Quittung über die Rückzahlung einer Kaution
Quittung über die Rückzahlung einer Kaution: hinterlegter Betrag, jeder Abzug mit Grund und ausgezahlter Betrag, vom Empfänger unterschrieben. Als PDF.
Vorlagen nach Branche
- Rückzahlung Gerätekaution, Mietvertrag H-2291
- Rückzahlung Pfand für Schlüssel und Zugangskarte
- Rückzahlung Reinigungskaution nach Abnahme
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Zahlung der Rechnung zuordnen
Beispiel: Gleichen Sie die Zahlung für „Rückzahlung Gerätekaution, Mietvertrag H-2291“ mit der beglichenen Rechnung ab: Rechnungsnummer, erhaltener Betrag und offener Rest.
Zahlung erfassen
Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart und erhaltenen Betrag ein und prüfen Sie jede Position, die diese Zahlung abdeckt, bis „Rückzahlung Reinigungskaution nach Abnahme“.
Quittung senden
Senden Sie die Quittung an den Kunden und markieren Sie die Rechnung als bezahlt; bleibt ein Rest offen, bleibt auch die Rechnung offen.
Gibt ein Verleih, ein Veranstaltungsort oder ein Vermieter eine Kaution zurück, brauchen beide Seiten einen Beleg: wie viel zurückging und warum etwas einbehalten wurde. Die Quittung füllt der Betrieb aus, unterschrieben wird sie von der Person, die das Geld zurückerhält; die unterschriebene Ausfertigung bleibt beim Betrieb. Die Vorlage führt jede zurückgezahlte Kaution in einer eigenen Zeile und lässt in den Anmerkungen Raum für Abzüge, die zugehörige Abnahme und den ursprünglich hinterlegten Betrag.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Rückzahlung Gerätekaution, Mietvertrag H-2291, Rückzahlung Pfand für Schlüssel und Zugangskarte, Rückzahlung Reinigungskaution nach Abnahme: die Positionen, die diese Zahlung abdeckt, so wie sie auf der beglichenen Rechnung stehen.
- Rückzahlung Gerätekaution, Mietvertrag H-2291
- Nennen Sie den Mietvertrag und die ursprünglich gezahlte Kaution; wurde etwas einbehalten, steht in den Anmerkungen wofür, etwa eine gesprungene Schutzhaube.
- Rückzahlung Pfand für Schlüssel und Zugangskarte
- Zählen Sie zurückgegebene Schlüssel und Karten, bevor Sie diese Zeile ausfüllen, und notieren Sie fehlende.
- Rückzahlung Reinigungskaution nach Abnahme
- Zahlen Sie die Reinigungskaution erst nach der Abnahme zurück und bewahren Sie Protokoll oder Fotos mit der unterschriebenen Quittung auf.
- Angaben zur Zahlung
- Tragen Sie Zahlungsdatum, Zahlungsart (Überweisung, Karte oder bar) und den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
- Bezug zur Rechnung
- Nennen Sie die Nummer der Rechnung, die diese Zahlung begleicht; bei einer Teilzahlung vermerken Sie den offenen Restbetrag.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie die hinterlegte Kaution, jeden Abzug mit Grund und Nachweis und den zurückgezahlten Betrag, und lassen Sie den Empfänger der Rückzahlung unterschreiben.
Vor dem Versand prüfen
- Entspricht „Rückzahlung Gerätekaution, Mietvertrag H-2291“ der Position auf der Rechnung, die diese Zahlung begleicht?
- Ist das Geld für „Rückzahlung Pfand für Schlüssel und Zugangskarte“ tatsächlich eingegangen, ganz oder teilweise?
- Steht „Rückzahlung Reinigungskaution nach Abnahme“ mit dem erhaltenen Betrag da, und ist ein offener Rest vermerkt?
3 weitere anzeigen
- Stellen Sie die Quittung erst aus, wenn das Geld tatsächlich eingegangen ist.
- Prüfen Sie, ob der erhaltene Betrag der Rechnung entspricht, und vermerken Sie eine Differenz als Restbetrag oder Überzahlung.
- Nennen Sie die beglichene Rechnungsnummer und führen Sie die Quittungsnummern als eigene Folge.
Rechenbeispiel: eine Mietkaution mit einem Abzug
Die Zahlen sind ein Beispiel. Ein Kunde mietet eine Fugenschneidmaschine und zahlt 500 € Gerätekaution, 50 € Schlüsselpfand und 120 € Reinigungskaution. Bei der Rückgabe ist die Schutzhaube gesprungen, und der Verleih behält laut seinen Bedingungen 200 € dafür ein.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Rückzahlung Gerätekaution, Mietvertrag H-2291 | 1 × 300,00 € | 300,00 € |
| Rückzahlung Pfand für Schlüssel und Zugangskarte | 1 × 50,00 € | 50,00 € |
| Rückzahlung Reinigungskaution nach Abnahme | 1 × 120,00 € | 120,00 € |
| Rechnungssumme | 470,00 € | |
| Erhalten | 470,00 € | |
| Offener Betrag | 0,00 € | |
Der Kunde quittiert 470,00 €: 300 € der Gerätekaution sowie Schlüsselpfand und Reinigungskaution vollständig. In den Anmerkungen stehen die hinterlegten 500 €, der Einbehalt von 200 € für die Haube und das Protokoll, in dem der Schaden steht.
Häufige Fehler bei der Rückzahlung einer Kaution
- Weniger zurückzahlen als hinterlegt, ohne jeden Abzug und seinen Grund zu nennen.
- Den Kunden unterschreiben lassen, bevor das Geld bei ihm angekommen ist.
- Ohne schriftliche Anweisung an jemand anderen als den Zahler auszahlen.
- Keine Abnahmenotizen oder Fotos aufbewahren, die einen Abzug belegen.
- Die Kaution länger behalten, als der Vertrag erlaubt.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Quittung leichter freigeben und ablegen.
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens, bei Registrierung Steuernummer oder USt-IdNr.
- Quittungsnummer und Ausstellungsdatum (Tag des Zahlungseingangs)
- Wer gezahlt hat
- Zahlungsart: Überweisung, Karte oder bar
- Wofür gezahlt wurde und die Nummer der beglichenen Rechnung
- Der erhaltene Betrag, enthaltene Umsatzsteuer gesondert
- Bei einer Teilzahlung der offene Restbetrag
- Nach § 368 BGB ist auf Verlangen eine Quittung auszustellen. Soll sie zugleich als Rechnung für den Vorsteuerabzug dienen, genügen bis 250 € brutto die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Häufige Fragen
Wer unterschreibt die Quittung über die Kautionsrückzahlung?
Die Person, die das Geld zurückerhält, oder jemand, den sie schriftlich bevollmächtigt hat. Der Betrieb bereitet die Quittung vor und bewahrt die unterschriebene Ausfertigung als Nachweis auf.
Wie zeige ich einen Abzug von der Kaution?
Tragen Sie die hinterlegte Kaution und jeden Abzug mit Grund in die Anmerkungen ein und in die Positionen nur, was Sie tatsächlich auszahlen. So stimmt der quittierte Betrag mit dem übergebenen Geld überein.
Darf ich an eine andere Person oder ein anderes Konto zahlen?
Nur auf schriftliche Anweisung dessen, der die Kaution gezahlt hat. Sonst zahlen Sie auf demselben Weg an dieselbe Person zurück und vermerken das auf der Quittung.
Der Kunde bestreitet einen Abzug. Was steht auf der Quittung?
Zahlen Sie den unstrittigen Teil aus, quittieren Sie diesen Betrag und nennen Sie den strittigen gesondert. Auf Wunsch vermerken Sie, dass die Unterschrift keine Zustimmung zum Abzug bedeutet.
Wie verbuche ich einen Einbehalt für Schäden?
Ob ein Einbehalt als Schadenersatz oder als Entgelt für Ihre Leistung gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Quittung hält nur fest, was zurückgezahlt wurde.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Quittung über die Rückzahlung einer Kaution“ auch: Quittung schreiben: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung und Anzahlungsrechnung: Muster, Umsatzsteuer und Schlussrechnung. Zum Prüfen von Summe und Steuer: MwSt.- und GST-Rechner.