Rechnung für Coworking-Space
Rechnungsvorlage für Coworking-Spaces: monatlicher Arbeitsplatz, Besprechungsstunden über den Tarif hinaus, Druckkosten und Adressservice in eigenen Zeilen.
Vorlagen nach Branche
- Fester Schreibtisch, monatliche Mitgliedschaft
- Besprechungsraum, 6 Stunden
- Drucken und Scannen, 120 Seiten
- Geschäftsadresse und Posteingang, vierteljährlich
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Fester Schreibtisch, monatliche Mitgliedschaft“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Geschäftsadresse und Posteingang, vierteljährlich“, ob sie abgeschlossen ist. Bestätigen Sie die tatsächliche Nutzung, erbrachte Zusatzleistungen und den Rückgabe- oder Abschlussnachweis.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Coworking-Rechnung mischt eine feste Monatsgebühr mit Posten, die vom Verbrauch abhängen: Besprechungsstunden über den Tarif hinaus, gedruckte Seiten, eine Geschäftsadresse mit Postannahme. Die Mitgliedschaft läuft oft auf eine Person, während ein Unternehmen zahlt, und das prüft die Buchhaltung zuerst. Arbeitsplatz, zusätzliche Raumstunden, Druck und Adressservice stehen in eigenen Zeilen, das abgerechnete Unternehmen, das Mitglied und der Zeitraum in den Anmerkungen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Fester Schreibtisch, monatliche Mitgliedschaft, Besprechungsraum, 6 Stunden, Drucken und Scannen, 120 Seiten, Geschäftsadresse und Posteingang, vierteljährlich: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Fester Schreibtisch, monatliche Mitgliedschaft
- Nennen Sie Tarif, Schreibtischnummer und den abgedeckten Monat; bei einer Rechnung an ein Unternehmen gehört auch der Name der Person dazu, die dort sitzt.
- Besprechungsraum, 6 Stunden
- Zeigen Sie nur die Stunden über den Tarif hinaus, mit den gebuchten Terminen, damit Mitglieder sie mit ihrem Kalender abgleichen können.
- Drucken und Scannen, 120 Seiten
- Nennen Sie den Preis je Seite und die Daten der Zählerablesung; der Druckerzähler ist die eine Zahl, die ein Mitglied nicht selbst prüfen kann.
- Geschäftsadresse und Posteingang, vierteljährlich
- Sagen Sie, was der Adressservice umfasst, etwa die Anschrift auf dem Briefkopf und die Annahme von Briefen, und für welchen Zeitraum er bezahlt ist.
- Buchung und Zeitraum
- Benennen Sie Räumlichkeit, Gerät oder Leistung mit Kennzeichnung und Menge sowie Beginn und Ende der Nutzung.
- Enthaltene Leistungen und Zusatznutzung
- Vereinbaren Sie den enthaltenen Nutzungsumfang, Transport oder Personal sowie Einheiten und Preise für eine Mehrnutzung.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Nennen Sie Mitglied und abgerechnetes Unternehmen, Tarif und Schreibtischnummer, die im Tarif enthaltenen Besprechungsstunden und die darüber hinaus genutzten sowie den Zeitraum, den die Monatsgebühr abdeckt.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Fester Schreibtisch, monatliche Mitgliedschaft“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Besprechungsraum, 6 Stunden“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Drucken und Scannen, 120 Seiten“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Geschäftsadresse und Posteingang, vierteljährlich“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Prüfen Sie Umbuchungs- und Stornobedingungen sowie bereits geleistete Zahlungen.
- Benennen Sie, wer Zeitpunkt und Zustand der Rückgabe oder des Abschlusses bestätigt.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 4 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Fester Schreibtisch, monatliche Mitgliedschaft | 1 × 320,00 € | 320,00 € |
| Besprechungsraum, 6 Stunden | 6 × 18,00 € | 108,00 € |
| Drucken und Scannen, 120 Seiten | 120 × 0,10 € | 12,00 € |
| Geschäftsadresse und Posteingang, vierteljährlich | 1 × 45,00 € | 45,00 € |
| Zwischensumme | 485,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 92,15 € | |
| Gesamt | 577,15 € | |
Nettobetrag 485,00 €, Umsatzsteuer 92,15 €, zu zahlender Gesamtbetrag 577,15 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Gehören Person und Unternehmen beide auf die Rechnung?
Tragen Sie das zahlende Unternehmen in die Rechnungsdaten und das Mitglied, das den Platz nutzt, in die Anmerkungen ein. Die Buchhaltung hat dann, was sie braucht, und das Mitglied erkennt die Rechnung als die seines Platzes.
Wie rechne ich ein Mitglied ab, das mitten im Monat beginnt?
Zeigen Sie den ersten Monat als Teilmonat mit den abgedeckten Tagen und Ihrer anteiligen Regel, ab der nächsten Rechnung dann volle Monate. Die Regel sollte vor der ersten Rechnung in Ihren Mitgliedsbedingungen stehen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 485,00 € netto 92,15 €, zusammen 577,15 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie je Unternehmen eine lückenlose Folge und nie dieselbe Nummer zweimal. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Korrektur berichtigt.
Kann ich Layout und Farbe ändern?
Ja. Im Editor wählen Sie ein anderes Layout und eine Dokumentfarbe für die gedruckte Seite. An den Zahlen ändert das nichts: Positionen und Summen bleiben, und PDF, Word- und Excel-Datei folgen dem gewählten Layout.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnung für Coworking-Space“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.