Anzahlungsrechnung Vorlage
Anzahlungsrechnung als Vorlage: einen Teil des Preises vor Arbeitsbeginn verlangen, Angebot und Prozentsatz nennen, Fälligkeit des Restbetrags festlegen.
Vorlagen nach Branche
- Anzahlung, 30 % des Angebotspreises
- Vorauszahlung für Sonderanfertigungen
- Reservierung des Montagetermins
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Anzahlung, 30 % des Angebotspreises“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Reservierung des Montagetermins“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie den Liefernachweis mit den freigegebenen Mengen ab und halten Sie fest, wer die Leistung abgenommen hat.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Mit einer Anzahlungsrechnung verlangen Sie einen Teil des Preises, bevor die Arbeit beginnt oder die Ware gefertigt wird, meist nachdem der Kunde Ihr Angebot angenommen hat. Sie schützt Sie vor Materialkosten für einen Auftrag, der später storniert wird, und sichert dem Kunden seinen Termin. Die Vorlage nennt das angenommene Angebot, den abgerechneten Anteil und die Vorauszahlung für Sonderanfertigungen, damit die Schlussrechnung den gezahlten Betrag genau abzieht.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Anzahlung, 30 % des Angebotspreises, Vorauszahlung für Sonderanfertigungen, Reservierung des Montagetermins: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Anzahlung, 30 % des Angebotspreises
- Nennen Sie den Prozentsatz und die Angebotsnummer, damit der Kunde sieht, dass die Anzahlung kein Zuschlag ist.
- Vorauszahlung für Sonderanfertigungen
- Führen Sie Sonderanfertigungen nur auf, wenn Sie sie gleich nach Zahlungseingang bestellen, und bewahren Sie das Lieferantenangebot auf.
- Reservierung des Montagetermins
- Bei einer Reservierungsgebühr gehört dazu, welchen Termin sie sichert und ob sie mit dem Endpreis verrechnet wird.
- Menge und Abrechnungseinheit
- Verwenden Sie die vereinbarte Einheit – Stunden, Stück oder Pauschale – und halten Sie Menge und Einzelpreis gemeinsam fest.
- Beleg- und Terminangaben
- Nennen Sie Bestellnummer, Leistungszeitraum und Lieferdatum, damit sich dieser Auftrag von anderen Aufträgen desselben Kunden unterscheidet.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie das Angebot oder den Auftrag, zu dem die Anzahlung gehört, den Prozentsatz, die Fälligkeit des Restbetrags und ob die Anzahlung erstattet wird.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Anzahlung, 30 % des Angebotspreises“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Vorauszahlung für Sonderanfertigungen“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Reservierung des Montagetermins“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Weisen Sie Zusatzarbeiten getrennt vom ursprünglichen Umfang aus und prüfen Sie deren Freigabe.
- Trennen Sie enthaltene von gesondert berechneten Auslagen und gleichen Sie sie mit den Belegen ab.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Anzahlung, 30 % des Angebotspreises | 1 × 2.400,00 € | 2.400,00 € |
| Vorauszahlung für Sonderanfertigungen | 1 × 950,00 € | 950,00 € |
| Reservierung des Montagetermins | 1 × 150,00 € | 150,00 € |
| Zwischensumme | 3.500,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 665,00 € | |
| Gesamt | 4.165,00 € | |
Nettobetrag 3.500,00 €, Umsatzsteuer 665,00 €, zu zahlender Gesamtbetrag 4.165,00 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie ziehe ich die Anzahlung in der Schlussrechnung ab?
Stellen Sie in der Schlussrechnung den vollen Preis in Rechnung und weisen Sie die erhaltene Anzahlung mit Nummer und Betrag dieser Rechnung aus, damit der Restbetrag stimmt.
Enthält eine Anzahlungsrechnung Umsatzsteuer?
Das hängt von den Regeln Ihres Landes für Vorauszahlungen ab. Klären Sie es vor dem Versand mit dem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung und verwenden Sie in der Schlussrechnung denselben Satz.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 3.500,00 € netto 665,00 €, zusammen 4.165,00 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Anzahlungsrechnung Vorlage“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.