Rechnung für Kurierdienste
Rechnung für Kurierdienste: Zustellung am selben Tag, Empfangsbestätigung und Retourenabholung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Zustellung am selben Tag
- Empfangsbestätigung
- Retourenabholung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Zustellung am selben Tag“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Retourenabholung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Versandangaben, den Ablieferungs- oder Lagernachweis und die vom Kunden bestätigten Mengen.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Kurierdienste stellen diese Rechnung Geschäftskunden meist wöchentlich oder monatlich für alle Aufträge des Zeitraums. Jede Zustellung ist eine Position oder eine Gruppe von Positionen, mit Abhol- und Zustellort und der Auftrags- oder Sendungsnummer. Die Empfangsbestätigung per Unterschrift oder Foto steht als eigene Leistung da, weil nicht jeder Kunde sie wünscht, und Retourenabholungen werden getrennt aufgeführt, damit sie sich den Rücksendungen des Kunden zuordnen lassen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Zustellung am selben Tag, Empfangsbestätigung, Retourenabholung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Zustellung am selben Tag
- Führen Sie jeden Auftrag mit Sendungs- oder Auftragsnummer und den beiden Postleitzahlen oder Bezirken auf, oder fassen Sie bei Zonenpreisen nach Zone zusammen.
- Empfangsbestätigung
- Berechnen Sie sie je Zustellung, für die sie verlangt wurde, und halten Sie Unterschrift oder Foto bereit, falls der Kunde nachfragt.
- Retourenabholung
- Führen Sie Retouren getrennt mit der ursprünglichen Bestell- oder Auftragsnummer auf, damit der Kunde sie Erstattungen zuordnen kann.
- Ware und Volumen
- Halten Sie Artikelnummern, Stückzahl, Gewicht oder Volumen, Verpackungseinheiten und Handhabungsvorgaben fest.
- Strecke und Zeitraum
- Legen Sie Start und Ziel, Lager- oder Transportzeitraum, die Verantwortung für das Be- und Entladen und den Ablieferungsnachweis fest.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Weisen Sie Start und Ziel je Sendung, die Empfangsreferenzen und die Retourenabholungen getrennt aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Zustellung am selben Tag“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Empfangsbestätigung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Retourenabholung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Prüfen Sie die Bedingungen für Zuschläge bei Standzeit, erneuter Zustellung, Retouren und Sonderhandling.
- Gleichen Sie Versand-, Eingangs- und Empfangsmengen ab und begründen Sie Abweichungen.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Zustellung am selben Tag | 6 × 750,00 € | 4.500,00 € |
| Empfangsbestätigung | 2 × 300,00 € | 600,00 € |
| Retourenabholung | 6 × 120,00 € | 720,00 € |
| Zwischensumme | 5.820,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.105,80 € | |
| Gesamt | 6.925,80 € | |
Nettobetrag 5.820,00 €, Umsatzsteuer 1.105,80 €, zu zahlender Gesamtbetrag 6.925,80 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie berechne ich Wartezeit an der Abholstelle?
Mit einer Position für Wartezeit, den Minuten über Ihrer freien Wartezeit und der Auftragsnummer. Halten Sie Ankunft und Abfahrt im Fahrtenprotokoll fest, dann lässt sich die Gebühr belegen, wenn der Kunde nachfragt.
Wird eine gescheiterte Zustellung berechnet?
Wenn Ihre Bedingungen das vorsehen, als eigene Position mit dem festgehaltenen Grund, etwa niemand angetroffen. Den vollen Zustellpreis berechnen Sie nur dann erneut, wenn tatsächlich eine zweite Fahrt stattfand.
Darf ich einen Treibstoffzuschlag aufschlagen?
Nur wenn Ihre Vereinbarung ihn vorsieht. Zeigen Sie ihn als eigene Position mit seiner Grundlage, etwa einem Prozentsatz der Zustellentgelte des Monats, statt die einzelnen Aufträge still zu verteuern, damit der Kunde ihn prüfen kann.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 5.820,00 € netto 1.105,80 €, zusammen 6.925,80 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Kurierdienste“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.