Rechnung für Handwerkerleistungen
Rechnung für Handwerkerleistungen: Anfahrtspauschale, Reparaturstunden und Austauschmaterial. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Anfahrtspauschale
- Reparaturstunden
- Austauschmaterial
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Anfahrtspauschale“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Austauschmaterial“, ob sie abgeschlossen ist. Übergeben Sie Arbeitsnachweis, verbrauchtes Material, offene Punkte und den vereinbarten nächsten Termin.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Der Tag eines Hausmeisterservices besteht aus vielen kleinen Aufträgen, und die Rechnung entsteht oft am Küchentisch des Kunden oder am selben Abend. Ein kurzer, gleichbleibender Aufbau aus Anfahrt, Arbeitszeit und Material hilft dabei. Ein Besuch umfasst häufig mehrere Arbeiten im selben Haushalt, etwa eine Tür neu einhängen, einen tropfenden Wasserhahn reparieren und ein Regal montieren; stehen sie in der Arbeitszeile, sieht der Kunde, was jede Stunde gebracht hat.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Anfahrtspauschale, Reparaturstunden, Austauschmaterial: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Anfahrtspauschale
- Nennen Sie Datum und Adresse und ob die Anfahrtspauschale eine erste Arbeitszeit einschließt, damit nichts doppelt in den Reparaturstunden steht.
- Reparaturstunden
- Tragen Sie die tatsächliche Zeit in Ihrer Abrechnungseinheit ein, etwa halbe Stunden, und führen Sie jede erledigte Arbeit in der Beschreibung auf.
- Austauschmaterial
- Listen Sie Teile mit Menge und Preis auf, etwa einen Satz Scharniere oder eine Kartusche, bewahren Sie bei Abrechnung zum Einkaufspreis die Belege auf und vermerken Sie vom Kunden gestellte Teile.
- Anlagen und Einsätze
- Halten Sie Anlage oder Bereich, Einsatztage, die Zahl der Einsätze und die Zugangsregelung fest.
- Lohn und verbrauchtes Material
- Weisen Sie Arbeitsstunden, Mengen an Ersatz- und Verbrauchsteilen sowie Arbeiten außerhalb des Wartungsumfangs getrennt aus.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Trennen Sie Anfahrtspauschale und Arbeitszeit und nennen Sie den Mindestbetrag sowie die Art der Materialabrechnung.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Anfahrtspauschale“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Reparaturstunden“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Austauschmaterial“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Gleichen Sie zusätzliche Teile und weitere Anfahrten mit den freigegebenen Arbeiten ab.
- Halten Sie den Zustand vor dem Einsatz und die Prüfungen nach der Arbeit fest.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Anfahrtspauschale | 8 × 60,00 € | 480,00 € |
| Reparaturstunden | 5 × 750,00 € | 3.750,00 € |
| Austauschmaterial | 10 × 80,00 € | 800,00 € |
| Zwischensumme | 5.030,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 955,70 € | |
| Gesamt | 5.985,70 € | |
Nettobetrag 5.030,00 €, Umsatzsteuer 955,70 €, zu zahlender Gesamtbetrag 5.985,70 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Was gilt, wenn ich mit einem fehlenden Teil wiederkommen muss?
Berechnen Sie den ersten Termin wie geleistet und vermerken Sie, dass und warum ein zweiter nötig ist. Ob die zweite Anfahrt kostet, entscheiden Sie, sollten die Regel aber nennen: kostenlos bei einem Standardteil, das Sie dabeihaben sollten, berechnet bei einem eigens bestellten.
Kann ich eine Arbeit berechnen, um die der Kunde vor Ort zusätzlich gebeten hat?
Ja. Nehmen Sie sie als eigene Tätigkeit in die Beschreibung der Arbeitszeit oder in eine eigene Zeile auf und vermerken Sie, dass sie am Tag beauftragt wurde. Material dafür führen Sie getrennt auf, damit der Kunde den Zusatzauftrag vollständig sieht.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 5.030,00 € netto 955,70 €, zusammen 5.985,70 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Kann ich die Vorlage als Excel, Word oder PDF herunterladen?
Ja. Für ein PDF brauchen Sie kein Konto: Vorlage ausfüllen und über Drucken / PDF speichern. Die Excel- und die Word-Datei laden Sie mit einem kostenlosen Konto direkt auf dieser Seite herunter, und in der Excel-Datei bleiben die Formeln erhalten: Wenn Sie eine Menge ändern, werden Steuer und Gesamtbetrag neu berechnet.
Kann ich Logo und Unterschrift einfügen?
Ja. Im Absenderbereich des Editors gibt es Felder für Ihr Firmenlogo und für ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels. Zum Hochladen brauchen Sie ein kostenloses Konto; als Mitglied hinterlegen Sie beides in den Einstellungen, dann beginnt jedes neue Dokument damit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Handwerkerleistungen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnung schreiben: 10 Angaben, Rechenbeispiel, Checkliste. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.