Rechnung für Büroreinigung
Rechnung für Büroreinigung: Reinigung der Büroflächen, Sanitärreinigung und Bodenversiegelung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Reinigung der Büroflächen
- Sanitärreinigung
- Bodenversiegelung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Reinigung der Büroflächen“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Bodenversiegelung“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Gebäudereinigungsfirmen schicken diese Rechnung jeden Monat an das Unternehmen oder die Hausverwaltung. Sie trennt die laufende Reinigung von Arbeitsplätzen und Böden von der Sanitärreinigung, die häufiger anfällt und eigene Verbrauchsmaterialien braucht, und von der Bodenversiegelung, die nur wenige Male im Jahr stattfindet. Steht diese Sonderleistung in einer eigenen Position, wirkt ein Monat mit Bodenpflege nicht wie eine Preiserhöhung. Nennen Sie auch Vertrag oder Objekt, denn eine Facility-Abteilung erhält oft Rechnungen für mehrere Gebäude.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Reinigung der Büroflächen, Sanitärreinigung, Bodenversiegelung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Reinigung der Büroflächen
- Berechnen Sie je Einsatz oder die vertragliche Monatspauschale und nennen Sie die gereinigten Etagen oder die Fläche.
- Sanitärreinigung
- Nennen Sie die Zahl der Sanitärräume oder Einsätze und ob Seife, Papier und anderes Verbrauchsmaterial enthalten ist oder nach Menge berechnet wird.
- Bodenversiegelung
- Berechnen Sie die Versiegelung nur im Monat der Ausführung, mit Datum und Fläche, denn sie gehört nicht zur monatlichen Leistung.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Weisen Sie Reinigungsbereiche und Flächen, die regelmäßigen Einsätze, den Umfang der Sanitärreinigung und die Termine der Bodenpflege getrennt aus.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Reinigung der Büroflächen“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Sanitärreinigung“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Bodenversiegelung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
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- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Reinigung der Büroflächen | 10 × 180,00 € | 1.800,00 € |
| Sanitärreinigung | 20 × 95,00 € | 1.900,00 € |
| Bodenversiegelung | 12 × 95,00 € | 1.140,00 € |
| Zwischensumme | 4.840,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 919,60 € | |
| Gesamt | 5.759,60 € | |
Nettobetrag 4.840,00 €, Umsatzsteuer 919,60 €, zu zahlender Gesamtbetrag 5.759,60 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie berechne ich eine Zusatzreinigung nach einer Veranstaltung?
Als eigene Position mit Datum und gereinigtem Bereich, zum vertraglichen Satz für Zusatzreinigungen. Getrennt von der Monatspauschale kann der Kunde die Zusatzleistung freigeben, ohne die laufende Abrechnung neu zu prüfen.
Soll ich das Reinigungsprotokoll beilegen?
Wenn der Kunde Einsätze anhand eines Protokolls prüft, legen Sie es bei oder verweisen in den Anmerkungen darauf. Das beantwortet die meisten Fragen zu ausgefallenen Einsätzen, bevor sie gestellt werden, und belegt die Zahl auf der Rechnung.
Was gilt, wenn das Büro eine Woche wegen Feiertagen geschlossen war?
Bei einer festen Monatspauschale berechnen Sie in der Regel den vollen Betrag, sofern der Vertrag keine Minderung bei Schließung vorsieht. Bei Abrechnung je Einsatz zeigt die Menge den Ausfall von selbst; erwähnen Sie die Schließung in den Anmerkungen.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 4.840,00 € netto 919,60 €, zusammen 5.759,60 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Büroreinigung“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.