Rechnung für Computerreparatur
Rechnung für Computerreparatur: Diagnose, getauschte Teile mit Seriennummer, Neuinstallation und Datenrettung in eigenen Zeilen, mit den Gerätedaten.
Vorlagen nach Branche
- Diagnose in der Werkstatt, Notebook startet nicht
- Austausch der defekten SSD, 1 TB
- Betriebssystem und Treiber neu installieren
- Benutzerdaten retten und kopieren
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Diagnose in der Werkstatt, Notebook startet nicht“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Benutzerdaten retten und kopieren“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Computerreparatur besteht aus Hardware, Software und Daten, und Kunden liegt am meisten an den Daten. Diese Rechnung hält die drei auseinander. Die Diagnose steht in eigener Zeile, damit der Kunde sieht, ob ihre Gebühr angerechnet wurde. Getauschte Teile tragen Kapazität und Seriennummer, die Neuinstallation erscheint als Arbeit und nicht als Produkt, und die Datenrettung nennt, was gesichert wurde und worauf. Das hilft, wenn der Kunde später eine Datei vermisst.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Diagnose in der Werkstatt, Notebook startet nicht, Austausch der defekten SSD, 1 TB, Betriebssystem und Treiber neu installieren, Benutzerdaten retten und kopieren: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Diagnose in der Werkstatt, Notebook startet nicht
- Schreiben Sie den Fehler so, wie der Kunde ihn schilderte, und was Sie fanden, etwa ein im BIOS nicht erkanntes Laufwerk.
- Austausch der defekten SSD, 1 TB
- Nennen Sie Marke, Kapazität und Seriennummer des neuen Laufwerks und wie lange Sie Gewähr geben.
- Betriebssystem und Treiber neu installieren
- Geben Sie Version und Lizenz des Betriebssystems an; mit der Lizenz des Kunden ist die Neuinstallation reine Arbeitszeit.
- Benutzerdaten retten und kopieren
- Listen Sie die geretteten Ordner und das Medium auf, auf das kopiert wurde, und vermerken Sie, was nicht lesbar war.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Bezeichnen Sie das Gerät mit Modell und Seriennummer, sagen Sie, ob die Diagnosegebühr angerechnet wird, und halten Sie fest, welche Daten gerettet und wohin sie kopiert wurden.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Diagnose in der Werkstatt, Notebook startet nicht“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Austausch der defekten SSD, 1 TB“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Betriebssystem und Treiber neu installieren“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Steht bei „Benutzerdaten retten und kopieren“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel: ein Notebook, das nicht startet
Die Zahlen sind ein Beispiel mit einem Steuersatz von 19 %. Ein Techniker findet eine defekte SSD, baut ein neues 1-TB-Laufwerk ein, installiert das System mit der Lizenz des Kunden neu und kopiert Dokumente und Fotos vom alten Laufwerk zurück.
- Diagnose: eine Zeile, berechnet, weil die Preisliste keine Anrechnung vorsieht.
- Teile und Arbeit: die SSD mit Seriennummer, die Neuinstallation als Arbeitszeit.
- Daten: die geretteten Ordner, auf das neue Laufwerk kopiert.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Diagnose in der Werkstatt, Notebook startet nicht | 1 × 45,00 € | 45,00 € |
| Austausch der defekten SSD, 1 TB | 1 × 89,00 € | 89,00 € |
| Betriebssystem und Treiber neu installieren | 1 × 60,00 € | 60,00 € |
| Benutzerdaten retten und kopieren | 1 × 75,00 € | 75,00 € |
| Zwischensumme | 269,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 51,11 € | |
| Gesamt | 320,11 € | |
Die vier Positionen ergeben 269,00 €; die Umsatzsteuer zu 19 % beträgt 51,11 €, bei Abholung zahlt der Kunde 320,11 €. Das alte Laufwerk wird als zurückgegeben oder gelöscht vermerkt.
Typische Fehler auf Rechnungen für Computerreparaturen
- Die Seriennummer des Geräts oder des neuen Teils weglassen.
- Eine Neuinstallation berechnen, als wäre eine Lizenz enthalten, obwohl sie es nicht war.
- Nur „Daten gerettet“ schreiben, ohne was und wohin.
- Die Diagnose doppelt berechnen, einzeln und noch einmal im Reparaturpreis.
Was auf dem Dokument stehen muss
Mit diesen Angaben lässt sich eine Rechnung leichter freigeben und ablegen.
- Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift des Kunden
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Dokumentnummer
- Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Betrag
- Steuer getrennt vom Nettobetrag ausgewiesen, dazu der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Bankverbindung oder akzeptierte Zahlungsarten
- § 14 UStG verlangt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wird die Diagnosegebühr angerechnet, wenn der Kunde die Reparatur beauftragt?
Nur wenn Ihre Preisliste das vorsieht. Zeigen Sie die Diagnose in eigener Zeile und vermerken Sie eine Anrechnung ausdrücklich, statt die Zeile still wegzulassen.
Was schreibe ich, wenn die Daten nur teilweise zu retten waren?
Was gerettet wurde, was nicht und in welchem Zustand das Laufwerk ist. Wer genau weiß, was fehlt, bestreitet die Rechnung seltener.
Wie lange gebe ich Gewähr auf ein getauschtes Teil?
Nennen Sie die Frist, die Sie selbst auf Arbeit und Teile geben. Die Herstellergarantie ist davon getrennt, deshalb gehört die Seriennummer des Teils in die Zeile.
Der Kunde möchte das alte Laufwerk zurück: Ändert das etwas?
An den Beträgen nicht, aber vermerken Sie die Rückgabe. Haben Sie es auf Wunsch gelöscht oder vernichtet, schreiben Sie das stattdessen.
Wie wird die Steuer in dieser Vorlage berechnet?
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen. Der Editor hält Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag getrennt und berechnet alle drei neu, sobald Sie Menge, Einzelpreis oder Land ändern.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Computerreparatur“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.