Rechnung für Backwarenlieferungen
Rechnung für Backwarenlieferungen: Backwaren nach Bestellung, Tortendekoration und Auslieferung. Mengen, Preise und Steuersatz eintragen und als PDF speichern.
Vorlagen nach Branche
- Backwaren nach Bestellung
- Tortendekoration
- Auslieferung
Leitfaden zur Erstellung
Beispielhafter Ablauf
Umfang und Mengen klären
Beispiel: Gleichen Sie Freigabe und Leistungsnachweis zu „Backwaren nach Bestellung“ ab, um die Menge für diese Rechnung festzulegen.
Lieferung und Abnahme dokumentieren
Prüfen Sie für jede Position bis einschließlich „Auslieferung“, ob sie abgeschlossen ist. Gleichen Sie den Liefernachweis mit den freigegebenen Mengen ab und halten Sie fest, wer die Leistung abgenommen hat.
Abrechnung übermitteln
Übermitteln Sie dem Kunden die endgültigen Beträge, den Lieferbezug und das Fälligkeitsdatum und ordnen Sie den Zahlungseingang der Rechnungsnummer zu.
Cafés, Hotels und Büros, die bei einer Bäckerei kaufen, werden oft mehrmals pro Woche beliefert und zahlen wöchentlich oder monatlich. Der andere typische Auftrag ist die Festtagstorte, Tage vorher bestellt und mit abgestimmtem Design. Backwaren, Dekoration und Auslieferung haben hier je eine Zeile, sodass sich ein Dauerauftrag über Brötchen und eine einzelne Torte mit Schriftzug und Zuckerblumen im selben Aufbau abrechnen lassen.
Anzugebende Angaben
- Leistungen und Positionen
- Backwaren nach Bestellung, Tortendekoration, Auslieferung: Halten Sie die tatsächlich erbrachten Mengen und den Leistungszeitraum fest.
- Backwaren nach Bestellung
- Führen Sie Produkte mit Einheit auf, etwa 40 Sauerteigbrote oder 6 Bleche Croissants, und nennen Sie die Liefertage, wenn eine Rechnung eine Woche umfasst.
- Tortendekoration
- Beschreiben Sie das vereinbarte Design, zum Beispiel zweistöckig mit Zuckerblumen und Schriftzug, denn der Preis hängt mehr an der Dekorationszeit als am Biskuit.
- Auslieferung
- Berechnen Sie je Fahrt oder nach Entfernungszone und führen Sie den Aufbau vor Ort getrennt auf, wenn eine Stufentorte dort zusammengesetzt werden musste.
- Menge und Abrechnungseinheit
- Verwenden Sie die vereinbarte Einheit – Stunden, Stück oder Pauschale – und halten Sie Menge und Einzelpreis gemeinsam fest.
- Beleg- und Terminangaben
- Nennen Sie Bestellnummer, Leistungszeitraum und Lieferdatum, damit sich dieser Auftrag von anderen Aufträgen desselben Kunden unterscheidet.
- Konkret abzustimmender Umfang
- Geben Sie je Bestellung Liefertermin und Menge, die Allergenkennzeichnung und die Lagerbedingungen an.
Vor dem Versand prüfen
- Steht bei „Backwaren nach Bestellung“ die tatsächlich gelieferte Menge, nicht die zuerst angebotene?
- Ist „Tortendekoration“ zum vereinbarten Preis berechnet, und sind Änderungen freigegeben?
- Ist „Auslieferung“ fertig und abgenommen, oder gehört es auf eine spätere Rechnung?
3 weitere anzeigen
- Weisen Sie Zusatzarbeiten getrennt vom ursprünglichen Umfang aus und prüfen Sie deren Freigabe.
- Trennen Sie enthaltene von gesondert berechneten Auslagen und gleichen Sie sie mit den Belegen ab.
- Gleichen Sie die erbrachten Leistungen mit Auftrag oder Freigabe ab und prüfen Sie Fälligkeitsdatum und bereits erhaltene Zahlungen.
Rechenbeispiel mit Beispielzahlen
Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen, wie die Vorlage rechnet: 3 Positionen in Euro, mit 19 % Umsatzsteuer.
| Position | Menge × Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|
| Backwaren nach Bestellung | 20 × 300,00 € | 6.000,00 € |
| Tortendekoration | 1 × 2.400,00 € | 2.400,00 € |
| Auslieferung | 12 × 180,00 € | 2.160,00 € |
| Zwischensumme | 10.560,00 € | |
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.006,40 € | |
| Gesamt | 12.566,40 € | |
Nettobetrag 10.560,00 €, Umsatzsteuer 2.006,40 €, zu zahlender Gesamtbetrag 12.566,40 €.
Was auf dem Dokument stehen muss
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und warum, steht Punkt für Punkt im Leitfaden unten.
Der Umsatzsteuersatz beträgt hier 19 %, wird auf den Nettobetrag angewendet und als eigene Zeile ausgewiesen.
Offizielle Quelle zum Steuersatz: European Commission: VAT rates
Alle Pflichtangaben: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Häufige Fragen
Wie schreibe ich Retouren oder unverkaufte Ware eines Cafés gut?
Nur wenn Ihre Vereinbarung Rücknahmen vorsieht. Dann stellen Sie eine Gutschrift aus, die den Liefertag der zurückgenommenen Ware nennt, statt die nächste Rechnung stillschweigend zu kürzen; so stimmen die Zahlen beider Seiten am Monatsende überein.
Wohin gehören die Angaben zu Allergenen?
Die Allergenkennzeichnung steht üblicherweise auf dem Etikett oder in den Produktinformationen, die Sie mitliefern. Ein kurzer Hinweis in den Anmerkungen, welche Artikel Nüsse oder Gluten enthalten, hilft dem Kunden trotzdem beim Abgleich; verwenden Sie denselben Wortlaut wie auf den Etiketten.
Wie wird die Umsatzsteuer auf diesem Beleg berechnet?
Im Rechenbeispiel oben ergeben 19 % Umsatzsteuer auf 10.560,00 € netto 2.006,40 €, zusammen 12.566,40 €. Ändern Sie Menge, Preis oder Land, rechnet der Editor alle drei Werte neu.
Ist diese Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können diese Vorlage ohne Konto ausfüllen und drucken oder als PDF speichern, ohne Bezahlschritt und ohne Wasserzeichen im Dokument. Zum Speichern im Konto und für die Excel- und Word-Dateien brauchen Sie ein kostenloses Konto.
Kann ich sie in einer anderen Sprache oder Währung nutzen?
Ja. Die Dokumentsprache lässt sich auf eine von 33 Sprachen stellen, und mit der Länderauswahl wechseln Währung, Datumsformat und Steuersatz mit.
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Lesen Sie zu „Rechnung für Backwarenlieferungen“ auch: Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Rechnungsnummer vergeben: fortlaufend, Beispiele, Korrektur. Für die Steuerzeile: MwSt.- und GST-Rechner.