halten Sie Datum, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl sowie Aufbau-, Proben-, Betriebs- und Abbauzeiten fest.
- Personal und Ausstattung
- Legen Sie Personenzahl und Stunden, die gestellte Ausstattung und die Zuständigkeit externer Dienstleister fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Legen Sie Bühnenmaße, Zahl der Ton- und Lichtgeräte, das Bedienpersonal sowie Proben- und Abbauzeiten fest.
Vor dem Versand prüfen
- Sagt „Bühnenaufbau“, was enthalten ist und von welcher Menge der Preis ausgeht?
- Versteht der Kunde „Tontechnik“ genauso wie Sie, auch das, was nicht enthalten ist?
- Können Sie den Preis für „Veranstaltungsbeleuchtung“ bis zum letzten Gültigkeitstag halten?
3 weitere anzeigen
- Vereinbaren Sie, bis wann Teilnehmerzahl und Ablauf feststehen und wie spätere Änderungen berechnet werden.
- Klären Sie, ob Überstunden, Transport, Auf- und Abbau enthalten sind.
- Prüfen Sie die Bindefrist des Angebots, den Weg der Kundenfreigabe und die Zahlungsstufen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Bühnenaufbau | 20 × 1.500,00 € | 30.000,00 € |
| Tontechnik | 2 × 1.500,00 € | 3.000,00 € |
| Veranstaltungsbeleuchtung | 12 × 95,00 € | 1.140,00 € |
| Zwischensumme | 34.140,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 6.486,60 € | |
| Gesamt | 40.626,60 € | |
Angebotener Nettobetrag 34.140,00 €, Umsatzsteuer 6.486,60 €, Angebotssumme 40.626,60 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben ein Angebot enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie wird der Strom am Veranstaltungsort im Angebot geregelt?
Nennen Sie den Anschlusswert Ihrer Technik und dass Location oder Kunde ihn bereitstellen. Ist ein Aggregat nötig, führen Sie es mit Kraftstoff als eigene Position und schreiben, wer vorab eine Begehung zur Prüfung der Versorgung organisiert.
Kann ich Halbtages- und Zusatztagessätze anbieten?
Ja. Bepreisen Sie die Positionen nach dem Ablauf, den der Kunde genannt hat, und nennen Sie Halbtages- oder Zusatztagessätze in den Anmerkungen, damit sich Programmänderungen ohne neues Angebot sofort bepreisen lassen.
Wer zahlt, wenn Gäste oder Mitwirkende Technik beschädigen?
Schreiben Sie ins Angebot, ob der Kunde für Schäden durch Publikum oder Mitwirkende haftet und wie sie nach der Veranstaltung festgestellt und berechnet werden. Vorher vereinbart, wird die Schlussrechnung nicht zum Streitfall.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 34.140,00 € netto 6.486,60 €, zusammen 40.626,60 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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