Rechnungsvorlage für Autoreparaturen
Rechnungsvorlage für Autoreparaturen: Fahrzeugdiagnose, Ersatzteile und Arbeitslohn. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Fahrzeugdiagnose
- Ersatzteile
- Arbeitslohn
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Fahrzeugdiagnose“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Arbeitslohn“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Eine Werkstattrechnung wird zweimal gelesen: vom Fahrer, der das Auto abholt, und später von jemandem, der die Wartungshistorie prüft, etwa einer Versicherung, einem Fuhrparkverantwortlichen oder dem nächsten Käufer. Sie sollte zeigen, an welchem Fahrzeug gearbeitet wurde, was festgestellt und was ersetzt wurde. Die Vorlage beginnt mit den drei Kosten eines typischen Werkstattbesuchs, Diagnose, Teile und Arbeitslohn für den Einbau, und passt zu freien Werkstätten und mobilen Mechanikern, die bei der Fahrzeugübergabe abrechnen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Fahrzeugdiagnose, Ersatzteile, Arbeitslohn: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Fahrzeugdiagnose
- Notieren Sie auch bei einem Festpreis das vom Fahrer geschilderte Problem und den Befund, etwa „Warnleuchte: Lambdasonde defekt“.
- Ersatzteile
- Führen Sie jedes Teil mit Teilenummer auf und geben Sie an, ob es neu, aufbereitet oder gebraucht ist; Öl und andere Flüssigkeiten nach Litern.
- Arbeitslohn
- Rechnen Sie die Arbeitszeit zu dem Arbeitsgang ab, zu dem sie gehört, klar benannt wie „Bremsbeläge und Scheiben vorn erneuert“.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Halten Sie Fahrzeugdaten und Kilometerstand bei Annahme, die Diagnose, Teilenummern und Mengen sowie die Arbeitszeit getrennt fest.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Fahrzeugdiagnose“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Ersatzteile“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Arbeitslohn“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Fahrzeugdiagnose | 5 × 80,00 € | 400,00 € |
| Ersatzteile | 5 × 1.200,00 € | 6.000,00 € |
| Arbeitslohn | 2 × 180,00 € | 360,00 € |
| Zwischensumme | 6.760,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 1.284,40 € | |
| Gesamt | 8.044,40 € | |
Nettobetrag 6.760,00 €, Umsatzsteuer 1.284,40 €, zu zahlender Gesamtbetrag 8.044,40 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Gehören Kennzeichen und Kilometerstand auf die Rechnung?
Ja. Tragen Sie Kennzeichen, Marke und Modell sowie den Kilometerstand bei Annahme oben oder in den Anmerkungen ein. So gehört die Rechnung eindeutig zu einem Fahrzeug, und die Wartungshistorie ist beim Verkauf oder bei der Hauptuntersuchung nützlich.
Der Kunde hat einen Teil der empfohlenen Arbeiten abgelehnt. Wie halte ich das fest?
Berechnen Sie nur, was Sie gemacht haben, und vermerken Sie die empfohlenen, aber abgelehnten Arbeiten mit Datum in den Anmerkungen. Tritt derselbe Fehler wieder auf, ist für beide Seiten belegt, dass darauf hingewiesen wurde.
Kann ich die Diagnose berechnen, wenn der Kunde woanders reparieren lässt?
Ja, wenn der Diagnosepreis vorher vereinbart war. Berechnen Sie nur die Diagnosezeile und geben Sie den Befund samt Fehlercodes schriftlich mit, damit der Kunde ihn in die andere Werkstatt mitnehmen kann.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 6.760,00 € netto 1.284,40 €, zusammen 8.044,40 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich es dem Kunden per E-Mail schicken?
Ja, über Ihr eigenes E-Mail-Programm. Mit einem kostenlosen Konto bietet das Download-Menü des Editors den Versand per E-Mail an: Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit einer vorbereiteten Nachricht zum Dokument. QuoteBill verschickt selbst nichts; speichern Sie das PDF und hängen Sie es vor dem Senden an.
Weiterlesen
Lesen Sie zu „Rechnungsvorlage für Autoreparaturen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage, 30 Tage, Skonto. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.